Evolcom.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как показать тему выше / ниже отправителя в списке рассылки в Outlook?

10 скрытых функций Microsoft Outlook, которые используются редко

Если вы пользуетесь Outlook, вы уже знаете, что это очень полезное программное обеспечение для управления электронной почтой, которое включает в себя множество замечательных функций. Сегодня мы рассмотрим некоторые менее известные функции Outlook, которые могут помочь вам улучшить рабочий процесс.

Разблокируйте шпаргалку «Основные сочетания клавиш Microsoft Outlook» прямо сейчас!

Так вы сможете подписаться на нашу рассылку

Введите адрес электронной почты
отпереть
Прочитайте нашу политику конфиденциальности

1. Измените количество строк в сообщениях предварительного просмотра.

Предварительный просмотр сообщений Outlook

Предварительный просмотр каждого сообщения электронной почты отображается в списке сообщений Outlook. В первой строке отображается имя отправителя, тема письма, а затем одна строка из текста письма.

Измените число строк в списке сообщений в соответствии со своими потребностями.

Перейдите на вкладку Вид и нажмите Показать предварительный просмотр сообщения. Затем выберите 1 строку (по умолчанию), 2 строки или 3 строки. Или выберите «Выключить», если вы не хотите, чтобы какие-либо из писем отображались в списке.

Вам будет задан вопрос, хотите ли вы применить эту опцию только к этой папке или ко всем почтовым ящикам.

Вам не нужно включать строки отправителя и темы письма в количество выбранных строк. Другими словами, если вы выберете две строки, вы увидите в общей сложности три строки: отправителя и тему письма на первой строке, а затем две строки тела письма ниже.

2. Выберите, какая папка отображается при запуске Outlook

Изменить, какая папка открывается при запуске Outlook

Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты в Outlook, вы можете выбрать почтовый ящик, который вы хотите отображать по умолчанию при открытии Outlook. Или вы можете выбрать другую папку, кроме папки «Входящие», если хотите.

Идти к Файл> Параметры и нажмите продвинутый в левой панели на Параметры Outlook диалоговое окно.

в Запуск и выход из Outlook раздел, нажмите Просматривать. На Выберите папку В диалоговом окне найдите нужную учетную запись и выберите «Входящие» или другую папку, в которой вы хотите запустить Outlook.

Мы обнаружили, что этот параметр не всегда остается неизменным. Если это сработало для вас, пожалуйста, сообщите нам об этом в комментариях.

3. Создайте папку поиска Outlook

Папка поиска Outlook

Чтобы упростить поиск слов и фраз, которые вы часто используете в Outlook, создайте «виртуальную папку поиска».

Который выведет список всех элементов, соответствующих заданным критериям поиска. Outlook включает несколько шаблонов для папок поиска, или вы можете создать свой собственный.

Например, папка «Непрочитанная почта» показывает все непрочитанные письма в одной папке, даже если они находятся в разных папках вашего почтового ящика. Сообщения не перемещаются в папку «Поиск», они только отображаются в ней. Они остаются в своих исходных папках.

Создайте новую папку поиска, нажмите кнопку Новая папка поиска в новом разделе на вкладке Переплет. Выберите предварительно созданный шаблон папки поиска из списка или выберите Создать пользовательскую папку поиска в пользовательском шаблоне в нижней части списка.

Вы можете создать собственную папку поиска, выбрав Новая папка поиска.

Выберите имя для папки поиска в диалоговом окне Custom Search Folder. Нажмите Критерии и введите критерии поиска в диалоговом окне Критерии поиска папки.

Если это не сработает, у нас есть несколько методов, которые можно использовать для исправления поиска Outlook.

4. Очистите папку Outlook

Очистить папку в Outlook

Функция очистки папки Outlook удаляет избыточные сообщения в потоке или папке. Избыточные сообщения — это предыдущие сообщения в цепочке, также цитируемые в ответах. Длинные почтовые темы могут заканчиваться несколькими копиями более ранних сообщений, которые цитируются в каждом ответе.

Команда Очистить папку перемещает избыточные сообщения в папке и ее подпапках в папку по умолчанию Удаленные.

Читайте так же:
Как по умолчанию в Outlook отображать встречи как свободные / занятые / под вопросом?

Щелкните правой кнопкой мыши папку, которую необходимо очистить, и выберите Очистить папку.

Вы можете установить параметры для Очистить папку команда, перейдя в Файл> Параметры> Почта> Очистить беседу. Выберите папку, в которую вы хотите переместить очищенные элементы, и включите или отключите любые другие параметры очистки, которые вы хотите.

5. Отправить электронное письмо в будущем

Задержка доставки электронной почты в Outlook

Иногда нужно написать письмо, но отправить его только позже. Функция отложенной доставки в Outlook

Делает это возможным простым путем.

Сначала введите свой новый адрес электронной почты или ответьте на него. Затем в окне сообщения в разделе Дополнительные настройки нажмите на Задержка доставки.

В разделе Параметры доставки установите флажок Не доставлять раньше времени и выберите дату и время.

Выберите другие параметры и нажмите Закрыть.

Outlook хранит запланированные письма в папке «Исходящие» до момента их отправки, после чего они перемещаются в папку «Переданные».

Если вы передумали и хотите отменить отложенную доставку или перенести ее на другую дату и время, зайдите в папку «Исходящие» и откройте письмо. Нажмите на Отложенная доставка в Настройках Снова нажмите на вкладку и измените дату и время Снимите или установите флажок, чтобы отключить отложенную доставку.

6. Используйте быстрые шаги

Быстрые шаги в Outlook

Раздел «Быстрые шаги» на вкладке «Главная» в Outlook обеспечивает доступ к общим действиям одним щелчком мыши. Microsoft предлагает несколько начальных «Быстрых шагов», но вы также можете создать свои собственные.

Чтобы создать пользовательский быстрый шаг, нажмите кнопку Создать новый в разделе Быстрые шаги. В диалоговом окне Edit Quick Step (Редактировать быстрый шаг) можно задать название быстрого шага.

Затем выберите действие из выпадающего списка и нажмите Добавить действие. Продолжайте добавлять другие действия, которые вы хотите выполнить в том же быстром шаге, нажимая кнопку Добавить действие после каждого действия.

Например, вы можете создать быстрый шаг, чтобы отметить выбранные письма как прочитанные, а затем переместить их в определенную папку. Аналогичный инструмент см. в разделе «Как создавать группы электронной почты и списки рассылки».

7. Откройте несколько окон Windows

Несколько окон Outlook

Если вы используете Outlook для электронной почты, составления расписания и задач, вы можете открыть несколько окон Outlook. Это позволяет одновременно просматривать электронную почту, календарь и задачи вместо того, чтобы использовать кнопки навигации для переключения между режимами просмотра.

Щелкнув правой кнопкой мыши по значку Outlook на панели задач, можно открыть новое окно Outlook. Расположите окна так, как вам нужно.

Когда вы закрываете Outlook, переходите к Файл> Выход на любом из открытых окон. Не нажимайте Икс в правом верхнем углу любого из окон. Outlook откроется в следующий раз с тем же количеством окон и в том же положении, в котором они находились при выходе из Outlook.

8. Создание и управление правилами

Мастер правил Outlook

Возможно, вам не всегда нравится играть по правилам, однако правила в Outlook

Может быть очень полезным. Они позволяют автоматически настраивать определенные события в зависимости от происходящих действий.

Например, вы можете перемещать сообщения с определенными словами в теме письма или от определенного человека в папку и одновременно помечать сообщения как прочитанные. Вы можете создать правило, чтобы делать все это одновременно с получением сообщений.

Выберите Управление правилами Оповещения в разделе Перемещение на вкладке Главная, чтобы создать или изменить правила. В диалоговом окне Правила и оповещения можно создавать, изменять и запускать правила вручную.

Нажмите Новое правило Создать правило, а затем следуйте инструкциям мастера создания правил.

В Outlook отсутствует одна функция — автоматическое копирование себя по электронной почте. Но вы можете обойти это ограничение, используя правила

9. Измените имя учетной записи Outlook

Изменить имя учетной записи в Outlook

По умолчанию именем учетной записи в Outlook является ваш адрес электронной почты, который отображается в левой панели при добавлении учетной записи электронной почты. Однако вы можете изменить имя учетной записи, чтобы облегчить поиск вашей учетной записи. Полезно, если у вас много учетных записей электронной почты в Outlook.

Читайте так же:
Как подсчитать общее количество вложений в выбранных письмах в Outlook?

Чтобы изменить имя учетной записи, щелкните правой кнопкой мыши имя текущей учетной записи на левой панели (не Входящие для учетной записи) и выберите Свойства учетной записи. Или перейдите к Файл> Информация ( Информация об учетной записи экран).

Затем перейдите к Настройки учетной записи> Настройки учетной записи и убедитесь, что Эл. адрес вкладка активна на Настройки аккаунта диалоговое окно. Это должно быть по умолчанию.

Выберите учетную запись в списке, для которой вы хотите изменить имя (если она еще не выбрана), затем нажмите + Изменить.

В диалоговом окне Настройки учетной записи выберите Общие, затем измените Имя пользователя. Нажмите Далее, а затем нажмите Готово.

10. Используйте ключи командной строки Outlook

Переключатели командной строки Outlook

Outlook предоставляет переключатели командной строки, которые позволяют выполнять различные операции. Если вы предпочитаете использовать клавиатуру, а не мышь, вы можете ускорить выполнение операций в Outlook с помощью переключателей командной строки. Они также могут помочь вам устранить неполадки в Outlook.

Мы рассмотрели 25 вариантов командной строки для Outlook 2016

Вам следует знать.

Например, чтобы отправить получателю сообщение по электронной почте, откройте диалоговое окно «Выполнить» (клавиша Windows + R) и введите в открытом окне приведенную ниже команду, заменив адрес электронной почты на адрес получателя.

Инструменты, чтобы сделать Outlook еще более полезным

Если вам не хватает всех замечательных функций Outlook, даже менее известных, мы рассмотрели некоторые полезные инструменты сторонних разработчиков для Outlook, которые добавляют функциональность Outlook или улучшают существующие функции. И не забывайте об основах, таких как добавление подписи к электронному письму.

И не забывайте, что наряду с отличными функциями существует также множество ярлыков Outlook, которые помогут вам экономить время.

Как экспортировать электронные письма из Outlook в Excel

Когда речь заходит о почтовых клиентах, Outlook является предпочтительной средой для многих предприятий и пользователей… Она безопасна, универсальна и мощна. Вы можете хранить и управлять большим количеством электронной корреспонденции на одном сервере и получать доступ к нескольким учетным записям… Однако есть и несколько недостатков — например, некоторые пользователи разочаровываются при попытке экспортировать электронную почту из MS Outlook.

Хотя существуют различные ручные методы, ни один из них не является идеальным. Если информации мало, отдельные письма можно скопировать и вставить в Word или другой текстовый процессор. Исходное форматирование не может быть сохранено.

Блокнот с Excel

В этой статье мы рассмотрим несколько надежных способов превратить ваши электронные письма в электронные таблицы для Microsoft Excel. Не существует волшебной кнопки, которая автоматически экспортирует электронные письма из Outlook в Excel. Узнайте, как решить эту непростую проблему с помощью этих советов.

Причины экспорта электронных писем Outlook

Многие причины могут побудить пользователя перенести свою почту. Вот наиболее распространенные причины, по которым люди экспортируют электронную почту из Outlook в Microsoft Excel. :

  • Нужно перейти на новый сервер
  • Нужно создать список рассылки для других приложений
  • Нужно переключаться между платформами
  • Нужно поделиться информацией с другим пользователем
  • Нужно создать резервную копию

При переходе от одной системы к другой данные часто повреждаются или теряются. Миграция в Excel — задача не из легких: если вы попробуете сомнительный метод, то рискуете потерять информацию навсегда. Вместо того чтобы идти на неоправданный риск, воспользуйтесь секретами, которыми мы поделимся ниже. Мы покажем вам, как копировать и вставлять данные или экспортировать их в CSV-файл вместо…

Читайте так же:
Как переместить сообщение электронной почты в указанную папку после чтения в Outlook?

Преимущества импорта в электронные таблицы

Экспорт в Microsoft Excel — один из самых надежных способов передачи. Разговоры можно регистрировать в электронной таблице. Вы можете найти старые контакты и обмены по различным параметрам, например, по дате контекста.

Также полезно рассматривать электронную таблицу как резервную копию… Всю ценную информацию в Outlook нужно скопировать, чтобы запомнить ее… Рано или поздно вам может понадобиться восстановить некоторые разговоры по личным или юридическим причинам. В случае сбоя сервера, если данные исчезнут (это кошмар!), у вас будет XLS-файл, к которому можно обратиться.

Как экспортировать электронные письма Outlook в Excel

Хотите создать список рассылки или экспертный отчет? Это лучший способ сделать это:

  1. Нажмите кнопку выше, чтобы загрузить программное обеспечение Outlook Data Export Kit..
  2. Установите и запустите.
  3. Нажмите “Отчеты” и выберите “Список контактов” или “Список получателей помощи адреса электронной почты” если вы хотите создать список рассылки,
    или
    выбирать “Свойства электронной почты…” если вы хотите создать список писем Outlook в их свойствах.
  4. Choose the report options and execute the report .
  5. Открыть файл результатов в Microsoft Excel или другом редакторе электронных таблиц.

Отчеты Dekit

Вы также можете извлечь учетные записи и пароли Outlook из Data Extraction Kit for Outlook. Проверьте это. Кроме того, вы можете узнать, как импортировать адреса электронной почты из Excel в Microsoft Outlook.

Как экспортировать данные почты в Microsoft Excel с помощью Outlook

Это не ракетостроение, но я предупреждаю вас: не надейтесь спасти стиль. Данные будут передаваться открытым текстом вместе с контактами. и все ссылки будут основными. Здесь нет никаких исключений или обходных путей, как в Windows, так и в Mac. Если вам действительно нужно сохранить внешний вид и ощущение оригинальных писем, сохраните их в формате HTML. В противном случае выполните данную процедуру:

  1. Откройте приложение Microsoft Outlook.
  2. Перейдите в меню "Файл"..
  3. Выберите объект для открытия и экспорта.
  4. Выберите «Импорт / экспорт», чтобы найти «Экспорт в файл»..

Перспективы экспорта в файл

Отображение настраиваемых полей

После нажатия кнопки «Готово» все ваши сообщения попадут во вновь созданный файл — проверьте папку, чтобы убедиться в этом. Обратите внимание, что подходят оба формата Microsoft Excel.

Как открыть файл CSV

Затем вы можете легко преобразовать формат CSV (Comma Separated Values) в электронную таблицу с помощью стороннего приложения. Нажмите на экспортированный CSV-файл, а затем выберите «Открыть с помощью». — Excel в контекстном меню. При открытии файла программа откроет формат файла XLS, который вы можете сохранить.

CSV-файл

Прямой способ извлечения данных из электронных писем Microsoft Outlook

Вы можете массово перенести все свои электронные письма из Outlook 2016 или другой версии для Windows или Mac. Нет необходимости предварительно экспортировать данные в отдельный файл … Вот как быстро выполнить работу с помощью копирования и вставки:

  1. Откройте Outlook и переключитесь в режим просмотра почты.
  2. Откройте папку, содержимое которой вы хотите передать.
  3. Копирование всех сообщений электронной почты с текстом или без текста (см. примечание ниже).
  4. Откройте MS Excel.
  5. Создайте новый файл электронной таблицы.
  6. Вставьте скопированные письма — выделите ячейку A1 и вставьте, используя стандартные клавиши «Ctrl» + V ‘/’ Command + Command V ‘для экспорта писем Outlook.
  7. Сохраните файл. На устройстве Windows или Mac.
Как копировать электронные письма для Microsoft Excel (Шаг 3)

Импортировать электронные письма в любую версию, включая Outlook, можно двумя способами. 2013 — с текстом или без текста. Шаги ниже помогут вам сохранить содержимое. Шаг 6 — первый шаг для экспорта без текста.

Поступайте следующим образом:

    Отключите режим области чтения Outlook через меню «Вид»..

Outlook Отключение панели чтения

Экспорт писем из Outlook в Excel с указанием даты и времени

Если вам нужно записать дату и время, используйте метод копирования и вставки. Outlook позволит вам просматривать электронные письма из определенного диапазона данных… Метод похож на обычное прямое копирование… Вот что вам нужно сделать:

  1. Перейдите на панель поиска из Outlook, 2010 или другого варианта.
  2. Введите две даты, чтобы задать период времени.
  3. Нажмите «Ввод».
  4. Выберите электронные письма с диапазоном дат (используйте подсказки в шаге 3 выше).
  5. Скопируйте выделение (клавиши Ctrl + C).
  6. Откройте MS Excel.
  7. Вставьте скопированные данные в пустую электронную таблицу (клавиши Ctrl + B).

Поздравляю! Сообщения с отметкой времени теперь находятся в вашей электронной таблице….. Нет необходимости искать папки на нашем устройстве — просто копируйте и вставляйте напрямую! Этот базовый метод используется для некоторых видов аналитических работ… Обратите внимание, что экспортированный файл CSV не создается — вместо этого вы сохраняете таблицы после вставки данных. Теперь вы знаете, как экспортировать электронные письма из Outlook в Excel с датой и временем….

Заключительные слова

Это наиболее распространенные способы переноса данных электронной почты из Outlook. 2019 и более ранних версий в Excel. Если одна или обе системы работают на компьютерах Macintosh, порядок действий такой же. Если вам нужно физически перенести CSV-файл на другой компьютер, вы можете использовать внешнее хранилище или сохранить его в облаке. Вы также можете отправить его на адрес Mac.

Если вам нужна резервная копия, вы также можете экспортировать электронную почту Outlook в отдельный файл PST. Храните его в безопасном месте. В нем будут содержаться не только ваши сообщения, но и контакты, задачи и задания. Вы также можете переносить электронные письма из других почтовых клиентов непосредственно в Outlook с помощью специального конвертера, который генерирует PST… Данные можно загрузить в отдельный файл или загрузить непосредственно в ваш активный профиль Outlook…

Почтовая рассылка

У нас есть таблица в Microsoft Excel, содержащая информацию об основных клиентах нашей компании (адреса электронной почты, имена, названия компаний и т. д.), которых мы хотели бы поздравить с наступающим праздником.

Поздравление будет составлено с помощью простого, но трогательного послания, содержащего имя клиента и название его компании. Кроме того, к адресату нужно относиться так, чтобы он — не дай Бог! не подумал, что письмо автоматическое, а был уверен, что письмо кропотливо написано для него вручную.

В конце всех сделанных вами сообщений вы должны:

  • Либо отправляется через Outlook на электронную почту каждого клиента
  • Либо распечатывается и отправляется позже по обычной почте
  • Либо помещается в новый файл, где каждое письмо — отдельный лист (параграф)

Применительно к Microsoft Office эта процедура называется Mail Merge. Поехали.

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица списка клиентов для рассылки должна соответствовать нескольким простым требованиям:

  • Заголовок таблицы должен быть простым: одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторов или пустых ячеек).
  • В таблице не должно быть объединенных ячеек.
  • В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (допускаются отдельные пустые ячейки).

Очевидно, что если вы планируете отправку по электронной почте, в таблице должен быть столбец, содержащий адреса адресатов.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения "Уважаемый(ая). " Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества ("а" или "ч"), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT) .

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу(FormatasTable) с вкладки Главная(Home) . Подробнее про такие "умные таблицы" можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Откройте новый пустой документ в Microsoft Word и наберите текст нашего сообщения, оставив поля пустыми, чтобы позже вставить название клиента и компании.

Затем запустите пошаговый мастер слияния на вкладке Рассылки с помощью кнопки Начать слияние писем — Пошаговый мастер слияния:

В Word 2003 и более поздних версиях эта команда была доступна в разделе Инструменты — Письма и рассылки — Мастер Mail Merge .

Далее следует шестиэтапный процесс (перейти от одного этапа к другому можно с помощью кнопок «Далее» и «Назад» в правом нижнем углу области задач).

Выберите тип документа на первом шаге.

На этом этапе пользователь должен выбрать тип документов, которые он хочет получить после слияния. У нас есть выбор между письмами, если мы хотим отправить вывод на принтер, и электронной почтой, если мы хотим отправить вывод по почте.

Шаг 2: Выбрать документ

Цель этого шага — определить, какой документ будет служить основой (шаблоном) для всех будущих сообщений того же типа. Мы выбираем документ Current.

Шаг 3: Выберите получателей

На этом этапе мы соединим список клиентов в Excel с документом Word. Выберите Use List и нажмите Browse, затем в диалоговом окне Open File укажите, где находится наш файл со списком клиентов.

В окне «Слияние получателей» Word предоставляет возможность фильтрации, сортировки и ручного выбора записей с помощью источника данных.

Шаг 4: Создать устав

На этом этапе пользователь должен указать, куда в документе вставить данные из вложенного списка. Для этого установите курсор в точку вставки в письме и воспользуйтесь ссылкой Multiple Items (Несколько элементов) — это отобразит все поля в списке, из которого можно выбрать нужное поле для вставки:

Для этого мы должны одновременно вставить все поля слияния, выделенные красным цветом:

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания "ый"/"ая" к слову "уважаем" (как в нашем примере), но был обычный столбец "Пол" с классическими "муж" и "жен", то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :

mail-merge-rules.png

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову "уважаемый/ая" выберем третий пункт IF. THEN. ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

mail-merge-if.png

Шаг 5: Просмотр электронных писем

С помощью кнопок со стрелками мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния. Кроме того, при необходимости можно исключить получателя.

Шаг 6: Окончательное завершение слияния

На этом этапе можно выбрать несколько вариантов:

Если вы нажмете на ссылку Печать, все результаты слияния будут немедленно отправлены на принтер без отображения на экране.

Если вы хотите сохранить объединенные документы для дальнейшего использования или вам необходимо отредактировать некоторые документы вручную, вы можете воспользоваться ссылкой Редактировать отдельные письма, которая отправляет результаты объединения в отдельный файл:

Если на шаге 1 была выбрана опция Email, на шаге 6 вам будет предложено ввести тему отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для отправки. Все созданные сообщения затем помещаются в папку «Исходящие» почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно "застрянут" в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector