Evolcom.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как подсчитать часы / дни / недели, потраченные на встречу или встречу в Outlook?

Проблематика

Согласно некоторым зарубежным исследованиям, средний офисный работник тратит на работу с электронной почтой более двух часов в день? Точнее, 13 часов в неделю, что составляет почти 85 рабочих дней в году! Только вдумайтесь в эти цифры. Чего вы можете достичь за это время? Сколько будет стоить вашей организации превратить эти часы в деньги? Очень интересные вопросы для размышления.

Этот слайд взят из презентации на сайте Slideshare.

В мире почтовых клиентов Outlook является одним из ведущих инструментов. Кроме того, более миллиарда человек используют Office, и он является доминирующим инструментом в бизнес-сегменте.

Им пользуются почти все в нашей компании, а это значит, что Outlook — это то место, где наши сотрудники проводят 25% своего времени. Давайте подумаем немного глубже о том, куда уходит наше время, когда мы в очередной раз заходим в Outlook, чтобы проверить электронную почту.

Давайте посмотрим на некоторые из этих пожирателей времени:

  1. Мы читаем письма. Кто-то читает быстрее, кто-то медленнее, но все мы должны читать, и мы будем продолжать это делать;
  2. Нам могут задать вопрос, и в зависимости от вопроса мы можем потратить время на проверку календаря, поиск документа, поиск нужного места на онлайн-карте, звонок кому-то, бронирование конференц-зала и т.д.
  3. Нам могут прислать документ для сохранения в системе электронного документооборота;
  4. Мы тратим время на вход в сторонние системы из электронных писем с напоминаниями и делаем то, о чем нам действительно напомнили, например, заполняем отчеты о проделанной за день работе.
  5. Мы отвечаем на электронные письма.

В каких сценариях надстройки для Outlook могут повысить нашу продуктивность?

Я делю все возможные сценарии на три основные группы

  1. «Быстрее воспринимать информацию»
    • В письме есть адрес — я хочу увидеть карту в один клик;
    • В письме есть иностранные слова — я хочу увидеть перевод в один клик; и т.п.
  2. «Быстрее отвечать»
    • Мне приходится постоянно набирать повторяющиеся предложения — я хочу организовать их в список и иметь возможность быстро вставить их в письмо;
    • Мне нужно прикрепить к письму документ из системы электронного документооборота — я хочу иметь возможность мгновенно искать документы и выбирать нужные, не выходя из Outlook; и т.д.
  3. «Быстрее делать»
    • Я получил напоминание из сторонней системы: я хочу выполнить необходимое действие, не заходя непосредственно в систему и не регистрируясь, т.е. прямо из интерфейса Outlook;
    • Необходимо утвердить документ: я хочу иметь возможность просмотреть документ и нажать кнопку «Утвердить» прямо из электронного письма;
    • Был отправлен новый контракт: я хочу перенести его в систему электронного документооборота компании в несколько кликов;
    • Назначена встреча: я хочу заказать такси на определенное время прямо из электронного письма и т.д.
Читайте так же:
Как предотвратить использование заглавной буквы в Outlook?

Наш опыт разработки Add-in для Outlook с использованием JavaSctipt API

Думаю, всем знаком вопрос учета затрат на оплату труда в организации. В большинстве случаев именно количество часов разработки, тестирования и внедрения определяет конечную сумму инвестиций в любой ИТ-проект.

Отслеживать временные затраты сотрудников — задача нашей компании, которую мы решили с помощью собственного продукта K-Point. Платформа K-Point автоматизирует рабочие процессы в организациях и работает как строительный набор, позволяя собирать и комбинировать различные функции. Расходы времени наших сотрудников можно легко отслеживать благодаря модулю, который мы установили и активно используем.

Но какая бы система ни была в компании, всем до боли знакома ситуация, когда руководители проектов вынуждены снова и снова напоминать сотрудникам о необходимости ввести часы, потраченные на проекты, а сотрудники недовольны тем, что на заполнение часов уходит слишком много времени.

До недавних пор наш сценарий состоял из четырех этапов:

  1. В конце дня сотрудник получил напоминание о необходимости выполнить рабочие задания;
  2. Сотрудник открыл сообщение в Outlook и перешел по ссылке в K-Point;
  3. Сотрудник ввел логин и пароль от системы;
  4. Сотрудник выполнил рабочие задания по каждому проекту за день.

Я понял, что у нас есть все шансы упростить весь процесс, когда узнал о возможности создания нового типа надстройки для Outlook. В результате мы создали надстройку K-Point для Outlook, которая сократила количество шагов в нашем сценарии до двух:

  1. Утром сотрудник получает сообщение от системы K-Point — это сообщение теперь рассматривается как своего рода «билет», поскольку все действия могут быть выполнены непосредственно в нем;
  2. Сотрудник открывает «билет» в Outlook в любое время в течение дня и выполняет рабочие задания непосредственно в электронной почте без необходимости перехода к внешней системе и ввода имени пользователя и пароля.
Читайте так же:
Как предотвратить попадание электронной почты в спам в Outlook?

И сотрудники, и руководители могут извлечь пользу из этого подхода, поскольку он упрощает процесс и экономит время:

  • Дополнение позволяет заполнить данные на определенный рабочий день, а когда все данные введены, письмо-напоминание можно просто удалить, что означает, что «билет» закончен;
  • С установленным дополнением отношение сотрудников к задаче меняется — уведомление воспринимается не как надоедливый спам, который фильтруется в папку «заброшенные», а как призыв к действию, как задача, которая должна и может быть выполнена в срок;
  • Руководителям проектов не нужно гоняться за каждым сотрудником с постоянными напоминаниями.

Особенности реализации

Одной из привлекательных черт надстроек Outlook является простота их реализации. Наше дополнение отличается тем, что оно предназначено не только для регистрации времени. Дополнение является логическим продолжением системы K-Point и может быть гибко настроено в соответствии с целевым процессом. На первый взгляд, это не очень простая функция. Но давайте посмотрим, как мы это сделали.

Сам плагин является лишь обработчиком и просмотрщиком данных, которые он получает с сервера K-Point, где мы можем настроить отображаемую форму и действия, которые будут выполняться после ввода данных. Плагин получает «описание» формы и действий в формате JSON, отображает необходимую информацию пользователю и возвращает введенные в форму данные в K-Point.

Мы использовали K-Point как веб-приложение, и в нем уже был JavaScript-движок для отображения форм. Мы перенесли его в дополнение. Благодаря «повторному использованию» кода мы значительно сократили время разработки. Нашей единственной задачей было реализовать логику авторизации пользователей из Outlook и разработать API для обмена данными между K-Point и дополнением. Технические подробности этой реализации выходят за рамки данной статьи. Если вы хотите узнать о них, не стесняйтесь, пишите о них в комментариях.

Читайте так же:
Как пересылать сразу несколько писем по отдельности в Outlook?

После создания дополнения его можно опубликовать в Office Store или развернуть в конкретной организации. Второй вариант особенно полезен для создания B2B-решений, ориентированных на конкретного клиента. Чтобы опубликовать дополнение в Office Store, необходимо зарегистрироваться на сайте Microsoft Seller Dashboard. После регистрации вы получите доступ к своему личному бэк-офису, где сможете загрузить манифест заказа и заполнить всю необходимую информацию о заказе.

Выводы

Внедрение в нашей компании дополнения K-Point для Outlook позволило вдвое сократить время, необходимое как сотрудникам, так и руководителям для сбора и проверки отчетов. Это, безусловно, хороший результат, и мы будем улучшать его в будущем.

Конфигурация K-Point для Outlook в настоящее время не является общедоступной и тестируется в нашей компании. Мы планируем опубликовать его в Office Store в ближайшем будущем и предложить аналогичные сценарии автоматизации некоторым из наших существующих клиентов. Посмотрим, что из этого получится.

В задачах как нашей компании, так и наших клиентов есть множество сценариев, которые могли бы выиграть от добавления дополнений для Outlook, некоторые из них были описаны выше. Особого внимания заслуживает тот факт, что такие приложения способны расширить функциональность существующих решений, таких как системы электронного документооборота, CRM, ERP и другие типы систем. Я надеюсь, что вы получили представление о том, как повысить свою эффективность, так что эта статья выполнила свою задачу. Давайте обсуждать и находить решения вместе! Опубликуйте свои идеи в комментариях!

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector