Evolcom.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как переместить в Outlook элементы старше n дней / недель / месяцев?

Как переместить в Outlook элементы старше n дней / недель / месяцев?

Маловероятно, что вы перестанете получать электронную почту в ближайшем будущем, поскольку ваш почтовый ящик Outlook достаточно велик. Архивные элементы, которые вы хотите сохранить, следует переместить в архив — файл данных Outlook (.pst), к которому вы можете получить доступ из Outlook, когда захотите.

Примечание: Команда и функциональность архивирования не отображается для любой учетной записи в профиле Outlook, если вы включили учетную запись Exchange Server и ваша организация использует Microsoft Exchange Server Online Archive. Администратор сети также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы через регулярные промежутки времени. Дополнительные сведения см. в разделе Автоматическое архивирование старых элементов.

Элементы также можно архивировать вручную в любое время. В этом случае вы можете указать, какие элементы архивировать, где их хранить и сколько лет архивировать.

Выполните одну из перечисленных ниже процедур.

В Outlook 2013: нажмите Файл > Информация > Инструменты удаления > Файл.

Архив

В Outlook 2016: нажмите Файл > Информация > Сервис > Удалить старые элементы.

Удаление старых элементов

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к серверу Exchange. Кроме того, возможно, что политики хранения вашей организации отменяют автоматическое архивирование. Для получения дополнительной информации обратитесь к системному администратору.

Выберите опцию Архивировать эту папку и все подпапки и укажите папку для архивирования.

Вам нужно будет ввести дату в поле Архивация элементов, созданных до.

Диалоговое окно

Если вы хотите заархивировать несколько папок с разными настройками, вы можете создать несколько файлов PST. Например, элементы в папке «Отправленная почта» могут храниться дольше, чем элементы в папке «Входящие».

Чтобы архивировать отдельные элементы, исключенные из автоматического архивирования, установите флажок Включать элементы с флажком Не архивировать автоматически. Исключение из автоматического архивирования для этих элементов не будет отменено, а флажок Не архивировать автоматически будет отменен только для этого архива.

Импульсия ОК.

Отключение автоархивации

Автоархивирование должно быть отключено, чтобы выполнять архивирование только вручную.

Нажмите Файл > Настройки > Дополнительно.

В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

Удалите флажок с надписью Автоархивирование каждые n дней.

Важно: Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

По умолчанию старый Outlook автоматически архивируется через регулярные промежутки времени. Дополнительную информацию об автоматическом архивировании см. в этой статье.

Помимо автоматического архивирования или замены, вы также можете архивировать и заменять элементы вручную. Ручное архивирование обеспечивает гибкость и позволяет точно указать, какие папки включить в архив, а какие — в файл данных Outlook (PST).

Чтобы ввести элементы Outlook вручную, выполните следующие действия

Читайте так же:
Как показать календарь с понедельника по воскресенье в Outlook?

Перейдите к вкладке «Файл».

Нажмите на кнопку Инструменты для очистки.

Нажмите клавишу File (Файл).

Выберите опцию Архивировать эту папку и все вложенные папки и выберите папку, которую вы хотите архивировать. Все вложенные папки выбранной папки вручную включаются в этот архив.

Архивные элементы, созданные ранее, должны быть настроены на соответствующую дату.

Диалоговое окно

Вы можете использовать кнопку Обзор или поля Файл по умолчанию и Расположение, чтобы указать новый файл или расположение, если вы предпочитаете не использовать файлы и расположения по умолчанию. Найдите нужный файл или введите его имя, затем нажмите OK. В поле Файл архива можно увидеть место назначения файла.

Чтобы включить элементы, которые были индивидуально помечены как исключенные из автоматического архивирования, включите элементы, помеченные «Не архивировать автоматически». Этот параметр не снимает исключение с этих элементов, но игнорирует настройку Не архивировать автоматически только для этого архива.

Отключение автоархивации

Чтобы архивировать только вручную, отключите функцию автоматического архивирования. Выполните следующие действия:

Филера восковая белая.

Нажмите клавишу настройки.

В области Автоархив на вкладке Дополнительно нажмите кнопку Параметры автоархива.

Чтобы выполнять автоматическую проверку архива каждые n дней, сожмите его.

Office 2007 снят с производства. Microsoft 365 позволяет работать удаленно из любого места и получать поддержку.

С помощью автоархивирования, которое включено по умолчанию, старые элементы автоматически отправляются в архив по установленному расписанию. Также возможно ручное архивирование элементов, при котором вы можете определить для них конкретное местоположение.

Примечание: Параметры автоматического архивирования в Microsoft Office Outlook 2007 настраиваются. Вместо того чтобы вручную архивировать или подшивать элементы, вы можете обнаружить, что автоматическое архивирование может удовлетворить ваши потребности. Более подробную информацию см. в этой статье.

В меню Файл выберите пункт Архивировать.

Выберите опцию Архивировать эту папку и все подпапки, затем укажите дату в разделе Архивировать элементы старше.

Чтобы указать новый файл или расположение в области ArchiveFile, нажмите кнопку Browse (Обзор).

Отмените предыдущую настройку и не архивируйте автоматически отдельные элементы, выбрав Включить элементы с опцией Не автоархивировать. Этот параметр не будет отменен, если вы решите вручную архивировать элементы во время этой процедуры, и элементы будут снова удалены с помощью параметра Не автоархивировать в будущем, если вы не отмените этот параметр.

Нажмите на кнопку «ОК».

Элементы в указанной папке и месте автоматически архивируются в новый архивный файл, создаваемый Outlook.

Только подмножество элементов синхронизируется в общих почтовых ящиках или общедоступных папках в Outlook 2016

В Microsoft Outlook 2016 вы можете обнаружить меньше писем, чем ожидалось, в общих почтовых ящиках или папках «Избранное». Кроме того, могут отсутствовать старые предметы.

В нижней части списка электронной почты появляется следующее сообщение:

Теперь отображаются все сообщения, написанные более 3 дней назад.

В текущем окне отображается более 1 недели сообщений.

Отображение всех сообщений сейчас более свежее, чем 2 недели назад.

Текущее отображение всех сообщений новее, чем 1 месяц назад.

В настоящее время отображаются все сообщения за более чем 3 месяца.

В настоящее время отображаются сообщения за 6 месяцев.

Теперь отображаются все сообщения за более чем 12 месяцев.

В настоящее время отображается сообщение, которому более 24 месяцев.

Вы можете просматривать дни, недели или месяцы в сообщении в зависимости от настроек автономного режима в Outlook. Если вы установите значение один (один) месяц, все сообщения, которые старше 1 месяца, будут отображаться, как показано на скриншоте ниже.

Читайте так же:
Как показать или скрыть панель погоды над календарями Outlook?

Снимок экрана показывает сообщение, отображаемого, если у вас есть параметр Mail, чтобы сохранить параметр автономного режима до 1 месяца.

Кроме того, при поиске в общем почтовом ящике или общих папках более старые элементы не включаются в результаты поиска.

Причина

В Outlook 2016 вы можете использовать автономную почту с собственным почтовым ящиком, общими почтовыми ящиками и общими папками, если соблюдены следующие условия:

  • Outlook настроен на использование режима кэширования Exchange.
  • Параметры загрузки и настройки общих папок Параметры загрузки для общих папок включены.

Общие почтовые ящики и выбранные общие папки, на которые влияют настройки почты для сохранения автономного доступа, не предоставляют ссылку для просмотра дополнительных элементов на сервере, которую предоставляет Exchange Server. Кроме того, при поиске общих папок и общих почтовых ящиков, на которые влияет почта для сохранения настроек автономного доступа, в результатах поиска возвращаются только элементы, сохраненные локально. Элементы в общих почтовых ящиках и избранных общих папках, хранящихся на сервере, не возвращаются в результатах поиска.

Настройка по умолчанию в Outlook для включения опции Загрузка общих папок и опции Загрузка избранных общих папок отключена. Эта настройка не применяет Mail for Offline к общим папкам, поскольку они не кэшируются.

Решение

Внимательно следуйте всем инструкциям в этом разделе. Внесение неправильных изменений в реестр может привести к серьезным проблемам. Перед внесением любых изменений сделайте резервную копию реестра, чтобы восстановить ее в случае возникновения проблем.

Чтобы решить эту проблему, необходимо изменить поведение функции автономной почты Outlook. Для этого можно воспользоваться одним из следующих методов.

Метод 1 — использование Outlook

Вы можете настроить Outlook на сохранение большего количества почты в автономном режиме. Это позволит отображать больше почты в общих почтовых ящиках и общих папках. Чтобы изменить эту настройку, выполните следующие действия:

Учетную запись Параметры можно выбрать в Outlook 2016, перейдя на вкладку Файл и выбрав Параметры в списке Параметры.

Выберите учетную запись Exchange и выберите Изменить.

Передвиньте ползунок сообщений, чтобы сохранить настройки в автономном режиме до нужного времени.

Читайте так же:
Как очистить форматирование текста в электронном письме в Outlook?

Переместите ползунок на опцию Все, если вы предпочитаете хранить все кэши электронной почты на локальном компьютере.

На скриншоте показаны действия по изменению параметра "Почта", чтобы сохранить параметр автономного доступа.

Нажмите кнопку «Далее».

Для завершения этой операции необходимо закрыть и перезапустить Outlook. В появившемся окне сообщения выберите OK.

Выберите Готово, затем выберите Закрыть.

Выход и перезапуск Outlook.

Параметры ползунка Sync Mode хранятся в настройках профиля Outlook в реестре Windows. Вы можете использовать шаблоны групповой политики для управления этими параметрами с помощью групповой политики. Они доступны на веб-сайте Microsoft. Файлы шаблонов групповой политики — Outlk16.admx и Outlk16.adml. Если вы используете групповую политику для управления этим параметром, Outlook использует следующие данные реестра:

Subey: HKEY_CURRENT_USERSoftwarePoliciesMicrosoftOffice16.0OutlookCached Mode
DWORD: SyncWindowSetting
Значение: значение integer (Десятичная)

Используйте только следующие параметры значения:
= все (весь почтовый ящик)
1 – 1 месяц элементов электронной почты
3 = 3 месяца элементов электронной почты
6 = 6 месяца элементов электронной почты
12 = 12 месяца элементов электронной почты
24 = 24 месяца элементов электронной почты

В интерфейсе Outlook 2016 можно настроить Почту для автономного подключения на дополнительные значения 3 дня, 1 неделя и 2 недели. Обновление Outlook 2016 от 3 мая 2016 года позволяет устанавливать эти дополнительные значения с помощью реестра SyncWindowSettingDays. Дополнительные сведения о настройке Outlook 2016 с этими дополнительными значениями см. в разделе RRs Обновление позволяет администраторам устанавливать дополнительные окна синхронизации почты и календаря по умолчанию для новых учетных записей Exchange в Outlook 2016.

Метод 2 . Использование реестра

Настройте реестр таким образом, чтобы параметр "Почта" для сохраняемого автономного режима больше не применяется к общим почтовым ящикам или общедоступным папкам.

Закройте программу Outlook

Откройте редактор реестра. Для этого используйте соответствующий метод для вашей версии Windows.

Windows 10, Windows 8.1 и Windows 8

Нажмите логотип Windows + R, чтобы открыть диалоговое окно «Выполнить». Введите regedit.exe и нажмите OK.

Выберите Начать поиск, а затем нажмите клавишу Enter.

В редакторе реестра найдите и выберите следующий подключ в реестре:

Выбор пункта DWORD (32-бит) в меню Edit позволяет изменить значение.

Введите следующее имя нового значения DWORD:

Дважды щелкните DisableSyncSliderForSharedMailbox (Отключить синхронизацию слайдера для общего почтового ящика).

В поле Данные значения введите 1 и нажмите OK.

Мониторы регистрационных баз данных Luk.

В ветку Policy можно также добавить значение DisableSyncSliderForSharedMailbox следующим образом:

Subkey: HKEY_CURRENT_USERSoftwarePoliciesMicrosoftOffice16.0OutlookCached Mode
DWORD: DisableSyncSliderForSharedMailbox
Значение: значение Integer (Десятичная), которое указывает количество месяцев

Используйте только следующие параметры значения:
= Почта для сохраняемой автономной настройки влияет на общие почтовые ящики и избранное общедоступных папок
1 = Почта для сохраняемого параметра автономного доступа не влияет на общие почтовые ящики и избранные общедоступные папки

Дополнительная информация

Для получения дополнительной информации о параметре «Автономная почта Outlook» см. следующие статьи:

Как переместить в Outlook элементы старше n дней / недель / месяцев?

Благодаря новым сообщениям, ответам и переадресованным письмам почтовые ящики Outlook могут быстро заполняться. Груда сообщений может стать непомерной раньше, чем вы это осознаете. Контролируйте размер почтового ящика и его папок, перемещая старые элементы, которые необходимо сохранить, в архив. Чтобы делать это автоматически, используйте автоархивирование.

Читайте так же:
Как переместить электронные письма от неизвестных отправителей в определенную папку в Outlook?

Вы можете указать частоту автоматического архивирования, место сохранения архивных элементов и время сохранения элементов до архивирования.

Выберите Файл > Настройки > Дополнительные.

В разделе Автофайл нажмите на кнопку Параметры автофайла.

В поле Автоархивирование каждые n дней укажите частоту автоархивирования.

В качестве альтернативы можно выбрать удаление старых файлов, а не их архивирование.

Совет: Архивация и самоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключен к Exchange Server. Также возможно, что политики архивирования почты вашей организации переопределяют настройки автоархивирования. Для получения дополнительной информации обратитесь к системному администратору.

Для получения дополнительной информации о параметрах самоархивирования см. раздел Параметры самоархивирования.

Изменение параметров автоархивации для отдельной папки

В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую нужно отредактировать, и выберите в контекстном меню пункт «Свойства».

Выберите нужные параметры на вкладке Автоархивирование.

Автоматическое архивирование в Outlook включено по умолчанию и выполняется каждые 14 дней. Вы можете изменить частоту автоматического архивирования, указать файл данных Outlook (PST-файл), используемый для хранения архивных элементов, и задать условия, при которых элементы в папках Outlook должны архивироваться.

Перейдите на вкладку Инструменты > Параметры и нажмите кнопку Другое.

Проверьте опцию Автоархивирование.

Установите флажок Автоархивирование каждые n дней и укажите частоту автоматического архивирования.

Выберите желаемую конфигурацию.

Автоматическая архивация co Укажите, как часто вы хотите запускать автоматическую архивацию. Одновременное архивирование большого количества элементов может замедлить работу компьютера. Поэтому лучше выбрать такой временной интервал, который позволяет быстрее архивировать. Установите интервал в зависимости от количества предметов, которые вы обычно получаете за определенный период. Prompt before automatic archiving starts Выберите этот параметр, если хотите, чтобы Outlook отображал напоминание перед обработкой элементов с помощью автоматического архивирования. При появлении запроса можно нажать Нет, чтобы отменить сеанс автоматического архивирования.

Удалять просроченные элементы (только для папок электронной почты) По умолчанию этот флажок не установлен. Если у вас есть письма с истекшим сроком хранения, вы можете удалить их. Черновики и папки «Входящие» по умолчанию удаляются через шесть месяцев, а отправленные сообщения — через три месяца, но вы можете изменить эти настройки с помощью параметра Удалить старые элементы.

Архивировать или удалить старые элементы Вы должны выбрать этот параметр, если хотите, чтобы при автоматическом архивировании были удалены все или некоторые элементы, срок действия которых истек. Эта опция активирует дополнительные настройки для определения того, какие из этих элементов должны быть заархивированы, а какие удалены. Затем выберите дополнительные параметры, которые будут применяться как к архивированию, так и к удалению.

Читайте так же:
Как поделиться задачами с другими в Outlook?

В диалоговом окне Автоархивирование есть четыре основных типа папок: Календарь, Задачи, Почта и папка Сообщения. Элементы календаря и задачи хранятся в папках Календарь и Задачи.

Показывать архивную папку в списке папок Выберите этот параметр, чтобы показать архивную папку вместе с другими рабочими папками в области навигации. В основной папке «Файл» можно открывать вложенные папки и просматривать архивные элементы. Вы можете убедиться, что нужные элементы были заархивированы, и перетащить нужные элементы в рабочую папку.

Если вы хотите удалить старые элементы, укажите временной интервал (в днях, неделях или месяцах). Вы можете выбрать значение от одного дня до 60 месяцев. Здесь удаление относится к архивированию. Элементы не будут физически удалены, если вы не настроите папку на это.

Вы можете переместить старые файлы в папку по умолчанию с помощью вашей операционной системы.

Windows Vista: C:Usersимя_пользователяAppDataLocalMicrosoftOutlookArchive.pst.

Windows XP: C:Documents and Settingsимя_пользователяLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlookArchive.pst.

При желании можно выбрать другую папку для хранения архивных элементов. По мере истечения срока хранения элементов они будут перемещаться в эту область.

Примечание: Элементы, архивированные в выбранной пользователем папке, не удаляются автоматически. Вы должны открыть папку и удалить их вручную.

Окончательное удаление элементов Эта опция позволяет удалить элементы с истекшим сроком действия вместо того, чтобы перемещать их в архивную папку или папку «Удаленные элементы».

Применить настройки ко всем папкам Нажмите эту кнопку, если вы хотите применить настроенные параметры автоматического архивирования ко всем папкам. Если вы хотите задать другие параметры для папок, не выбирайте этот параметр. Вместо этого следуйте инструкциям под кнопкой. Вы также найдете их в следующем разделе («Изменение параметров автоматического архивирования для одной папки»). Изменения, внесенные в определенные папки, применяются только к этим папкам.

Информация о политике Системный администратор вашей организации может определить политики архивирования, в которых указано, когда и как следует архивировать объекты. Вы можете просмотреть эти политики, но для их изменения требуются соответствующие разрешения.

Нажмите на кнопку ОК.

Изменение параметров автоархивации для отдельной папки

В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую нужно изменить, и выберите в контекстном меню пункт Свойства.

Откройте вкладку Автоматическая коррекция.

Выберите нужную конфигурацию.

Примечание: Для получения дополнительной информации о настройках см. шаг 4 в разделе «Просмотр или изменение настроек по умолчанию автоматического архивирования».

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector