Evolcom.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как пакетно редактировать несколько контактов в Outlook?

Создание группы контактов или списка рассылки в Outlook для ПК

Контактная группа (ранее «список рассылки») дает вам возможность отправлять сообщения нескольким адресатам — команде проекта, комитету или друзьям — без необходимости вводить каждое имя отдельно в строке «Кому», «Cc», или «CC».

Дополнительную информацию о группах контактов в Outlook for Mac см. в разделе Создание списка рассылки или группы контактов в Outlook for Mac.

На панели навигации выберите представление «Люди».

Отмечается, что люди находятся в одном из двух мест на навигационной панели.

Если вы используете компактную навигационную панель, нажмите на значок «люди».

Чтобы увидеть контакты, выберите значок Люди.

На расширенной навигационной панели нажмите на Люди.

В группе Мои контакты выберите папку, в которой вы хотите сохранить группу контактов. Обычно выбирают контакты.

На ленте выберите Новая контактная группа.

Дайте контактной группе подходящее название.

Добавьте участников из адресной книги или из списка контактов, нажав кнопку Добавить участников;

Добавление участников в новую группу

Примечание: Чтобы добавить человека, которого нет в вашей адресной книге или контактах, выберите Новый контакт по электронной почте.

Нажмите Сохранить и закройте.

Подробнее о том, как использовать новую группу контактов, см. в статье Отправка электронного письма в группу контактов.

Если вы всегда отправляете сообщения одной и той же группе людей, вы можете создать контактную группу (ранее называемую списком рассылки), в которую войдут все получатели предыдущего сообщения, которое вы им отправили. В следующий раз, когда вы захотите связаться с ними или запланировать встречу, вы сможете добавить группу контактов в строку «От» сообщения вместо того, чтобы добавлять каждого человека по отдельности.

Откройте сообщение, отправленное группе людей, которых вы хотите включить в контактную группу.

В поле Кому или Cc должны содержаться все имена, выделенные мышью.

Выбор людей в сообщении электронной почты

Щелкните правой кнопкой мыши выбранный фрагмент и выберите Копировать или нажмите CTRL+C.

В главном окне Outlook (не в открытом электронном сообщении) нажмите Люди на панели навигации

Выберите представление "Люди"

Нажмите на кнопку Новая группа контактов.

Выбор команды "Создать группу контактов" на вкладке "Главная"

Введите имя контактной группы, например

Нажмите Добавить участников и выберите Из контактов Outlook.

Добавление участников из контактов Outlook

В появившемся окне нажмите правой кнопкой мыши на поле Members и выберите Paste или нажмите CTRL+V.

Нажмите кнопку ОК.

Вы увидите членов своей контактной группы в сообщении электронной почты.

Новая группа контактов с именами людей

Нажмите кнопку «Сохранить» и закройте.

Группы контактов отображаются в списке контактов вместе с отдельными лицами. Вы можете отличить их по значкам слева от названий в представлении списка. Рядом с отдельными контактами появляется значок карты, а рядом с группами контактов — значок человека.

Значки людей, обозначающие группы контактов, и значки карточек, обозначающие отдельные контакты

Кроме того, вы можете в любое время добавлять или удалять контакты из списка контактов.

Если у вас много деловых или личных контактов, хранящихся в таблице Excel, вы можете импортировать их непосредственно в Outlook.

Затем можно создать группу контактов (ранее «список рассылки»), используя импортированные контактные данные.

Контактная информация из списка рассылки Excel не может быть импортирована непосредственно в список рассылки. Однако вы можете импортировать ее в папку «Контакты», а затем создать список рассылки, используя приведенные выше инструкции.

Дополнительную информацию об импорте контактов из Excel см. в разделе Outlook.

Дополнительные сведения

Важно:Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и при этом получать поддержку.

Читайте так же:
Как получить предупреждение о фишинге при получении сообщений электронной почты в Outlook?

Создание группы контактов

Создание контактной группы с новыми именами или добавление имён из адресной книги

Выберите представление Контакты и на вкладке Главная в группе Новый нажмите кнопку Создать контакт.

Команда

В поле Имя введите название контактной группы.

Должна быть выбрана вкладка Группа контактов группы Участники, и вы сможете выбрать один из вариантов: Из контактов Outlook, Из адресной книги или Создать контакт по электронной почте.

В диалоговом окне Добавить новый контакт введите информацию о контакте.

Добавить пользователя из адресной книги Outlook или контактов можно следующим образом:

Выберите адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в группу контактов, из выпадающего списка Address Books (Адресные книги).

Выберите имена, которые вы хотите включить в список, и нажмите кнопку Участники. В одну контактную группу можно добавлять имена из разных адресных книг.

За каждым человеком, которого вы хотите добавить в группу контактов, нужно проследить таким образом, а затем нажать OK.

Контактная группа сохраняется под своим именем в папке «Контакты».

Создайте группу контактов путем копирования имен из сообщения электронной почты

Скопируйте имена из сообщения, выбрав их в полях Кому или Копировать.

Скопируйте выделенный фрагмент, щелкнув его правой кнопкой мыши.

На вкладке Главная представления Группы выберите Создать элемент, Контактная группа и Другие элементы.

Введите имя группы контактов в поле Имя.

Выберите Из контактов Outlook или Из адресной книги на вкладке Группы контактов группы Участники.

Нажмите кнопку Вставить после нажатия правой кнопки мыши в поле Участники в нижней части диалогового окна Выбор участников.

В контактной группе могут быть участники, которых нет в адресной книге. Его имя и адрес электронной почты включаются при копировании и вставке из сообщения электронной почты.

Если вы получите сообщение, содержащее нужную группу контактов, сохраните его в списке контактов.

Откройте электронное письмо, содержащее группу контактов.

Добавьте к контактам группу контактов, щелкнув правой кнопкой мыши в поле To или Cc.

Дополнительные сведения

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Создание списка рассылки

Обычно списки рассылки сохраняются в папке «Контакты». Учетная запись Microsoft Exchange имеет глобальный список адресов, который содержит глобальные списки рассылки, доступные пользователям всей сети. Создание личных списков рассылки в папке «Контакты» доступно только вам, но вы можете поделиться ими с другими пользователями.

Можно ли добавить в список рассылки определенное количество имен?

Максимальное количество имен, которые можно добавить в список рассылки, зависит от размера файлов контактов. Четких правил не существует, но обычно список рассылки может содержать 50-70 имен и адресов электронной почты. При наименьшем размере файла контактов количество адресов может достигать 125 (включая другие списки рассылки).

Для получения дополнительной информации см. статью базы знаний.

Сделайте одно из следующего:

Создание списка рассылки, используя имена из адресной книги

В меню Файлы наведите курсор на кнопку Новый и выберите Список рассылки.

В поле Имя введите имя списка рассылки. (Например: «Дружат по-разному»).

На вкладке Список рассылки нажмите на кнопку Выбрать участников.

Читайте так же:
Как посчитать количество писем по теме в Outlook?

В раскрывающемся списке Адресная книга можно выбрать адресную книгу, содержащую адреса электронной почты, которые вы хотите включить в рассылку.

Затем введите искомое имя в поле поиска. Если оно появится ниже, щелкните его, а затем щелкните Участники.

Выполните эти шаги для каждого человека, которого вы хотите добавить в список рассылки, а затем нажмите OK.

Чтобы добавить подробное описание списка рассылки, нажмите Заметки на вкладке Список рассылки и введите нужный текст.

Папка Contacts под его именем содержит список рассылки.

Создание списка рассылки путем копирования имен из сообщений электронной почты

Щелкните поле Кому или Копия в сообщении, из которого вы хотите скопировать имена.

Вы можете копировать имена из контекстного меню при щелчке правой кнопкой мыши.

В меню «Создать список Outlook» выберите значок Microsoft Office.

На вкладке Список рассылки группы Участники нажмите кнопку Выбрать участников.

Просто щелкните правой кнопкой мыши по полю Участники в нижней части диалогового окна Выбор участников и выберите Вставка.

Примечание: Член клуба, добавленный в список рассылки, может быть не занесен в адресную книгу. Его/ее имя и адрес электронной почты учитываются при копировании и вставке из электронного письма.

Нажмите на кнопку ОК.

В поле Имя назовите список рассылки.

На вкладке Список рассылки группы Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

По умолчанию списки рассылки находятся в папке Контакты. Если вы получили список рассылки от другого пользователя, вы можете сохранить его в папке Контакты.

Откройте электронное письмо, содержащее список рассылки.

Выберите Добавить в контакты Outlook в контекстном меню, щелкнув правой кнопкой мыши по списку рассылки в заголовке сообщения.

Как пакетно редактировать несколько контактов в Outlook?

Когда вы вводите поля To, Copy и CC в Outlook, вы увидите варианты, которые делятся на две категории: недавние люди и другие предложения. Имена и адреса, которые появляются в списке «Недавние», сохраняются в списке автозаполнения. Имена и адреса, которые появляются в поле «Другие предложения», создаются в Microsoft 365 на основе информации, проиндексированной из предыдущих сообщений отправителя.

С помощью автозаполнения Outlook запоминает имена и адреса получателей из ранее отправленных сообщений. В списке Последние люди можно выбрать не более двух вариантов, а в разделе Другие предложения — не более трех. Раздел «Последние люди» можно отключить, чтобы в списке не появлялись адреса, или полностью удалить адрес из списка.

Использование предложений из списка автозаполнения и списка «Последние люди»

Список автозаполнения включен по умолчанию. Список автозаполнения предлагает до двух имен и адресов в разделе «Недавние люди», когда вы вводите символы в текстовые поля «Кому», «Cc» и «CK».

Список рекомендуемых совпадений появится, если в одном из полей получателя ввести букву «b». Поиск в списке «Недавние люди» выполняется по имени, а в списке «Другие предложения» — по имени, фамилии и адресу электронной почты. Поиск уточняется по мере ввода каждого символа. Так, если вы введете «By», список автозаполнения уточнит поиск, и в списке Последние люди будет только Иннокентий Попов, а в списке Другие предложения — Полина Кольцова.

Рекомендуемые адреса в списке автозаполнения.

При отправке сообщений новым получателям они добавляются в список автозаполнения.

Читайте так же:
Как показать значок напоминания для элементов календаря в Outlook?

Удаление одного или нескольких получателей из списка автозаполнения

Вы можете удалить одну или несколько записей из списка недавних лиц. Если вы наведете курсор мыши на запись, справа от нее появится символ X. Нажмите на X, чтобы удалить имя и адрес электронной почты из списка автозаполнения. Это не приведет к удалению пользователя из папки контактов или другой адресной книги.

Чтобы перемещаться по списку, просто нажимайте клавиши со стрелками. Когда вы дойдете до человека, которого хотите удалить, просто нажмите DELETE.

При удалении имени получателя оно не появится в списке автозаполнения, пока вы не выберете его из списка контактов или не введете адрес вручную. Эти действия добавляют адрес обратно в список автозаполнения. Чтобы навсегда удалить получателя из списка контактов, см. статью Удаление контакта в статье Удаление контакта.

Примечание: Удалить элементы из списка «Другие предложения» или деактивировать его не представляется возможным.

Отключение списка автозаполнения

Если вы больше не хотите видеть список недавних посетителей, отключите автозаполнение списка.

Выберите Файлы > Параметры > Электронная почта.

Перейдите на вкладку "Файл".

Снимите флажок Использовать список автозаполнения с предложенными именами при заполнении полей Кому, Копия и СС в сообщениях Отправить.

Выберите "Файл", "Параметры", "Почта" и в разделе "Отправка сообщений" снимите флажок "Список автозавершения".

Примечание: список других предложений нельзя отключить

Удаление всех записей из списка автозаполнения

Список заполнения можно удалить, не нарушая функциональности.

Выберите Файл > Настройки > Передача сообщений.

Чтобы очистить список автозаполнения в разделе Отправка сообщений, нажмите кнопку Очистить список автозаполнения.

Использование Skype с Outlook для отображения сведений о присутствии контакта

С помощью Microsoft Outlook можно использовать несколько служб мгновенного обмена сообщениями. Используя эти службы, вы можете видеть доступность других пользователей в реальном времени и общаться с ними в режиме реального времени.

Все пользователи, адреса электронной почты которых вы добавили в список контактов для обмена мгновенными сообщениями, увидят свой статус. Кроме того, статус отображается для пользователей Skype или Lync независимо от того, есть ли они в вашем списке контактов.

Как определить, доступен ли контакт?

Визуальное представление Состояние присутствия "В сети"Состояние присутствия "Занят"Состояние присутствия "Не беспокоить"Состояние присутствия "Нет на месте"о доступности ваших контактов( сетевом присутствии или состоянии) указывает на то, находится ли контакт в сети и доступен ли он для беседы в режиме реального времени.

Эти индикаторы отображаются для всех контактов Outlook, которые имеют поле текста сообщения Mgn.

Состояние присутствия "В сети"В сети

Состояние присутствия "Занят"Занят

Состояние присутствия "Не беспокоить"Не беспокоить

Состояние присутствия "Нет на месте"Нет на месте

При открытии или отображении сообщения в Outlook 2016 или 2013 будет отображаться статус контакта:

Рядом с именем отправителя;

Напротив имен в полях «Кому» и «Копия»;

На странице контактов.

Отправка мгновенных сообщений

Сообщение чата можно отправить человеку в любом состоянии, кроме Offline.

Щелкните по индикатору статуса рядом с именем человека.

На карточке контакта нажмите значок мгновенного сообщения или значок мгновенного сообщения (текстовое облако).

Карточка контакта с выделенным значком службы обмена мгновенными сообщениями

Введите свое сообщение в нижней части окна и нажмите Enter, чтобы отправить его.

Вы можете ответить на открытое электронное письмо, отправив мгновенное сообщение отправителю или отправителю и всем получателям. В группе Ответить на вкладке Сообщения нажмите Мгновенные сообщения на вкладке Сообщения. Выберите Отправить мгновенное сообщение или Отправить мгновенное сообщение всем из раскрывающегося списка.

Группа "Ответить" с открытым списком "Мгновенные сообщения" и выбранным пунктом "Отправить мгновенное сообщение"

Включение и отключение отображения состояния в Outlook

Вы можете управлять тем, как ваше состояние отображается для других пользователей. Например, если вы недоступны, вы можете изменить свое состояние на Состояние присутствия "Занят"Занят.

Читайте так же:
Как подсчитать количество писем по отправителю в Outlook?

Нажмите Файл, чтобы открыть представление Backstage, затем выберите Options.

На вкладке Люди в разделе Статус и онлайн-фотографии установите или снимите флажок Показать статус рядом с именем.

Нажмите кнопку ОК.

Вкладка "Люди" в окне "Параметры" с выделенным параметром "Показывать состояние"

Как определить, доступен ли контакт?

Визуальное представление доступности контакта (присутствие в сети или статус) показывает, находится ли контакт в сети и можно ли с ним поговорить в реальном времени.

Эти индикаторы отображаются для всех контактов Outlook, заполнивших текстовое поле Mgr.

При открытии сообщения в Outlook 2010 или просмотре его в области чтения отображается состояние контакта:

Рядом с именем отправителя;

Напротив имен в полях «Кому» и «Копия»;

W polu «Экспресс-контакты».

Отправка мгновенных сообщений

Для отправки мгновенного сообщения может быть использовано любое состояние, кроме Offline.

Выберите индикатор состояния рядом с именем абонента.

На карточке контакта нажмите на значок мгновенного сообщения (облако текста).

Введите сообщение в нижней части окна и нажмите клавишу «Enter» для его отправки.

Отправка мгновенного сообщения отправителю или отправителю и всем получателям в ответ на открытое сообщение электронной почты. На вкладке Сообщение выберите Дополнительные действия. В раскрывающемся меню выберите Отправить мгновенное сообщение или Отправить мгновенное сообщение всем.

Включение и отключение отображения состояния в Outlook

Вы можете контролировать, как ваш статус отображается у других пользователей. Например, если вы недоступны, вы можете изменить свой статус на «Занят».

Нажмите Файл, чтобы открыть представление Backstage, а затем выберите Options.

На вкладке Контакты в разделе Индекс контакта установите или снимите флажок Показывать статус рядом с именем.

Нажмите на кнопку ОК.

Lync также можно подключить к телефонной системе вашей организации, чтобы вы получали уведомления о входящих вызовах и могли перенаправить все звонки на другое устройство. Ваш статус будет автоматически меняться, если вы разговариваете по телефону, давая понять, что вы недоступны.

Службы обмена мгновенными сообщениями

Службы обмена мгновенными сообщениями вышли за рамки текстовых чатов в реальном времени. Теперь вы можете слушать и смотреть аудио, обмениваться приложениями и передавать файлы.

Визуальное представление доступности других людей, называемое статусом или онлайн-присутствием, позволяет быстро понять, находится ли этот человек в сети и доступен ли он для разговора в режиме реального времени. Доступные функции определяются клиентами обмена мгновенными сообщениями и включают текстовый чат, аудио- и видеоконференции, обмен файлами и использование удаленного помощника, то есть временное разрешение другим пользователям управлять вашим компьютером.

Вы можете контролировать, как другие пользователи видят ваш статус. Измените статус на «Занят», если вы не можете разговаривать. Microsoft Lync, например, может быть интегрирован в телефонную систему вашей организации для приема и перенаправления входящих вызовов. Если вы разговариваете по телефону, ваш статус изменится, чтобы показать, что вы недоступны.

Примечание: Доступные варианты состояния зависят от используемой услуги. Для получения дополнительной информации обратитесь к справке службы.

Когда вы открываете сообщение в Outlook или просматриваете его в области чтения, статус отправителя отображается рядом с его именем. Кроме того, статус каждого имени отображается в строках To и Cc при наведении на него курсора мыши.

Включение и отключение отображения состояния в Outlook

В Outlook можно добавить адрес электронной почты контакта Outlook в текстовое поле адреса мгновенных сообщений для этого контакта. Когда этот контакт отправляет вам электронное письмо с адреса электронной почты, сохраненного в контакте, для определения статуса контакта используется адрес мгновенного обмена сообщениями.

Читайте так же:
Как переключиться с офлайн на онлайн в Outlook?

В меню Инструменты выберите пункт Параметры, затем вкладку Дополнительно.

Установите флажок Отображать информацию о состоянии подключения рядом с именем пользователя в группе User Name (Имя пользователя).

При необходимости проверяйте информацию о состоянии соединения в полях «Кому» и «Копия», только когда курсор мыши остается на имени пользователя.

Примечание: Эта опция позволяет видеть состояние только при наведении курсора на название.

Отправка мгновенных сообщений

С человеком в любом штате, кроме Offline, можно связаться с помощью мгновенного сообщения.

Щелкните по индикатору состояния рядом с именем человека.

Перейдите в команду Отправить мгновенное сообщение.

Введите свое сообщение, затем нажмите Отправить.

Вы можете ответить на открытое сообщение электронной почты, отправив мгновенное сообщение отправителю или отправителю и всем получателям. На вкладке Сообщение в группе Ответить нажмите Мгновенные сообщения и выберите Отправить мгновенное сообщение или Отправить мгновенное сообщение всем.

Отображается статус всех пользователей, чьи адреса электронной почты вы добавили в список контактов для обмена мгновенными сообщениями. Вы также получите такое сообщение от пользователей Lync, даже если их нет в вашем списке контактов.

Когда вы открываете сообщение в Microsoft Outlook или оно появляется в области чтения, статус человека отображается рядом с именем отправителя. Кроме того, статус каждого имени отображается в строках «Кому» и «Копия» при наведении на него курсора, если эта опция была включена.

Инструкции по изменению этой настройки см. в разделе «Включение или отключение статуса в Outlook».

Службы, совместимые с Outlook

Outlook можно использовать с рядом служб мгновенного обмена сообщениями, такими как Microsoft Skype и Lync. Они позволяют общаться с собеседниками в режиме реального времени, как при личной встрече. Каждая служба также предлагает дополнительные функции для совместной работы.

В Outlook статус контакта отображается при наведении курсора на его адрес электронной почты. В приглашении на новую встречу статус отображается при наведении курсора на имя участника.

Статус отображается для всех пользователей, чьи адреса электронной почты вы добавили в список контактов IM. Он также отображается для пользователей Lync, даже если их нет в вашем списке контактов.

Microsoft Skype

Microsoft Skype. С помощью Skype, который пришел на смену Windows Messenger, вы можете общаться в текстовом чате, совершать телефонные звонки или общаться по видеосвязи в режиме онлайн. Иногда вы можете общаться с пользователями других служб мгновенного обмена сообщениями.

Статьи по Skype и Skype для бизнеса в Outlook

Microsoft Lync

Microsoft Lync. Lync, интегрированный коммуникационный клиент, который заменяет Microsoft Office Communicator, позволяет информационным работникам общаться в режиме реального времени. Lync совместим с программами Microsoft Office и корпоративной инфраструктурой телефонии. В некоторых ситуациях он также может общаться с пользователями других служб мгновенного обмена сообщениями, таких как Skype и сторонние решения, Yahoo! или AOL.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector