Evolcom.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как показать несколько общих итогов в сводной таблице?

Общие и промежуточные итоги

Как вы видели, Microsoft Access автоматически включает промежуточные итоги для строк и столбцов при создании сводной таблицы. Кроме того, если область строки или столбца содержит более одного поля, промежуточные итоги также отображаются. Вы узнали, как скрыть подробные данные в таблице, отображая только итоговые значения. Однако при желании вы можете скрыть итоговые значения, оставив в таблице только подробные данные. Как показано в примере выше, существует несколько способов вычисления итогов, а не только суммирование. Для вычисления итогов можно создавать и добавлять в таблицу вычисляемые поля. Эти возможности будут описаны в данном разделе.

Чтобы скрыть общий итог по строкам, необходимо выделить крайнее левое поле в области строк (в нашем примере "Категория" (CategoryName)) и нажать кнопку Итоги (Subtotal) на панели инструментов. Аналогично, чтобы скрыть общий итог по всем столбцам, нужно выделить самое левое поле в области столбцов и нажать ту же кнопку. На рис. 8.45 показана таблица нашего примера со скрытыми значениями общих итогов.

Для повторного просмотра итогов выделите выбранное поле еще раз и нажмите кнопку еще раз для повторного просмотра итогов.

Промежуточные итоги для любого другого поля, выбранного в области строк или столбцов, будут скрыты, если вы нажмете кнопку Промежуточный итог.

Для создания итоговых значений мы использовали команду Автовычисления (AutoCalc). Эта команда в зависимости от типа данных в поле, по которому подводятся итоги, сама выбирает подходящую функцию. Например, если поле числового типа, обычно используется функция Sum (), если текстового — Count (). Вообще говоря, для расчета итоговых значений можно использовать почти те же статистические функции, что и при группировке в запросах на выборку. Список этих функций приведен в табл. 8.1 (см. разд. "Статистические функции для выполнения расчетов" выше в этой главе). В данном случае отсутствуют только функции First () и Last ().

Рисунок 8.45: Сводная таблица со скрытыми итогами

Например, если сводная таблица содержит данные с оценками по всем предметам учеников в школьном классе, то итоговым значением, скорее всего, будет средний бал, для вычисления которого можно использовать функцию Avg (). В одной сводной таблице может быть представлено несколько типов итоговых значений. Например, в нашей таблице можно в качестве итоговых значений отображать не только общие суммы, вырученные за проданные товары, но и количество выписанных счетов. Для того чтобы добавить еще одно итоговое поле, выделите поле "Марка" (ProductName) в области строк и нажмите кнопку Автовычисления (AntoCalc). Выберите из списка функцию Count (). Через несколько секунд в сводной таблице для каждого года будет отображено два столбца:

  • "Сумма "Отпускная цена"" (Sum of ExpendingPrice);
  • "Количество значений "Марка"" (Count of ProductName).
Читайте так же:
Как показать / отобразить вкладку разработчика в ленте Excel?

Однако второй столбец итогов можно отобразить по-другому — в виде строки. Вот как:

  1. Выделите столбец "Количество значений "Марка"" (Count of ProductName) (одновременно будут выделены все столбцы данного типа).
  2. Откройте диалоговое окно Свойства (Properties) и раскройте вкладку Отчет (Report).
  3. В группе Отображать итоги в (Display total as) установите переключатель заголовках строк (Row headings). Таблица будет трансформирована и примет вид, представленный на рис. 8.46.

Рисунок 8.46: Таблица сводок с несколькими полями сводок

Рисунок 8.47. Создание вычисляемого поля

Вычисляемые поля также можно использовать для отображения итогов. Чтобы добавить вычисляемое поле, нажмите кнопку Вычисляемые итоги и поля на панели инструментов и выберите в выпадающем меню команду Создать вычисляемые итоги. Область данных будет содержать больше строк или столбцов, и появится вкладка Вычисляемые диалогового окна Свойства (рис. 8.47).

Вам нужно будет ввести имя нового поля в поле Имя и формулу для его вычисления в большом поле ниже. Если для составления выражения необходимо сослаться на какое-либо поле, выберите имя поля из списка в нижней части вкладки, а затем нажмите кнопку Вставить ссылку на. Если выражение готово, нажмите кнопку Изменить.

Аналогично можно добавить вычисляемое поле в детали таблицы, хотя в этом случае вычисляемое поле может быть создано и в исходном запросе.

Обработка табличной информации с помощью сводных таблиц средствами MicroSoft Excel

Подведение итогов и обработка данных сводной таблицы

В функции сводки поля сводной таблицы могут быть настроены на выполнение вычислений, отличных от вычислений по умолчанию. Вы можете создать формулу для выполнения сложных вычислений. Вы можете использовать функцию сводки для выполнения основных вычислений (например, Сумма, Среднее, Минимум и Максимум). Вычисления с дробями и сравнения требуют дополнительных вычислений.

Читайте так же:
Как подсчитать количество вхождений в диапазон дат и времени в Excel?

Что касается собственно вычисляемого поля или элементов вычисляемого поля, то они используются для создания пользовательской формулы, обрабатывающей данные в сводной таблице.

Изменение итоговой функции в области данных сводной таблицы

Для того чтобы произвести изменение итоговой функции в области данных сводной таблицы нужно в области данных сводной таблицы выделите ячейку, для которой необходимо изменить итоговую функцию. После этого нужно нажать кнопку "Поле сводной таблицы" на панели инструментов "Сводные таблицы".

Далее, в появившемся окне, необходимо выбрать итоговую функцию, которая будет использоваться для подведения итогов текущих данных поля, в списке "Операция".

Использование нескольких итоговых функций для обработки данных сводной таблицы

В Microsoft Excel ‘ e предусмотрены некоторые дополнительные операции, например, возможность использования нескольких сводных функций для обработки данных сводной таблицы. Выберите ячейку в сводной таблице, в которую будет вставлена функция.

После этого нажмите кнопку "Мастер сводных таблиц" на панели инструментов "Сводные таблицы".

Далее в диалоговом окне "Мастер сводных таблиц" — в шаге 3 выберите поле, по которому уже подводятся итоги в области данных сводной таблицы, и перетащите это поле в область данных еще раз. В области данных структуры таблицы поместите указатель на новое поле, и дважды нажмите кнопку мыши. Далее выберите другую функцию для этого поля в списке "Операция".

И в заключении нажмите кнопку "OK", а затем — кнопку "Готово".

Использование дополнительных вычислений для поля данных сводной таблицы

Для использование дополнительных вычислений для поля данных сводной таблицы выделите ячейку поля, для которой необходимо задать дополнительные вычисления, в области данных сводной таблицы. Потом нажмите кнопку "Поле сводной таблицы" на панели инструментов "сводные таблицы". В появившемся окне нажмите кнопку "Дополнительно".

Выберите дополнительное вычисление в раскрывающемся списке "Дополнительные вычисления". Если список поле доступен, выделите поле, данные которого будут использоваться в вычислениях. Поле должно отличаться от поля, указанного в первом шаге.

Читайте так же:
Как показать скрытые данные на диаграмме в Excel?

Если существует элемент списка, выберите элемент поля, данные которого будут использованы в расчете.

Поле и элемент определяют данные, используемые при дополнительных расчетах.

Создание вычисляемого поля в сводной таблице

Чтобы создать вычисляемое поле в сводной таблице, выделите ячейку в сводной таблице.

После этого выберите команду "Формулы" в меню "Сводная таблица", на панель инструментов "Сводные таблицы", а затем выберите команду "Вычисляемое поле".

В появившемся окне введите имя вычисляемого поля в поле "Имя", а так же формулу в поле "Формула".

Чтобы использовать в формуле данные поля, выберите поле в списке "Поля", а затем нажмите кнопку "Добавить поле". Потом нажмите кнопку "Добавить", а затем — кнопку "OK".

Наконец, вы должны поместить вычисляемое поле в сводную таблицу.

Использование только одного фрагмента данных в формуле может привести к неточным результатам. Вычисляемые поля всегда влияют на все поля сводной таблицы.

Создание вычисляемого элемента поля в сводной таблице

Для создания элемента вычисляемого поля в сводной таблице

Если элементы в поле, используемом для создания формулы, сгруппированы, разгруппируйте их. Далее нужно выделить поле или элемент поля. После выделения выберите команду "Формулы" в меню "Сводная таблица" на панели инструментов "Сводные таблицы", а затем выберите вычисляемый объект. Соответственно нужно ввести имя вычисляемого элемента в поле с раскрывающимся списком "Имя", а так же формулу для этого же элемента в поле "Формула". Кроме того, чтобы использовать в формуле данные элемента поля, выберите поле в списке "Поля", а элемент — в списке "Элементы", а затем нажмите кнопку "Добавить элемент". Если элемент находится в другом поле, то его использовать нельзя. Далее нажмите кнопку "Добавить", а затем — кнопку "OK".

Если вы не сгруппировали элементы поля на шаге 1, вы можете повторить группировку после создания элемента вычисляемого поля. Элементы вычисляемого поля также можно группировать.

Поля с вычислимыми элементами не могут быть изменены.

Читайте так же:
Как подсчитать максимальное или минимальное количество вхождений в Excel?

Формула вычисляемого элемента заменяется формулой вычисляемого поля, если ячейка в области данных находится на пересечении вычисляемого элемента и вычисляемого поля.

Использование общих и промежуточных итогов в сводной таблице

Сводную таблицу можно настроить на выполнение вычислений с помощью итоговой функции ( итоговая функция — это тип вычисления, производимого Microsoft Excel при объединении данных в сводной таблице или при вычислении итогов в списках и базах данных. Примерами итоговых функций являются «Сумма», «Кол-во значений» и "Среднее". ), вставив дополнительные строки или столбцы промежуточных итогов для полей данных.

Сводки автоматически отображаются в последней созданной строке или столбце, если в сводной таблице присутствует несколько полей. При добавлении промежуточных итогов их также можно поместить в поля строк или столбцов.

Отображение или скрытие общих итогов в сводной таблице

Чтобы показать или скрыть итоги в сводной таблице, выберите ячейку в сводной таблице, в которой они должны отображаться.

После этого на панели инструментов "Сводные таблицы" нужно выбрать команду "Параметры" в меню "Сводная таблица".

В новом окне установите флажок "общая сумма по столбцам" или "общая сумма по строкам" или оба флажка в группе Формат, чтобы отобразить общие итоги, или же снимите флажки, чтобы скрыть общие итоги.

Вставка или удаление промежуточных итогов в сводной таблице

Чтобы вставить или удалить промежуточные итоги, установите курсор на кнопку в поле, в которое нужно вставить или удалить промежуточные итоги, и дважды щелкните.

А чтобы отображать промежуточные итоги для каждого элемента строки или столбца, установите переключатель "Промежуточные итоги" в положение "автоматические".

Чтобы отображать промежуточные итоги для каждого элемента внутреннего поля, установите переключатель "Промежуточные итоги" в положение "другие", после выбрав итоговую функцию в списке.

Чтобы удалить промежуточные итоги, установите переключатель "Промежуточные итоги" в положение "нет".

Вы можете просмотреть несколько промежуточных итогов, выбрав функцию подведения итогов из списка.

Добавление одной строки промежуточных итогов в каждую из выбранных функций подведения итогов.

Чтобы включить скрытые элементы полей страниц в промежуточные итоги, на панели инструментов Сводные таблицы выберите Настройки в меню Сводные таблицы и установите флажок Включить скрытые значения в группе Формат.

Читайте так же:
Как показать или скрыть все объекты (изображения / диаграммы / фигуры / комментарии) в Excel?

Изменение итоговой функции, используемой в вычислениях промежуточных итогов сводной таблицы

Чтобы изменить функцию подведения итогов, используемую при подсчете итогов, установите курсор на кнопку поля, где необходимо изменить функцию подведения итогов, и дважды щелкните мышью.

Потом выберите несколько итоговых функций в группе "Промежуточные итоги".

Чтобы добавить дополнительные промежуточные итоги (например, «Итого» и «Среднее») для каждого элемента внутреннего или индивидуального поля в сводной таблице, установите переключатель в положение Other (Другое).

Создание диаграммы для сводной таблицы

Для создания диаграммы для сводной таблицы необходимо на панели инструментов "Сводные таблицы" выбрать команду "Выделить" в меню Сводная таблица. Проверьте, что кнопка "Разрешить выделение" не нажата.

Затем удалите промежуточные итоги из итоговой таблицы.

Выберите всю сводную таблицу, включая поля столбцов и строк. Пожалуйста, не выбирайте итоговые значения или поля для отчета. Первую строку и столбец сводной таблицы можно выбрать, начав выделение с правого нижнего угла области данных.

После этого нажмите кнопку "Мастер диаграмм", которая находится на панели "стандартные", а так же в меню "Вставка", ..и далее необходимо просто следовать инструкциям мастера диаграмм.

В сводной таблице поля могут быть скрыты, отображены или расположены по-разному. Кроме того, если сводная таблица содержит поля страниц, выбор другой страницы также изменяет диаграмму.

Чтобы сохранить и распечатать диаграммы для всех полей страниц сводной таблицы, нажмите кнопку "Показать страницы" на панели инструментов "Сводные таблицы". Каждая страница отобразится на отдельном листе. После этого для каждой страницы можно построить диаграмму.

Если вы используете внешние источники данных в текущей сводной таблице и используете Microsoft Query для добавления или удаления внешних полей данных, вы должны обновить сводную таблицу; иначе диаграмма не изменится.

Список литературы:

Встроенная справка по Microsoft Excel .

Хельворсон, М., и Янг, М., «Эффективная работа с Microsoft Office: Практическое руководство»

http :// www . microsoft . com / rus / — Российская страница компании Microsoft .

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector