Evolcom.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как пересылать электронные письма с шаблоном в Outlook?

Как из Microsoft Outlook отправлять сообщения электронной почты с ограниченными разрешениями

Управление правами доступа к данным можно использовать только в профессиональных редакциях Microsoft Office и Microsoft Office Outlook для создания сообщений электронной почты с ограниченными разрешениями.

Microsoft Office Outlook представляет новую функцию — управление правами доступа к данным (DRM), которая помогает предотвратить несанкционированный, случайный или непреднамеренный доступ к сообщениям электронной почты, содержащим конфиденциальную информацию. Сообщения с ограниченными правами создаются для блокировки пересылки, печати и копирования сообщений. Когда документ Microsoft Office прикрепляется к сообщению с ограниченными правами, разрешение документа автоматически ограничивается. Однако, если разрешение документа, прикрепленного к сообщению с ограничением разрешения, было ранее ограничено, прикрепленный документ сохраняет первоначальное ограничение.

С помощью кнопки Разрешить на панели инструментов можно ограничить разрешения на отправку сообщений электронной почты определенным получателям. Отправитель сообщения может удалить ограниченные разрешения из сохраненного черновика сообщения, повторно нажав кнопку Разрешить на панели инструментов. Получатели могут открывать и читать сообщения электронной почты с ограниченными правами так же, как и обычные сообщения без ограничений. Если у получателей на компьютере не установлен Outlook или более поздние версии, они могут загрузить дополнение Data Rights Management Services для Internet Explorer или другое приложение, поддерживающее ограниченное содержимое.

Администратор почты может создавать политики разрешений и добавлять их в подменю Разрешение Outlook (или в подменю Разрешение меню Файл). Эти политики разрешений определяют, какие пользователи могут читать сообщения и какие действия получатели могут выполнять с ними. Администраторы могут, например, установить политику «Только в пределах организации», которая ограничивает доступ к сообщениям для пользователей в домене организации. В подменю «Разрешения» экрана создания сообщения можно выбрать одну из 20 пользовательских политик (количество выбираемых политик не ограничено).

Читайте так же:
Как подписаться на календарь Google в Outlook.com?

Еще одним преимуществом ограничения прав доступа к электронной почте является то, что срок действия сообщений истекает. Дата истечения срока действия устанавливается в меню Параметры (когда сообщение открыто), затем для него ограничиваются разрешения, и сообщение отправляется. В Outlook сообщения с истекшим сроком отображаются с зачеркнутым заголовком, но получатели не могут их открывать или каким-либо образом изменять. Вы также можете установить дату истечения срока действия сообщения без ограничения его разрешений. После этой даты заголовки сообщений будут отображаться в папках перечеркнутыми. Получатели по-прежнему смогут открывать сообщения и действовать с ними.

Создание сообщения электронной почты с ограниченными разрешениями

  1. Выберите Создать в меню Файл, затем выберите Сообщение.
  2. Введите имя получателя в полях «Кому», «Копия» или «SC».
  3. Чтобы выбрать имена получателей из списка адресной книги, нажмите «Кому» или «Копировать».
  4. В поле «Тема» введите тему сообщения.
  5. В текстовом поле введите текст сообщения.
  6. На панели инструментов электронной почты нажмите кнопку Разрешение.
  7. Нажмите кнопку Отправить.

Чтобы воспользоваться настраиваемой политикой разрешений, созданной администратором электронной почты для пользователей организации, в меню Файл выделите команду Разрешения, а затем выберите политику разрешений из подменю.

Когда документ Microsoft Office прикреплен к сообщению с ограничением разрешения, разрешение документа автоматически ограничивается. Однако, если разрешение документа, прикрепленного к сообщению с ограничением разрешения, было ранее ограничено, прикрепленный документ сохраняет первоначальное ограничение. Если вам нужно использовать другую учетную запись для создания сообщения электронной почты с ограничением разрешения, в меню Файл выделите команду Разрешение, а затем выберите подкоманду Ограничение разрешения.

Установите флажок Недействительно после в группе Параметры отправки, а затем введите дату и время по своему выбору при открытии сообщения. Над сообщением, на информационной панели, отображаются разрешения получателя. На информационной панели может отображаться следующее сообщение: «Не пересылать» — получатель может прочитать сообщение, но его содержимое нельзя будет легко переслать, распечатать или скопировать.

Читайте так же:
Как переслать электронную почту без добавления fw перед темой в Outlook?

Просмотр сообщения электронной почты с ограниченными разрешениями

Прочитайте информационную панель над сообщением, чтобы узнать разрешения, установленные для сообщения с ограниченным разрешением. Разрешения для документов, прикрепленных к сообщению электронной почты, могут отличаться от разрешений полученного сообщения. Возникли проблемы с открытием вложения? Свяжитесь с отправителем и проверьте разрешения.

Чтобы прочитать или открыть сообщение с ограниченным разрешением на компьютере, на котором нет Microsoft Office или более поздней версии, загрузите дополнение Permission Control для Internet Explorer или другого приложения, которое поддерживает содержимое с ограниченным разрешением.

Удаление ограниченного разрешения для сообщения электронной почты

Отправитель сообщения электронной почты с ограниченным доступом может удалить ограниченное разрешение в любое время после его создания. Например, составляется сообщение, ограничивается его разрешение и сохраняется черновик. Однако если автор сообщения изменил свои намерения и необходимо изменить ограниченное разрешение для этого сообщения, то вы можете удалить ограниченное разрешение. Вы также можете удалить ограниченное разрешение для сообщения, которое вы уже отправили, но это изменение не повлияет на получателей исходного сообщения. Для этого откройте сообщение и на панели инструментов электронной почты нажмите кнопку «Разрешение».

Создание и использование шаблонов электронной почты в Outlook

Особенно если вы часто отправляете очень похожие электронные письма, вам следует сохранить одно из них в качестве шаблона сообщения в Outlook. Вместо того чтобы создавать письмо с нуля, начните с шаблона и настройте его под своего получателя. С нашими инструментами для работы с электронной почтой вы станете более эффективными и сэкономите время.

Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 и Outlook for Microsoft 365.

Создать шаблон электронной почты (для новых сообщений) в Outlook

Для сохранения сообщения в качестве шаблона в Outlook

Читайте так же:
Как переименовать RSS-каналы и их папки в Outlook?

Создайте новую электронную почту. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + N для Новая почта.

Для шаблона сообщения можно указать тему.

В Outlook можно сохранять шаблоны писем без темы по умолчанию.

Введите текст, изображения и другие элементы, которые должны появиться в шаблоне письма.

Обязательно удалите все подписи, которые Outlook добавляет при создании нового письма.

После настройки шаблона электронной почты выберите Отправить > Сохранить как. В Outlook 2007 выберите For OfficeButton > Save As.

Укажите имя файла.

Выберите стрелку раскрывающегося списка Сохранить как, затем выберите Шаблон Outlook (*.oft). В Outlook 2007 выберите стрелку раскрывающегося списка Сохранить как, а затем выберите Шаблон Outlook.

Выбрать скидку

Закрытие оригинального письма.

Составьте электронное письмо с помощью шаблона в Outlook

Ниже приведены инструкции по созданию нового сообщения с использованием шаблона сообщения Outlook:

Выберите вкладку Главная, затем выберите Новые элементы > Другие элементы > Выбрать форму. В Outlook 2007 выберите Сервис > Формы > Выбрать форму.

В разделе Выберите форму из раскрывающегося списка, затем выберите Шаблоны пользователя в файловой системе.

Сделайте выбор узора.

Выбрать депозит .

Создайте простой шаблон электронной почты для быстрых ответов в Outlook

Чтобы настроить шаблон ответа в Outlook :

Выберите вкладку Главная.

В группе Быстрые шаги выберите Создать новый.

В текстовом поле Название введите описательное название шаблона ответа.

Выберите Выберите действие со стрелкой из выпадающего списка.

В разделе ответ выберите Ответить.

Чтобы создать простой шаблон для новых сообщений с адресатом по умолчанию, выберите Новое сообщение.

Выберите опцию «Отображение».

В поле Текст введите сообщение, на которое вы хотите ответить. Прикрепите подпись.

Выберите значение из выпадающей стрелки и выберите Normal, чтобы придать вашему ответу обычную важность, независимо от уровня исходного сообщения.

Читайте так же:
Как предотвратить случайное закрытие Outlook?

При желании выберите Отправить автоматически с задержкой в 1 минуту. Ваше сообщение автоматически попадает в папку «Исходящие» и остается там в течение одной минуты. В течение этого времени у вас будет возможность удалить или отредактировать его.

Добавьте действия в список, выбрав Добавить действие. Например, можно добавить действие для перемещения исходного сообщения в архивную папку или классифицировать его по цвету, чтобы можно было определить сообщения, которые были обработаны шаблоном.

Если вы хотите назначить ярлык действию, щелкните стрелку раскрывающегося списка «Горячие клавиши» и выберите ярлык.

Выберите Скидка. В Outlook 2019 выберите Конец.

Быстрый ответ на электронное письмо с помощью шаблона быстрого ответа в Outlook

Чтобы отправить ответ с помощью предопределенного шаблона быстрого шага, выполните следующие действия:

Выберите сообщение, на которое вы хотите ответить. В любом случае откройте сообщение в отдельном окне.

Сообщения, появляющиеся в области чтения, следует выбирать на вкладке Главная. Сообщение появится в отдельном окне; выберите вкладку Сообщение.

В группе Быстрые шаги выберите быстрый шаг шаблона ответа. Если для этого действия определено сочетание клавиш, нажмите соответствующие клавиши.

Внесите необходимые изменения в письмо и выберите Отправить.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector