Evolcom.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как по умолчанию в Outlook отображать встречи как свободные / занятые / под вопросом?

Добавление сведений о вашем отсутствии в календари Outlook коллег

Функции календаря Outlook позволяют легко отмечать время как «Занят» или «Недоступен». Однако что делать, если вы не используете Microsoft 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам все равно нужно, чтобы ваша доступность была видна вашим коллегам? Как использовать приглашения на собрание на весь день, чтобы уведомить коллег о предстоящем событии, не затрагивая их свободное время.

Как поделиться календарем Outlook с другими пользователями, объясняется в разделе Совместный доступ к календарю Outlook с другими пользователями.

Вы можете узнать, как отправлять ответы на отсутствие из Outlook, прочитав статью Отправка автоматических ответов на отсутствие.

Приглашение на встречу уведомляет вас об отпуске в два этапа. Сообщите коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив ваш отпуск в их календари. Внесите отпуск в свой календарь.

Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег

Ваши коллеги увидят эту пометку, когда попытаются запланировать встречу с вами, если вы отметили время как «Не на работе». Почему бы не уведомить всех заранее о своем отсутствии, чтобы не засорять их календари и не изменять информацию о доступности? Этого можно достичь, отображая в календарях мероприятия на весь день, где они будут отображаться как свободное время, а не как обычное мероприятие на весь день. Ваши коллеги не будут затронуты таким событием.

Примечание: Приглашения на собрание предназначены для отправки и получения пользователями Outlook. Возможность просмотра расписаний других пользователей при создании приглашений Outlook зависит от того, есть ли в вашей организации сервер Microsoft Exchange.

На вкладке Главная календаря нажмите Создать собрание в календаре.

Клавиатурное сокращение Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите CTRL+SHIFT+Q.

В поле Тема введите описание и, если необходимо, укажите местоположение.

Используйте списки Время начала и Время окончания, чтобы определить продолжительность вашего отсутствия на работе. Государственные праздники обычно устанавливаются в целых днях. В этом случае установите флажок Весь день.

Примечание: По умолчанию Outlook использует для составления расписания часовой пояс, установленный на вашем компьютере. Чтобы запланировать отсутствие на основе другого часового пояса, в группе Параметры выберите Часовые пояса.

В группе участников, в группе вариантов, в кнопке «Спросить ответы», введите свой ответ.

В группе «Параметры» можно выбрать «Бесплатно» и «Показать как». Как только вы укажете, что это мероприятие на целый день, опция Show As автоматически установится на Free.

Убедитесь, что для параметра «Показывать как» установлено значение «Свободно». Это позволит получателям принять приглашение на встречу и добавить ваш праздник в свой календарь, но без блокировки времени в их календаре. Получатель будет по-прежнему доступен во время отпуска.

Если вы выберете мероприятие на целый день, то оно начнется в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неподходящее время, установите для параметра Напоминание значение Выкл.

Включите любую информацию для получателей.

Укажите адресатов в строке Кому.

Читайте так же:
Как показать номера недель в календаре в Outlook?

Чтобы уведомлять коллег о повторяющихся отпусках, в группе Параметры выберите Повторяемость, укажите шаблон повторения и нажмите ОК.

Нажмите кнопку «Отправить».

Если вы отправите приглашение на встречу, установив параметр Показывать как свободное, событие будет появляться в начале каждого дня в календарях Outlook ваших коллег. Это позволит вам создать четкое напоминание, не блокируя рабочее время.

Если не выбрано «Весь день», событие появляется на временной шкале и не отображается в верхней части каждого дня. Тем не менее, оно отмечено как бесплатное.

Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре

Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный вами запрос на встречу будет помечен как свободное время, чтобы избежать блокировки времени в календарях других пользователей. Однако это время также отмечено в вашем календаре как свободное. Вам необходимо создать дополнительную встречу, чтобы ваши коллеги могли видеть, что вы недоступны в указанное время.

Типичная ошибка — открытие приглашения на встречу в календаре после отправки первоначального запроса и установка параметра Show as No Work вместо Free. Это отправляет обновления всем получателям исходного приглашения, изменяя состояние Free на No Work, что нежелательно. Вы должны создать копию встречи в собственном календаре, установив для параметра Show As значение No at Work.

Если вы не заблокировали эту функцию, сотрудники будут видеть информацию о доступности при планировании встреч и других событий в Outlook. Обычно для собраний, встреч и событий параметр Показывать как установлен на Занят. На работе вы также можете создавать элементы, если параметр Show As установлен на No. Когда элемент помечен No на работе, подразумевается то же понятие, что и в случае, когда элемент помечен Busy: пользователь недоступен в течение некоторого времени. Эти два типа элементов визуально различаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Вы можете переместить элемент с пометкой Занято на работе, но вы не захотите перемещать элемент с пометкой Нет (используемый, например, во время отпуска).

Нажмите кнопку Создать встречу на вкладке Главная в календаре.

В поле Тема введите имя игры.

В полях Время начала и Время окончания укажите нужные даты.

Установите флажок «Весь день».

Установите шоу «Нет на работе».

Нажмите кнопку Сохранить и закройте.

Обратите внимание: Вы можете удалить исходное приглашение на встречу (только из собственного календаря). Однако если вы оставите его в календаре, вы сможете легко отправить обновление или отменить приглашение при необходимости.

Поддержка Office 2007 больше не осуществляется. Воспользуйтесь преимуществами Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег

Если вы отметите время в своем календаре как «Отсутствует на работе», коллеги увидят эту отметку, когда захотят назначить вам встречу. Но разве нельзя заранее уведомить всех коллег о своем отсутствии, не заполняя их календари и не меняя данные о доступности? Это можно сделать, отобразив в их календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как отгул. Такое событие не повлияет на доступность коллег.

Читайте так же:
Как предотвратить отправку вложений получателям CC и BCC при создании электронной почты в Outlook?

Пользователи Outlook могут отправлять и получать приглашения на собрания. Приглашения Outlook могут видеть расписания других пользователей, только если в организации используется Microsoft Exchange Server.

В меню «Файл» наведите курсор на «Создать» и выберите «Приглашение на встречу».

Комбинация CTRL+SHIFT+Q используется при создании приглашения на совещание.

Введите описание в поле Тема и укажите местоположение, если необходимо.

Используйте списки Время начала и Время окончания, чтобы установить продолжительность вашего отсутствия на работе. Обычно принято устанавливать отпуск на целые дни. В этом случае установите флажок Целый день.

Примечание: По умолчанию Outlook использует для составления расписания часовой пояс, установленный на вашем компьютере. Чтобы запланировать отсутствие на основе другого часового пояса, выберите Часовые пояса на вкладке Собрание в группе Параметры.

В группе Options (Параметры) в раскрывающемся списке Show As (Показать как) выберите Free (Бесплатно). В случае мероприятия на целый день параметр Show As автоматически устанавливается на Free.

Убедитесь, что для параметра «Показывать как» установлено значение «Свободно». Это позволит получателям принять приглашение на встречу и добавить ваш праздник в свой календарь, но без блокировки времени в их календаре. Получатель будет по-прежнему доступен во время отпуска.

Если вы выберете мероприятие на весь день, оно начнется в полночь. Чтобы коллеги не получали уведомления в неудобное время, установите для параметра Напоминание значение Нет.

Введите любую информацию, предназначенную для адресатов.

Укажите адресатов в строке «Кому».

Чтобы уведомлять коллег о повторяющихся отпусках, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Повторяемость, укажите схему повторения и нажмите OK.

При добавлении шаблона повтора к приглашению на собрание название вкладки Собрание меняется на Повторное собрание.

На вкладке Собрание в группе Вид нажмите кнопку Собрание.

Нажмите на кнопку отправки.

Когда вы выбираете опцию Show as Free для приглашения на встречу, событие появляется в верхней части календарей Outlook всех ваших коллег. После этого вы сможете создать четкое напоминание, не тратя свое время.

Примечание: Если флажок Весь день не установлен, событие будет отображаться на временной шкале и не будет появляться в начале каждого дня. Однако он по-прежнему отмечен как бесплатный.

Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре

Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный вами запрос на встречу будет помечен как свободное время, чтобы избежать блокировки времени в календарях других пользователей. Однако это время также отмечено в вашем календаре как свободное. Вам необходимо создать дополнительную встречу, чтобы ваши коллеги могли видеть, что вы недоступны в указанное время.

Типичная ошибка — открытие приглашения на встречу в календаре после отправки первоначального запроса и установка параметра Show as No Work вместо Free. Это приводит к тому, что свободный статус становится нерабочим для всех, кто получил исходное приглашение, что нежелательно. Вы должны создать копию встречи в собственном календаре, установив для параметра Show As значение No at Work.

Читайте так же:
Как переместить электронные письма в определенную папку в зависимости от темы в Outlook?

Когда сотрудники планируют встречи и другие события в календаре Outlook, они видят информацию о вашей доступности, если вы не заблокировали эту функцию. Обычно для совещаний, встреч и событий параметр «Показывать как» установлен на «Занято». Вы также можете создавать элементы, установив для параметра Показывать как на работе значение Нет. Пункты, помеченные как Не на работе, интерпретируются так же, как и пункты, помеченные как Занято: они указывают на то, что пользователь недоступен в течение определенного периода. Эти два типа элементов визуально отличаются друг от друга: элементы, помеченные как «Не на работе», выделены фиолетовым цветом, а те, что помечены как «Заняты», выделены синим цветом. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, вы можете переместить элемент с пометкой Занято, но не хотите перемещать элемент с пометкой Не на работе (используется, например, во время отпуска).

В приложении Календарь выберите в меню Файл пункт Новый, затем нажмите кнопку Собрание в меню Календарь.

В поле Subject (Тема) введите название игры.

В полях время и дата выберите нужные даты.

Установите флажок «Полный день».

Установите для параметра «Показывать как в задании» значение Нет.

Нажмите Сохранить и закрыть.

В собственном календаре можно удалить исходное приглашение на встречу, отправленное другим пользователям (только). Однако если вы сохраните его в своем календаре, вы сможете легко обновить его или отменить приглашение при необходимости.

Начало работы с Календарь Outlook

Календарь Outlook позволяет планировать встречи, события и назначения. Вы можете использовать несколько календарей для разных целей, импортировать календари из других поставщиков услуг электронной почты и служб, например, спортивных команд или профессиональных организаций.

Создание встреч, собраний и событий

Встречи, собрания и мероприятия имеют несколько общих черт. Все они имеют дату и время начала и окончания, тему и место проведения. Вы можете создавать повторяющиеся встречи, собрания и мероприятия.

Встречи — это блоки времени, которые можно отметить как свободное, занятое, под вопросом, вне офиса или на работе.

В отличие от совещаний, мероприятия по умолчанию длятся не менее одного полного рабочего дня.

Собрания — это встречи или мероприятия с другими членами организации.

В папке Календарь выберите Новое собрание, Новая встреча или Нажмите Новые элементы и выберите Мероприятие на весь день, чтобы начать работу. Для получения дополнительной информации посетите страницу Создание и планирование собрания, встречи или мероприятия.

Создание дополнительных календарей

В Outlook можно создавать дополнительные календари для организации различных типов встреч, назначений и событий. Например, если вы используете Outlook для деловых целей, создайте второй календарь для личных встреч. Спортивные команды и другие профессиональные организации могут добавлять свои календари или импортировать их в основной календарь.

Чтобы создать дополнительный календарь, перейдите в папку «Календарь». Щелкните правой кнопкой мыши Мои календари в левой части экрана. Затем выберите Добавить календарь. Вы можете указать имя и местоположение нового календаря. Когда вы нажмете OK, новая папка календаря появится рядом с существующей папкой календаря. Дополнительную информацию см. в разделе Создание дополнительных календарей.

Читайте так же:
Как пересылать и удалять сообщения электронной почты в Outlook?

Добавление интернет-календаря или импорт событий из ICS-файла

Многие профессиональные организации, включая спортивные команды и клубы, позволяют загрузить файл, который можно использовать для добавления серии встреч или событий в существующий календарь. Например, вы можете импортировать все матчи определенной футбольной команды.

Подписка на интернет-календарь требует загрузки файла с расширением ICS. Когда вы щелкните по загруженному файлу, вы получите запрос о том, хотите ли вы импортировать или подписаться на календарь. Подробнее об этом можно узнать из этой публикации.

Добавление людей на собрания

Чтобы добавить еще одного участника собрания, просто откройте собрание в календаре и выберите «By» или выберите «Scheduling Assistant» в строке «By». После того как вы выберете «Отправить обновление», запрос на проведение собрания будет отправлен новому участнику.

Если вы хотите добавить участника в собрание, созданное кем-то другим, вы можете изменить время собрания. Когда лицо, принимающее ваш запрос на перерасход средств на встречу, получит его в свой почтовый ящик, он будет отображаться у организатора встречи. Руководитель собрания также получит уведомление о том, что собрание было перенесено на одного из участников. Невозможно добавить человека в собрание, используя поле «CC».

Можно пригласить на встречу определенных людей, но не приглашать других, перетащив приглашение на встречу из календаря на значок Mail в левом нижнем углу Outlook. При этом откроется сообщение электронной почты, содержащее сведения о встрече, которые вы хотите отправить. Важно помнить, что получатели этого сообщения не добавляются на собрание, а только получают сведения о нем, такие как дата, время, тема и повестка дня.

Создание повторяющейся встречи, собрания или события

Чтобы сделать встречу, собрание или мероприятие повторяемым, выберите кнопку Повторить при создании элемента календаря на ленте. Outlook предлагает множество вариантов повтора.

Ежедневно:Используйте эту опцию для создания встреч каждый день или каждые X дней (где X — любое число от 1 до 999). Еще один вариант — каждый рабочий день.

Вы можете использовать эту опцию для планирования собраний на определенный день или дни каждую неделю X (где X может быть любым числом от 1 до 99). Если вы хотите создать собрание, которое будет проходить раз в неделю, введите 2 в поле Повторять каждый раз.

Ежемесячно: Используйте этот параметр для создания собраний, которые проводятся в определенный день каждого месяца или раз в несколько месяцев. Необязательные даты включают первую среду каждого месяца, второй четверг каждого месяца или последний понедельник каждого месяца.

Этот параметр используется для создания встреч, которые проводятся каждый год в определенную дату, например, день рождения, годовщина или третий четверг месяца.

Посетите нашу страницу «Как сделать встречу повторяющейся» для получения дополнительной информации о повторяющихся встречах, собраниях и событиях.

Используйте помощник по планированию и поиск помещений для собраний в Outlook

Встречи можно планировать с помощью помощника по планированию и средства поиска помещений, если у вас есть учетная запись Microsoft 365 или Microsoft Exchange в Outlook.

Читайте так же:
Как показать и отключить просмотр календаря в Outlook?

Примечание: Новая функция поиска помещений доступна в Outlook для Microsoft 365 впервые с версии 2012 (сборка 13530.20316). Room Finder зависит от WebView2, который начал распространяться среди клиентов Microsoft 365 1 апреля, 221 версия 2101 (сборка 13628.20274) и более поздние версии. Дополнительные сведения о WebView2 см. в документации Microsoft Edge WebView2 и Microsoft 365 Applications — Office Deployment | Microsoft Docs.

В новом собрании добавьте необходимых участников, время начала и время окончания ,а затем нажмите кнопку Поиск помещений в конце поля Место.
Чтобы найти доступную конференц-залу, выберите кнопку "Поиск помещений"

Вы можете искать конкретные комнаты в поиске комнат. Эти конференц-залы настроены вашим администратором Exchange или Microsoft 365 Microsoft.

Сложность планирования встречи заключается в том, чтобы найти время, которое подходит для всех участников, если участников несколько, а комната для переговоров занята. Вы можете узнать о наличии свободных помещений и людей, нажав кнопку «Автозапрос» на ленте помощника планирования.

Примечание: Эта функция заменяет рекомендуемые вариации времени в более ранних версиях Outlook.

Поиск помещений поможет вам найти доступную конференц-залу.

Когда вы нашли подходящий временной интервал и добавили конференц-зал для проведения собрания, выберите на ленте пункт Собрание. После этого можно закрыть поиск номера. После настройки встречи выберите Отправить .

Использование помощника по планированию

В почтовом ящике выберите Новые элементы > Встреча или в календаре выберите Новая встреча. Если вы хотите создать приглашение на встречу, вы также можете нажать CTRL+SHIFT+Q.

Добавьте участников в поле «по».

В поле Тема введите описание встречи или мероприятия.

Выберите помощника планирования на ленте. Вы увидите строку для каждого получателя, указанного в поле «От». Чтобы добавить дополнительных участников, введите их имена в пустую строку в помощнике по планированию.

Рабочее время участников показано темно-синим цветом. Время участников до встречи показано синим цветом с хэш-блоком, а время участников вне рабочего дня — светло-серым. Выберите доступное время для всех участников.

Чтобы выбрать оптимальное время для всех участников, используйте локальный поиск в правой колонке. Вы можете узнать, сколько раз участники вступали в конфликты.

Использование поиска помещений

Выберите кнопку Помощник по планированию в новой встрече на ленте.

Показать список комнат позволяет выбрать список комнат. Списки настраиваются администратором Exchange или Microsoft 365.

Используйте поиск помещений, чтобы увидеть конференц-залы, доступные для собрания.

Выберите доступную комнату, чтобы добавить ее в помощник по планированию и в собрание в качестве адресата.

В области предлагаемого времени отображается оптимальное время для проведения собрания, т.е. время, когда большинство участников свободно. Это время отображается в верхней части области. Чтобы выбрать один из предложенных вариантов, нажмите на предложенный вариант времени в области предложенных вариантов времени. Вы также можете выбрать время вручную в сетке занятости.

Используйте предлагаемый выбор времени, чтобы увидеть, когда участники доступны.

В меню Собрание нажмите Повторять, выберите шаблон повтора и нажмите ОК, чтобы сделать собрание повторяемым.

При добавлении шаблона повтора к запросу на проведение собрания меню Собрание меняется на Повторить собрание.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector