Evolcom.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как показать / отобразить более 8 строк в списке проверки данных в Excel?

Как показать / отобразить более 8 строк в списке проверки данных в Excel?

В этой статье мы рассмотрим тему проверки данных. В разделе Добавление проверки данных в ячейку или диапазон ячеек содержится информация о проверке данных в целом и о проверке данных в ячейке или диапазоне.

Валидация данных используется для ограничения типа данных или значений, которые могут быть введены в ячейку. Например, его можно использовать для вычисления максимально допустимого значения в ячейке из значения в другой ячейке книги. В приведенном ниже примере пользователь ввел в ячейку значение «abv», которое не разрешено для этой ячейки.

Пример сообщения о недопустимом вводе

При выборе пользователем ячейки отображается сообщение для ввода

Ситуации, в которых полезно использовать проверку данных

Проверка данных необходима, когда вы хотите поделиться бухгалтерской книгой с другими пользователями и обеспечить точность и согласованность введенных данных. Валидация данных может использоваться, в частности, для следующих целей:

Ограничение данных предопределенными элементами списка: например, выбор отдела может быть ограничен «Бухгалтерия», «Финансы», «Отдел кадров» и т.д.

Ограничьте использование чисел вне указанного диапазона: например, вы можете указать максимальный процент увеличения годовой зарплаты сотрудника (например, 3%) или разрешить использовать только целое число от 1 до 100.

Ограничить даты за пределами определенного временного интервала: например, вы можете запретить выбирать дату, которая предшествует текущей дате, при запросе отгула.

Ограничьте время проведения совещаний пределами определенного периода времени: например, запланируйте встречи с 8:00 до 17:00.

Ограничьте количество символов текста: например, в одной ячейке может быть максимум 10 символов.

Проверка данных на основе формул или значений в других ячейках: например, проверку данных можно использовать для указания максимально допустимого предела для комиссионных и премий на основе общего планируемого значения заработной платы. Если пользователь в этой ячейке введет значение, превышающее ограничение, появится сообщение об ошибке.

Читайте так же:
Как очистить ограниченные значения в ячейках в Excel?

Подсказки и сообщения об ошибках

Можно сделать так, чтобы при выборе ячейки появлялась подсказка. Вам дается описание того, какой тип данных следует ввести. Ячейки отображаются с этим сообщением. Его можно перемещать, но оно остается на экране, пока вы не перейдете к другой ячейке или не нажмете ESC.

Подсказка для ячейки

Вы можете настроить сообщение на второй вкладке «Проверка достоверности данных».

Параметры подсказки в диалоговом окне "Проверка данных"

Когда пользователи привыкнут к вводу данных, можно снять флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей.

Также можно вывести сообщение об ошибке, если пользователь вводит неверные данные.

Предупреждение о недопустимых данных

Существуют три типа сообщений об ошибках.

Предотвращает ввод недействительных данных в ячейку.

Сообщение «Стоп» имеет два варианта: повторить и отменить.

Предупреждает пользователей о том, что введенные данные недопустимы, но не препятствует их вводу.

Когда появляется предупреждение, пользователь может нажать кнопку Да, чтобы принять недействительную запись, кнопку Нет, чтобы изменить введенные данные или кнопку Отмена, чтобы удалить недействительную запись.

Он информирует пользователей о том, что введенные данные не действительны, но не препятствует их вводу. Это самый гибкий тип сообщения.

Когда на экране появится информационное сообщение, пользователь может нажать OK, чтобы принять неправильное значение, или нажать Cancel, чтобы отменить запись.

Советы по использованию проверки данных

Обратите внимание на советы и рекомендации по использованию проверки данных Excel.

Примечание: Если вы хотите использовать проверку данных в книгах в Службы Excel или Excel Web App, сначала потребуется создать ее в классическом приложении Excel.

Ширина выпадающего списка определяется шириной ячейки, к которой применяется элемент управления данными. Это значение может потребоваться увеличить, чтобы избежать усечения важных записей, ширина которых превышает ширину раскрывающегося списка.

Если вы хотите защитить лист или рабочую книгу, выполните это действие после настройки параметров управления. Прежде чем защищать лист, убедитесь, что ячейки, которые вы хотите проверить, разблокированы. В противном случае пользователи не смогут вводить данные в ячейки. См. статью о защите листа.

Читайте так же:
Как подсчитать и суммировать ячейки на основе цвета фона в Excel?

Если вы хотите поделиться книгой, вы можете сделать это после настройки проверки фактов. Если книга открыта для совместного использования, вы не сможете изменить настройки проверки фактов до тех пор, пока совместное использование не будет отменено.

Вы можете применить проверку данных к ячейкам, которые уже содержат данные. Однако Excel не имеет возможности автоматически уведомлять вас о наличии недопустимых данных в существующих ячейках. В этом случае недопустимые данные можно выделить на листе с помощью кружков. При обнаружении недопустимых данных круги можно скрыть. При исправлении неверных данных они автоматически исчезают.

Чтобы обвести данные, выберите нужные ячейки и выберите Данные > Работа с данными > Проверка данных > Обвести неверные данные.

Чтобы быстро отменить проверку данных в ячейке, выделите ее и выберите Данные > Работа с данными > Проверка данных > Опции > Очистить все.

Чтобы найти ячейки в рабочем листе, для которых включена проверка данных, выберите Найти и выбрать на вкладке Главная в группе Элементы редактирования на вкладке Главная, а затем нажмите Проверка данных. После того как вы нашли ячейки, для которых включена проверка данных, вы можете изменить, скопировать или удалить настройки проверки данных.

Для создания выпадающего списка можно использовать команду Присвоить имя (на вкладке Формулы в группе Определенные имена), которая позволяет задать имя для области, содержащей список. При создании списка на другом листе можно скрыть лист, содержащий список, а затем защитить лист, чтобы пользователи не могли получить доступ к списку.

Вы можете автоматически применять изменения ко всем другим ячейкам, имеющим те же параметры, при изменении тестовых параметров одной ячейки. Для этого на вкладке Параметры установите флажок Распространять изменения на другие ячейки с тем же условием.

Читайте так же:
Как переместить ось Y влево / вправо / в середину в диаграмме Excel?

Если проверка данных не удается, проверьте перечисленные ниже условия.

Пользователи не копируют и не вставляют данные. Система проверки данных выводит сообщения и предотвращает неправильный ввод данных только в том случае, если пользователь вводит данные непосредственно в ячейку. При копировании и вставке данных никаких сообщений не выводится. Самый простой способ прекратить копирование и вставку данных путем перетаскивания ячеек — выбрать Файл > Параметры > Дополнительно > Параметры редактирования и снять флажок Разрешить маркеры заполнения и перетаскивание ячеек.

Выключен пересчет вручную. Если включен пересчет вручную, невычисляемые ячейки могут повлиять на правильность проверки данных. Чтобы отключить пересчет вручную, откройте вкладку Формулы, в группе Вычисление выберите Параметры вычислений и щелкните параметр Автоматически.

В формулах нет ошибок. Убедитесь, что формулы в ячейках, для которых вы включили проверку, не выдают ошибок типа #RESPOND! или #DEL/0! Excel будет пропускать проверку данных, пока ошибки не будут исправлены.

Ссылки на ячейки в формулах верны. Если ссылка на ячейку изменена и формула для ячейки, для которой включена проверка, вычисляет недопустимый результат, сообщение о проверке для этой ячейки не появляется.

Таблицу Excel можно связать с сайтом SharePoint. Вы не можете добавить проверку данных в таблицу Excel, которая связана с сайтом SharePoint. Чтобы добавить проверку данных, таблицу Excel необходимо отключить или преобразовать в диапазон.

Возможно, данные вводятся в настоящее время. Когда вы вводите данные в ячейку, команда Проверка данных недоступна. Чтобы завершить ввод данных, нажмите Enter или ESC.

Лист может быть защищен или предоставлен в общее пользование. Если рабочая книга защищена или находится в общем доступе, вы не сможете изменить параметры проверки данных. Сначала необходимо снять защиту с рабочей книги.

Читайте так же:
Как переименовать листы на основе значений ячеек в Excel?

Обновление или удаление проверки данных в книге, созданной другим пользователем

Вы можете изменить или удалить проверку, если вы получили книгу с проверкой данных от другого пользователя, а рабочий лист не имел пароля. Excel не может восстановить потерянные пароли, поэтому если рабочий лист защищен, а вы не знаете пароля, вам следует связаться с его предыдущим владельцем. Также можно скопировать данные с одного рабочего листа на другой и снять проверку данных.

Если при попытке ввести или изменить данные в ячейке вы получаете предупреждающее сообщение и не уверены в том, что можно вводить, свяжитесь с владельцем книги.

У вас есть вопрос об определенной функции?

Помогите нам улучшить Excel

Хотите предложить улучшения для следующей версии Excel? Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с порталом пользовательских предложений для Excel.

Проверка данных Excel

При работе с большими объемами информации, особенно когда она обрабатывается с помощью формул или макросов, важно, чтобы данные не содержали ошибок, которые могут повлиять на результат. Трудно добиться правильности источников, если они поступают из неструктурированных источников (плохо разработанные базы данных, ручное заполнение таблиц и форм людьми, не заинтересованными в результатах). Особенно сложно получить правильную раскладку на конкретной маске (шаблоне). Например, дата как строка может храниться несколькими различными способами:

  • 01.01.2001;
  • 01/01/2001;
  • 1 января 2001, и т.д.

Используя Excel, вы можете упростить процесс сбора данных и проверки.

Где находится?

Чтобы настроить параметры проверки введенных значений, нажмите на вкладку Данные в области обработки данных или выберите аналогичный пункт из выпадающего меню:

Расположение функции проверка данных на ленте Excel

Появится окно с настройками по умолчанию, где в качестве типа данных можно использовать любое значение:

Окно проверки данных с настройками по умолчанию

Настройка условия проверки

Для начала необходимо выбрать тип данных, который будет проверяться и который будет первым условием. Всего предусмотрено 8 вариантов:

  • Целое число;
  • Вещественное число;
  • Список;
  • Дата;
  • Время;
  • Длина текста;
  • Прочее.
Читайте так же:
Как преобразовать букву столбца в число или наоборот в Excel?

В зависимости от выбранного элемента можно выбрать дополнительные условия. Можно задать ограничения для чисел, дат, времени и длины текста: меньше, больше, диапазон и т.д. Источник обязательно связан со списком, а пункт «другое» предлагает ввести формулу, возвращающую логическое значение.

Выпадающие списки — один из самых странных типов.

Пример выпадающего списка в ячейке excel

Используя эту функцию, вы можете указать значения в качестве источника и ограничить допустимые значения теми же значениями. Вы также можете создавать динамические раскрывающиеся списки.

Всплывающая подсказка ячейки Excel

Проверка данных в Excel позволяет установить всплывающие подсказки для ячеек в электронной таблице. Для этого перейдите на вторую вкладку окна проверки ввода — «Входное сообщение».

Пример настройки всплывающей подсказки для ячейки

На рисунке показан пример возможного сообщения для ячейки, в которую вводятся целые числа от 1 до 31 (настройка на вкладке Параметры). Заголовок и сообщение зависят от вас, нет никаких правил для их оформления. Не забудьте установить флажок «Показывать подсказку, если ячейка текущая», иначе сообщение будет отключено.

Пример всплывающих подсказок в Excel:

Отображение вслывающей подсказки при выделении ячейки

Вывод сообщения об ошибке

Последняя вкладка окна управления данными позволяет настроить поведение и вывод сообщений при обнаружении неверного значения.

Существует три варианта этого сообщения, которые отличаются по своему поведению:

  • Остановка;
  • Предупреждение;
  • Сообщение.

Настройки вывода сообщения об ошибке проверки данных в Excel

В отличие от любого другого сообщения об ошибке, Stop предлагает только два варианта: отменить ввод и повторить ввод. При отмененном вводе новое значение будет заменено на старое. Повторный ввод дает возможность исправить новое значение.

Предупреждение более справедливо, чем остановка, поскольку позволяет оставить значение, не соответствующее условиям проверки, после того, как пользователь подтвердил ввод.

Сообщение отображает ошибку в виде простой информации и дает возможность отменить последнее действие.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector