Evolcom.ru

Бытовая техника
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как подсчитать электронные письма по категориям в Outlook?

Как должна быть настроена работа с контактами в Microsoft Outlook

Папка «Контакты» служит в качестве адресной книги и хранилища информации о людях и организациях, с которыми вы общаетесь. В папке «Контакты» можно хранить адреса электронной почты, почтовые адреса, номера телефонов, фотографии и любую другую контактную информацию, например, дни рождения и годовщины.

Общение с контактами

Когда вы открываете контакт в списке контактов, просто нажмите кнопку или выберите команду меню, чтобы отправить этому контакту приглашение на встречу, электронное письмо или задание. Если у вас есть модем, Microsoft Outlook может набирать телефонные номера контактов. При этом Microsoft Outlook может сохранить время разговора, которое хранится в папке «Журнал». Там же можно хранить заметки о вызовах. Чтобы упростить отслеживание операций, связанных с контактом, привяжите к нему любой элемент Microsoft Outlook или документ Microsoft Office.

Ввод сведений о контакте

Когда вы вводите имя или адрес контакта, Microsoft Outlook разделяет это имя или адрес на компоненты и помещает эти компоненты в отдельные поля. Контакт можно сортировать, группировать или фильтровать на основе любой части его имени или адреса. Вы можете сохранить информацию о контакте в файле, присвоив ему имя, фамилию, название организации, краткое имя или любое другое слово, которое поможет вам быстро найти этот контакт, например «поставщик провизии». Microsoft Outlook предлагает несколько вариантов имени файла, в котором сохраняется контакт, также можно выбрать другое имя. Контакты могут быть связаны максимум с тремя адресами электронной почты. Адрес можно использовать на почтовых этикетках, конвертах и в письмах нескольким адресатам.

Хранение сертификатов контактов

Сертификат получателя (открытый ключ) может быть сохранен в списке контактов этого получателя. Чтобы просмотреть сохраненные сертификаты, перейдите на вкладку Сертификаты в карточке контакта. Когда получатель отправляет вам электронное письмо с электронной подписью, Outlook может проверить подпись с помощью сертификата. Вы также можете использовать сертификат для отправки зашифрованного электронного письма получателю.

Использование vCards (виртуальных визитных карточек)

Microsoft Outlook поддерживает принятый в Интернете стандарт vCard для создания и обмена виртуальными визитными карточками. Контакты можно сохранять в формате vCard и отправлять по электронной почте. Визитная карточка также может быть добавлена к подписи. При открытии визитной карточки открывается контакт, который можно сохранить в папке «Контакты».

Создание контакта

  1. Выберите New в меню File, затем выберите Contact.
  2. Введите имя для контакта.
  3. Введите всю необходимую информацию о новом контакте: чтобы задать имя контакта, которое будет отображаться в строке сообщения «Кому», введите это имя в поле «Краткое имя»; при необходимости введите адрес для отправки мгновенных сообщений контакту в поле «Mgr Messages»; чтобы ввести несколько записей в поле, например, несколько почтовых адресов или адресов электронной почты, нажмите стрелку вниз. «Чтобы ввести несколько записей в поле, например, несколько почтовых или электронных адресов, нажмите стрелку вниз рядом с этим полем. Если для контакта указано несколько адресов, установите флажок «Учитывать почтовый адрес», чтобы задать адрес, используемый в переписке.
  4. Чтобы задать имя контакта, которое будет отображаться в строке сообщения «Кому», введите его в поле «Краткое имя»;
  5. При необходимости введите адрес для отправки мгновенных сообщений контакту в поле «Мгновенные сообщения». Сообщения»;
  6. Чтобы ввести несколько записей в поле, например, несколько обычных или электронных адресов, нажмите стрелку вниз рядом с этим полем;
  7. Если для контакта указано несколько адресов, установите флажок Читать почтовый адрес, чтобы установить адрес, используемый в переписке.

Можно быстро создать новый контакт с той же информацией об организации. Выберите «Создать новый контакт в той же организации» в меню Действия текущего контакта.

  • Создание контакта в общей папке: для этого инструмента требуется учетная запись электронной почты Microsoft Exchange Server. Откройте общую папку, в которой вы хотите создать элемент. Выберите New в меню File, затем выберите Contact. Введите имя для нового контакта и введите всю необходимую информацию о нем. Нажмите Сохранить и закрыть. Новые контакты можно создавать только в папке Контакты. Например, вы не можете создать новый контакт в папке «Сообщения».
  • Создайте контакт из полученного сообщения электронной почты: Откройте или просмотрите без открытия письмо, содержащее имя, которое вы хотите включить в список контактов. Щелкните правой кнопкой мыши имя, на основе которого вы хотите создать новый контакт, а затем в контекстном меню выберите Добавить контакт.
Читайте так же:
Как пересылать и удалять сообщения электронной почты в Outlook?

Поиск контакта

Введите имя контакта, который вы хотите найти, в поле «Введите контакт» на панели инструментов. Можно ввести сокращенное имя, например Роман Б., имя или фамилию, а также адрес электронной почты, отображаемое имя и название организации. Чтобы найти контакт, который вы недавно искали, выберите его имя по стрелке рядом с полем «Введите контакт».

Ввод сведений о контакте для личного пользования

  1. Создайте или откройте контакт.
  2. На вкладке Подробности введите необходимую информацию о контакте.

Импорт файла сертификата в список контактов

  1. В папке «Контакты» щелкните необходимую карточку контакта.
  2. Перейдите на вкладку Сертификаты и нажмите кнопку «Импорт…».
  3. Выберите необходимый файл сертификата и нажмите кнопку «Открыть».

Файлы сертификатов имеют расширение либо .p7c, либо .cer.

Отображение сведений о номере телефона

Чтобы просмотреть подробную информацию о номере телефона, нажмите на подчеркнутый номер в окне контакта.

  • Установите напоминание для контакта Создайте или откройте контакт. В меню Действия выберите команду Сделать. В списке Отметка выберите нужное значение. В списке Временная шкала нажмите стрелку вниз. В выпадающем календаре выберите нужную дату.В списке Время введите время, когда будет отображаться напоминание.В списке Время введите время, когда будет отображаться напоминание.
  • Создайте или откройте контакт.
  • В меню Действия выберите Отправить в соответствие.
  • В списке Mark выберите нужное значение.
  • В списке временных шкал нажмите стрелку вниз. В раскрывающемся списке Календарь щелкните нужную дату.
  • В списке Время введите время, в которое будет появляться напоминание.
  • Создание приглашения на встречу из контакта Щелкните контакт в папке Контакты и выберите в меню Действия пункт Новая встреча с контактом.В поле Тема введите описание.В поле Место встречи укажите место встречи.Введите время начала и время окончания.При необходимости задайте другие параметры.Нажмите Отправить.
  • Щелкните контакт в папке контактов и выберите в меню Действия пункт Новое собрание контактов.
  • В поле «Тема» введите описание.
  • В поле «Место» введите место проведения собрания.
  • Введите время начала и время окончания.
  • Укажите другие параметры, если необходимо.
  • Нажмите кнопку «Отправить».

Обработка дубликатов контактов

Когда вы сохраняете контакт, имя или адрес электронной почты которого совпадает с контактом, уже имеющимся в Контактах, Microsoft Outlook отображает диалоговое окно, в котором можно добавить новый контакт или обновить информацию о существующем.

  • Добавить как новый контакт: новый контакт будет добавлен в папку контактов. Таким образом, если был создан контакт с именем Роман Блинов и контакт с таким именем уже существовал, после выбора этой опции будет два контакта с именем Роман Блинов. Чтобы различать эти контакты, к имени одного из них может быть добавлен третий инициал.
  • Добавьте новые контактные данные к существующему контакту: Microsoft Outlook сравнивает все поля, содержащие данные, и копирует данные нового контакта в любые поля старого контакта, которые не совпадают с новыми данными. Например, если вы ввели номер телефона 555-0112 для существующего контакта с именем Роман Блинов и получили контакт с новым номером телефона, Microsoft Outlook скопирует новый номер в старый контакт.
Читайте так же:
Как переслать электронную почту с исходным отправителем и получателями в Outlook?

Другие поля не будут изменены. Не будут скопированы категории и текст сообщения, назначенные новому контакту. Содержимое этих полей можно скопировать из нового контакта в существующий контакт только вручную. Сертификаты и ссылки на контакты на вкладке Действия будут скопированы из нового контакта и добавлены в существующий контакт без замены старых данных. Задачи и встречи, связанные с действиями, не копируются. При копировании данных в Microsoft Outlook исходный контакт всегда сохраняется в папке «Удаленные элементы», поэтому при необходимости можно восстановить исходную информацию о контакте.

Если вы храните большое количество контактов в Microsoft Outlook, вы можете ускорить процесс хранения контактов, отключив поиск дубликатов.

Если вы хотите отключить данную функцию, выполните следующие действия:

  1. Выберите команду Параметры в меню Сервис.
  2. Нажмите кнопку Параметры контакта и снимите флажок Повторяющиеся контакты.

Добавление кода страны к вводимым номерам телефонов

  1. В разделе Контакты в меню Действия выберите Вызвать контакт, а затем нажмите Новый вызов.
  2. Нажмите кнопку «Настройки подключения».
  3. Установите флажок Автоматически добавлять код страны.

Код страны/региона добавляется в диалоговое окно Новый вызов, если на вкладке Общие выбран параметр Страна (щелкните Свойства подключения, затем нажмите Изменить). Если флажок Автоматически добавлять код страны недоступен, это означает, что Microsoft Outlook не распознает формат телефонного номера для указанного кода страны и не может автоматически форматировать телефонные номера.

Запись даты и времени работы с контактным лицом

Откройте элемент Контакты. В меню Действия выберите Создать запись журнала контактов, а затем выберите нужные параметры. В журнале фиксируется дата и продолжительность контакта.

Включение в папку контактов адреса электронной почты для общей папки

Этот инструмент требует наличия учетной записи электронной почты Microsoft Exchange Server.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши общую папку в списке папок в области перехода и выберите в контекстном меню пункт Свойства.
  2. Если вы не являетесь владельцем папки, перейдите на вкладку Подробности. Если вы являетесь владельцем папки, перейдите на вкладку Управление. Если ни одна из этих вкладок не доступна, вы не сможете добавить адрес электронной почты общей папки.
  3. Нажмите кнопку Контакты.

Добавление сертификата получателя в список контактов

Проверьте наличие сообщения с цифровой подписью от получателя. Щелкните правой кнопкой мыши имя в поле От и выберите Добавить в контакты в контекстном меню. Выберите радиокнопку Обновить существующий контакт, если запись уже существует.

Чтобы просмотреть сертификаты контакта, откройте вкладку Сертификаты, дважды щелкнув имя контакта в папке Контакты. При просмотре вкладки Сертификаты можно также импортировать файл сертификата (CER) в Microsoft Outlook, выбрав Импорт. Как только сертификат будет прикреплен, это обычно делается.

Как отправить безопасную электронную почту (в Outlook)?

безопасной электронной почты

«Отправка защищенной электронной почты» — это один из запросов, который мы слышим все чаще и чаще. Это является результатом увеличения числа угроз безопасности электронной почты, взломов и других угроз. Поэтому вы не одиноки в своем вопросе: «Как отправлять защищенную электронную почту на Gmail† (или любой другой общедоступной почтовой службе?)? » Ответ — в этой статье.

[В конце статьи приводится ссылка на бесплатную службу шифрования электронной почты. Проверьте сначала, соответствуете ли вы требованиям].

В современном цифровом мире возможности для сотрудничества через границы компании быстро расширяются. Однако большая часть этой работы носит конфиденциальный характер:

  • Разработка новых продуктов.
  • Обмен маркетинговыми идеями.
  • Совместные инвестиционные планы.
  • Разработка предложений.
  • Ведение переговоров по заключению контрактов и приобретению бизнеса.
  • Проведение аудитов, должной осмотрительности и проверок безопасности.
  • Делитесь финансовой информацией с бухгалтерами и бухгалтерскими фирмами.
Читайте так же:
Как переместить электронные письма в указанную папку после назначения определенной категории в Outlook?

Электронная почта NDA требует безопасной передачи

Перед началом сотрудничества мы обычно подписываем соглашение о неразглашении (NDA), в котором обещаем сохранять конфиденциальность. Это означает, что мы несем ответственность за утечку конфиденциальной информации. И здесь кроется большая проблема, потому что когда мы отправляем электронное письмо, мы просто пишем его в Интернете с помощью команды «Узнать». Сообщение проходит через огромную сеть соединений и серверов, и мы никогда не знаем, как оно попадает к получателю. Таким образом, нет прямой связи, как это было с телексом и факсом в прошлом.

Таким образом, самой насущной заботой ИТ-менеджеров является безопасность.

Безопасны ли электронные письма?

Многие электронные письма шифруются во время передачи. Поэтому отправка электронных писем в пути безопасна. Получатель не может просмотреть такое электронное письмо в процессе отправки/получения.

Именно поэтому мы привыкли считать электронную почту самым безопасным способом письменного общения. Но если электронные письма статичны, это означает, что они не переносятся с одного аккаунта на другой, а хранятся в виде текста. Это означает, что отправитель, получатель и даже третьи лица, такие как провайдер электронной почты, могут читать наши письма. Открытый источник для фишинга и шпионажа за электронной почтой.

Например, пользователи часто ошибочно полагают, что безопасность электронной почты встроена в такие сервисы, как Outlook и Gmail. Это правда, но только до определенной степени.

Разве моя электронная почта уже не зашифрована?

Как уже было сказано, да, она зашифрована, но шифрование электронной почты недостаточно сильное, чтобы обеспечить безопасность всех аспектов. В последние несколько лет Google Gmail перешел с безопасности транспортного уровня (TLS) на безопасное соединение HTTPS. Это уже является улучшением. Когда почта отправляется между пользователями одного и того же почтового провайдера, она автоматически шифруется. В этом случае, если пользователи используют Gmail или Outlook, все сообщения будут отправляться в зашифрованном виде.

Но в группе пользователей от разных провайдеров электронная почта не является безопасной при передаче и поэтому будет передаваться по Интернету в незашифрованном виде. Любой может прочитать содержимое «на лету». Бывший госсекретарь может рассказать подробности о своем опыте, когда она использовала частный почтовый ящик для отправки секретных писем.

Цифровая подпись и шифрование сообщений

Наша электронная почта полностью зашифрована, подписана цифровой подписью и защищена с помощью Apple Mail. Однако по умолчанию эта функция недоступна. Если мы хотим воспользоваться этой функцией, нам понадобится сертификат.

Всякий раз, когда мы вместе работаем над документом, мы отправляем электронное письмо, содержащее URL-ссылку на содержимое. Однако, чтобы другие пользователи не смогли получить доступ к документу, важно, чтобы URL, отправленный по электронной почте, был зашифрован.

Кроме того, шифрование имеет большое значение для защиты доступа пользователей к электронной почте.

Угрозы по электронной почте и отправка защищенной электронной почты

Итак, каковы же самые большие риски безопасности электронной почты, о которых нам следует знать?

Не хакеры, фишинг или мошеннические провайдеры, а мы сами являемся самой большой угрозой для безопасности электронной почты. Легко совершить человеческую ошибку. Рассмотрим, например, список адресов электронной почты бухгалтера; если он обрабатывает десятки или сотни писем в день, то небрежность и невнимательность будут налицо. А бухгалтер не может себе этого позволить. Конфиденциальные электронные письма — это обязательное условие.

Читайте так же:
Как получить или просмотреть полные / интернет-заголовки сообщений в Outlook?

Каковы 3 самых больших риска электронной почты?

1. Случайная отправка не тому получателю(ям)

Это случалось с каждым из нас:

  • Ошибочно напечатал ответ вместо того, чтобы переслать его.
  • Касание неправильного соединения в списке контактов из-за схожести их имен.
  • Забудьте удалить вложения при передаче.
  • При пересылке весь диалог почты находится под последним сообщением.
  • И так далее.

Наши данные могут быть переданы случайному человеку в результате даже самой незначительной опечатки. Это доказывает риск человеческой ошибки для компаний, заключающих онлайн-соглашения. Неверные получатели могут легко заключить соглашение от имени других компаний, которые они не представляют.

Легко проверить получателей и содержание письма перед его отправкой. Это поможет вам избежать дорогостоящей ошибки.

2. Преднамеренная отправка личных данных

Электронная почта создана для того, чтобы сделать письменное общение более быстрым и простым. И эта цель была полностью достигнута. Но в некоторых случаях слишком легко поделиться информацией, которой не следует делиться.

С помощью нескольких щелчков мыши, а иногда и секунд, информация, хранящаяся в системах управления файлами компании, может быть загружена и отправлена по электронной почте третьей стороне. Получателю также легко намеренно поделиться или переслать контент, отправив его по почте или скопировав и вставив. Поэтому пароли передаются коллегам или поставщикам, которым необходимо пользоваться системой в течение некоторого времени.

Это обычные действия в повседневной практике. С подрядчиками, поставщиками и клиентами мы обмениваемся файлами, над которыми работали.

Это часто создает самые большие проблемы с конфиденциальностью и безопасностью, и с этим мало что можно сделать, кроме как зашифровать.

3. Ложное чувство безопасности

Мы не знаем об уязвимостях безопасности электронной почты, что приводит к чрезмерной зависимости от наших почтовых ящиков и недостаточной защите наших почтовых аккаунтов.

Как пользователи электронной почты, мы все испытываем ложное чувство безопасности в отношении своих почтовых ящиков. Это, в сочетании с серьезными недостатками в защите электронной почты, позволяет злоумышленникам легко злоупотреблять нашими почтовыми ящиками. Они посылают вводящие в заблуждение сообщения, которые манипулируют нашими представлениями и поведением. Самый большой риск недостаточной безопасности электронной почты заключается в том, что она является быстрым способом проникновения на самые защищенные уровни организации. Это дает им доступ к самым ценным активам.

Какая защита электронной почты нам нужна?

Чтобы снизить риски, связанные с безопасностью электронной почты, важно найти правильное решение для нашей ситуации. В дополнение к осведомленности важную роль играет шифрование, также известное как скремблирование.

Шифрование электронной почты и безопасная отправка электронной почты

Шифрование делает нашу информацию нечитаемой, и мы можем безопасно отправить ее получателю. Получатель получает сообщение, и только он может его прочитать. Это так просто.

Если хакер получит доступ к электронной почте, он не сможет прочитать сообщение, поскольку оно закодировано в другом формате. Ключ необходим для расшифровки сообщения. Однако если ключ шифрования раскрыт, хакер также может легко получить доступ к сообщению.

Преимущества шифрования электронной почты:

  • Это обеспечивает безопасную связь между двумя пользователями.
  • Зашифрованные материалы доставляются по электронной почте.
  • Мы избегаем риска потери конфиденциальной информации.
  • Всегда существует определенный уровень аутентификации.

Отправляйте Maildigger и безопасную электронную почту

Maildigger.com — это бесплатный клиент веб-почты, который позволяет легко отправлять зашифрованную электронную почту. без ключа можно отправить и прочитать. Поэтому использовать Maildigger очень просто, войдите в систему с вашим адресом электронной почты и паролем, и вы в† Это касается каждого поставщика услуг электронной почты, известного Maildigger. †вашего домена еще нет в списке?† Это означает отсутствие возни с портом IMAP или SMTP.
Вы можете легко добавить все свои адреса электронной почты и переключаться между ними.

Читайте так же:
Как перейти на «Сегодня» или на указанную дату в календаре Outlook?

По сравнению с другими почтовыми клиентами у вас есть только одна дополнительная возможность — отправлять зашифрованные сообщения.

Это не счет или членство. Вы можете использовать его по своему усмотрению.

Вот основные особенности:

Служба электронной почты, отправляйте как общедоступную, так и корпоративную безопасную электронную почту

  • Используйте адреса из нескольких почтовых служб.
  • Простая зашифрованная отправка деловым контактам.
  • Нет необходимости в обмене ключами.
  • Бесплатно для нескольких пользователей.

Поток электронных писем иногда кажется бесконечным, и вы хотите максимально ограничить время, которое вы тратите на них. Maildigger — это клиент веб-почты, который вы можете использовать бесплатно для всех основных публичных поставщиков услуг электронной почты. Он позволяет использовать все адреса электронной почты через единый почтовый веб-клиент. Вы можете переключиться на другой почтовый ящик одним щелчком мыши. Вы можете легко управлять всеми своими письмами, не привязываясь к устройству, на котором установлена программа электронной почты. Таким образом, вы сможете эффективно организовать свой почтовый ящик, не пропустить важное сообщение и сэкономить время.

Шифрование электронной почты Outlook (а также Hotmail, Gmail, Yahoo и т. д.)

Установите флажок, чтобы зашифровать текст сообщения электронной почты. Вы не сможете прочитать это сообщение, даже если оно находится в ящике «Отправленные» или доступно у поставщика услуг электронной почты. Однако Maildigger расшифрует сообщение автоматически, когда получатель откроет его в клиенте Maildigger. Поскольку пароль не требуется, вам не нужно его запоминать. Прелесть этого способа заключается в том, что вам не нужно заранее отправлять получателю пароль по электронной почте, что в противном случае можно было бы считать уязвимостью электронной почты.

копатель почты

Шифрование почтового диггера

Конфиденциальность и хранение электронной почты

Все ваши электронные письма хранятся у поставщика услуг электронной почты (Gmail, Outlook и т.д.). Поэтому Maildigger не хранит содержимое ваших писем или ваши пароли. Вы также не можете попросить Maildigger расшифровать чужие электронные письма, поскольку у них просто нет таких данных.

Maildigger бесплатно с общедоступным адресом электронной почты

Вы можете использовать Maildigger бесплатно и отправить защищенное электронное письмо, если оно у вас есть:

  • Войдите в Gmail.
  • Войдите в электронную почту Outlook.
  • Учетная запись электронной почты iCloud.
  • Учетная запись электронной почты Hotmail для входа в систему.
  • Войдите в свою электронную почту Yahoo.
  • И многое другое.

Maildigger может предоставить вам информацию о вашем любимом провайдере публичной электронной почты, если он не указан в списке.

Настройки почты Gmail и Yahoo

Регистрация учетной записи gmail происходит несколько иначе. То же самое справедливо и для учетной записи Yahoo. И Yahoo, и Gmail требуют различных настроек учетной записи для использования почтового клиента, отличного от их собственного. Они опасаются, что это менее безопасно. Обратное тоже верно, поскольку теперь вы будете отправлять зашифрованные электронные письма. Для этого следуйте инструкциям на сайте maildigger.com.

Отправка защищенной электронной почты для личной и деловой почты

Если вы хотите использовать Maildigger с корпоративным доменом, вы можете сделать это за $295 в год за домен, независимо от количества адресов электронной почты. Однако члены финансовой команды LinkedIn могут использовать Maildigger бесплатно в течение первого года. Данное предложение действительно до 1 июля 2022 года.

Подпишитесь на группу и отправьте сообщение Maildigger. Не ждите слишком долго, потому что в наши дни очень важно использовать шифрование электронной почты.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector