Evolcom.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как получить доступ к архивным письмам в Outlook?

Как получить доступ к архивным письмам в Outlook

Архивирование старых писем, которые вы не хотите удалять, — хороший способ сохранить управляемый размер почтового ящика Outlook. Так же, как существует несколько различных способов архивирования электронных писем в Outlook, есть несколько способов найти эти сообщения, когда они вам понадобятся. Узнайте, как получить доступ к архивным сообщениям электронной почты в Outlook, используя метод, соответствующий тому, как вы их изначально хранили.

Инструкции в этой статье применимы к Outlook для Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010.

Как найти архивную папку

Если у вас есть учетная запись Microsoft 365, Exchange, Exchange Online или Outlook.com, ваша архивная папка уже существует, даже если вы никогда не использовали ее раньше. Папка находится в списке папок Outlook.

Выберите Просмотр Tab.

В раскрывающемся списке Панели папок выберите Обычный.

Эта папка архива должна появиться в списке папок. Откройте папку, чтобы найти нужное сообщение в архиве.

Отсутствует папка архива

В Outlook 365, Outlook 2019 или Outlook 2016 для просмотра папки «Архив» необходимо обновить Outlook.

Выберите вкладку Отправить Outlook.

Выберите Account (Счет) в левой панели.

Выберите «Параметры обновления» > «Обновить сейчас».

После проверки наличия обновлений Microsoft установит их. После завершения установки обновлений папка Архив должна появиться в списке папок Outlook.

Как получить доступ к папке архива Outlook Online

Если у вас есть учетная запись электронной почты Outlook Online, папка архива доступна в режиме онлайн.

Перейдите на сайт Outlook.com и войдите в систему с помощью учетной записи электронной почты Outlook.

Нажмите на стрелку рядом с Папки, чтобы развернуть список папок Outlook, если папки не отображаются.

Выберите Файл в левой панели под папками. Отобразятся ваши архивные электронные письма.

Как найти элементы в файле данных Outlook (.pst)

Архивные элементы можно хранить в файле данных Outlook, который также называется файлом личной папки (.pst), если вы используете учетную запись POP или IMAP или если вы используете автоматическое архивирование с учетной записью электронной почты на сервере Exchange. Когда вы открываете файл личной папки в Outlook, вы можете искать определенные слова или фразы.

Откройте Outlook и выберите вкладку Send (Отправить).

Читайте так же:
Как получить все вложения из заархивированных писем в Outlook?

Выберите Открыть и экспортировать на левой панели.

Выберите Open Outlook Data File (Открыть файл данных Outlook). Появится диалоговое окно Открыть файл данных Outlook.

Выберите файл данных Outlook, который вы хотите открыть, и нажмите OK.

По умолчанию файлы данных Outlook хранятся на диске: Имя пользователя Documents Outlook Files archive.pst в Windows 10, Windows 8 и Windows 7 (диск и имя пользователя зависят от вашей системы).

Нажмите на стрелку рядом с файлом данных Outlook в области навигации, чтобы развернуть верхний уровень и увидеть вложенные папки в файле. Выберите вложенную папку, чтобы просмотреть ее содержимое.

Найдите адрес электронной почты, контакт или тему в архивной папке с помощью встроенных в Outlook инструментов поиска.

Как заархивировать почту в Outlook – создание архива важных писем

Архивирование почты в популярном клиенте Microsoft Outlook является актуальной проблемой. Процедура проста, но стоит быть достаточно методичным, чтобы не потерять ценную переписку.

Зачем нужна архивация почты?

Существует несколько причин для сжатия собственных архивов электронной почты. Первое — это безопасность. Файл шифруется и отправляется «в облако», где ему больше не угрожают злоумышленники. Вторая — необходимость рационализации файлового пространства. Это особенно актуально, когда организация большая и просто невозможно хранить все электронные письма в распакованном виде. Это не очень актуально для небольших организаций, но для крупных компаний и централизованных государственных учреждений этот совет очень ценен.

Одним из основных преимуществ архива Outlook является централизация учетных записей и гибкость политики разрешений.

Как узнать размер почтового ящика

Перед архивированием почты в Outlook следует проверить размер почтового ящика.

Есть два основных маршрута:

  • С помощью веб-интерфейса;
  • С помощью интерфейса программы.

Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс, сделайте следующее

  1. Входим в свой почтовый ящик через браузер.Вход в ящик
  2. Нажимаем значок настроек (обычно это стандартная пиктограмма шестеренки), ищем там параметры.Вход в параметры
  3. В параметрах учетной записи и будет обычно отражаться заполняемость самого ящика.Параметры записи

Однако в случае с Outlaw процедура несколько иная:

  1. Требуется кликнуть по пункту «Файл».Пункт Файлы
  2. Размер ящика прописан во вкладке «Сведения» в виде наглядного графического прогресс бара.Вкладка Сведения

Автоматическая архивация

Резервное копирование почтового ящика обычно выполняется через клиент Outlook. Вы можете настроить архивирование автоматически или вручную. Для автоматического архивирования вам понадобятся:

  • Откройте собственный аккаунт Outloud с помощью одноименной вкладки меню «Файл»;
  • Выберите «Инструменты очистки», затем «Удалить почтовый ящик»;
  • Найдите в интерфейсе кнопку «Автоархивирование»;
  • При необходимости вы можете настроить автоматическое архивирование определенной папки. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на нужной папке, затем в контекстном меню выберите Свойства / Архив / Автоматическая архивация;
  • Все необходимые параметры могут быть определены в настройках конфигурации архива по умолчанию.
Читайте так же:
Как получить важное уведомление по электронной почте в Outlook?

Архивируем вручную

Можно создать личный архив, если автоматический сбор корреспонденции не нужен. Используйте меню Файл / Инструменты очистки / Архив.

В открывшемся меню файла задайте необходимые настройки и нажмите Ok.

При обоих методах архивирования данных Outlook клиент создает файл, содержащий копию архивной информации, которую при необходимости можно импортировать обратно, а также перенести архив на любой другой компьютер.

Перемещение в сетевой архив

В вычислительной технике сетевой архив — это заранее определенное место хранения в компьютерной сети. Обычно туда перемещаются ненужные почтовые сообщения. Перемещение в сетевой архив организуется по-разному. Упаковка документов обычно занимает дополнительный промежуток времени, однако она может быть выполнена и по принципу переполнения. То есть через определенный промежуток времени документы помещаются в хранилище. Или диск заполняется до определенного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

Отправить корреспонденцию в сетевой архив можно через веб-интерфейс следующим образом

  • открыть Аутлук через браузер;
  • в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;Выбор писем
  • нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;Окно переместить
  • письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.Процесс перемещения

Обратите внимание, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы аналогично почтовым ящикам «больших» компаний, таких как Google. А навигационное меню обычно организовано так же, как и в обычном проводнике Windows. Поэтому освоить процедуру обычно несложно.

Архивировать письма в Autlux можно следующим образом: перейдите в любую папку, содержащую письма, выберите нужное совпадение и нажмите на кнопку Переместить — нужная папка в контекстном меню. С помощью клавиш Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: при нажатой клавише Shift выделяются все письма (выделите письмо, нажмите Shift и щелкните по последнему элементу в нужном выделении), при нажатой клавише Ctrl — каждое последующее письмо добавляется в выделение. Однако это стандартные клавиши быстрого доступа для многих программ.

Как подключить архив на другом компьютере

Архив можно подключить к любой версии Outlook, включая 2010, 2013 и 2016:

  1. Копируем архивный файл с расширением pst на другой носитель через Проводник или иные файловые менеджеры.
  2. Открываем Аутлук на той «машине», где следует произвести восстановление.
  3. Выбираем «Открыть и экспортировать».открыть и экспортировать
  4. В появившемся меню открытия файлов ищем директорию копии архивного документа и выбираем искомый файл.Поиск директории
Читайте так же:
Как переместить электронные письма от неизвестных отправителей в определенную папку в Outlook?

Архивация в Outlook для Windows

В Outlook существует несколько вариантов архивирования сообщений. Выбор метода зависит от типа учетных записей электронной почты, настроенных в Outlook.

Все учетные записи имеют доступ к папке Archive. Папка Архив является одной из стандартных папок Outlook в таких типах учетных записей, как Microsoft 365, Outlook.com и Exchange. Эту папку нельзя удалить. Вы можете применить политики папок, например политику хранения, к папке Archive, если вы используете Outlook с учетной записью Exchange или Exchange Online.

Вы можете создать архивную папку для учетных записей POP и IMAP или назначить существующую папку архивной. Учетные записи Microsoft 365 и Exchange не могут перемещать свои архивные папки.

При перемещении сообщений в папку Архив с помощью кнопки Архивировать размер почтового ящика не уменьшается. Используйте архив сервера в Microsoft 365 для предприятий или архивируйте элементы вручную, чтобы уменьшить размер почтового ящика.

Архивация сообщений с помощью кнопки «Архивировать»

Вы можете использовать кнопку «Архив» в группе «Удалить» ленты, чтобы переместить одно или несколько сообщений в папку «Архив», не удаляя их. Архивирование имеет ряд преимуществ.

Вы можете легко найти архивные статьи с помощью поисковой строки или перейдя в папку «Архив». Когда вы вводите условие в поле поиска, Outlook по умолчанию ищет во всех папках вашего почтового ящика.

Элементы по-прежнему доступны на вашем телефоне или другом устройстве в папке «Архив».

Архивация элементов в Outlook

Выберите одно или несколько сообщений в папке для архивации.

В группе Удалить нажмите кнопку Архивировать. Кроме того, вы можете использовать клавишу BACKSPACE для мгновенного архивирования выбранных сообщений.

Архивация одним щелчком

Примечание: Для учетных записей Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com архивная папка уже существует, даже если вы не использовали эту функцию. Вы можете найти его в списке папок Outlook. Если вы не видите папку в Outlook 2016 или Outlook для Microsoft 365, выберите Файл > Учетная запись Office > Параметры обновления > Обновить.

Читайте так же:
Как пакетно конвертировать несколько писем в файлы PDF в Outlook?

Сообщения будут перемещены в папку Архив. Если вы по ошибке заархивировали сообщение, перейдите в папку Архив и поместите его обратно в папку Входящие.

Примечание. Кнопка Архивировать доступна только в Outlook 2016 и Outlook 2019. Кнопка Архивировать не отображается на ленте в более старых версиях Outlook.

Архивация сообщений с помощью клавиатуры

Вы можете нажать BACKSPACE для архивации одного или нескольких выбранных сообщений. Если нажать кнопку Удалить, сообщения будут перемещены в папку Удаленные. Клавиша BACKSPACE не может быть изменена.

Предупреждение. Если сообщение открыто в отдельном окне, а не в области чтения, нажатие клавиши BACKSPACE не приведет к архивации сообщения. Чтобы архивировать сообщение с помощью клавиши BACKSPACE, необходимо закрыть сообщение и отобразить его в области чтения. Если сообщение открыто в новом окне, единственный способ заархивировать его — использовать кнопку Архивировать на ленте.

Как отключить архивацию при нажатии клавиши BACKSPACE в Outlook для Microsoft 365?

Вы можете добавить следующие записи реестра, чтобы отключить функцию архивной папки, чтобы элементы не перемещались туда, когда вы нажимаете клавишу BACKSPACE.

Важно!
Будьте внимательны, выполняя действия, описанные в этом разделе. Ошибки при изменении реестра могут привести к серьезным проблемам. Прежде чем начинать, создайте резервную копию реестра для восстановления на случай неполадок.

Путь в реестре групповой политики:
HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREpoliciesMicrosoftoffice16.0outlookoptions
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Путь в реестре центра развертывания Office (OCT): HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREmicrosoftoffice16.0outlookoptions
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Примечание. Версии Outlook, на которые распространяются бессрочные лицензии, не нуждаются в применении этого исправления.

Как найти папку «Архив»?

В списке папок есть папка Архив. Чтобы отобразить список папок, выберите Вид > Область папок > Обычный вид.

В меню "Область папок" выбран вариант "Обычный".

Как выполнить поиск в папке «Архив»?

Список папок Outlook выполняет поиск во всем почтовом ящике, когда вы вводите поисковый запрос в поле в верхней части.

Поиск в почтовом ящике

Если вы хотите ограничить область поиска папкой «Архив», выберите ее первой в списке папок. Поиск будет осуществляться только в папке «Архив».

Поиск в папке "Архив"

Чем эта функция отличается от серверного архива?

Корпоративные клиенты Microsoft 365 с большими почтовыми ящиками могут использовать функцию архива сервера. Они могут использовать архив сервера, чтобы избежать необходимости удалять старые сообщения. Архив сервера для пользователя — это как вторая учетная запись с собственной структурой папок в Outlook. Поиск в папке «Входящие» не включает его.

Читайте так же:
Как пересылать и удалять сообщения электронной почты в Outlook?

Если архив сервера включен, администраторы и пользователи могут настроить политики архива для автоматического перемещения старых сообщений в архив сервера.

Когда следует использовать архивацию, а когда — серверный архив?

Рекомендуется архивировать старые сообщения и удалять их из папки «Входящие». Архив — это коллекция документов. Храните элементы в нем, но сохраняйте возможность доступа к ним. При желании сообщения можно удалять или перемещать в определенные папки.

Корпоративные пользователи Office 365 с большими почтовыми ящиками должны настроить политику архивирования таким образом, чтобы элементы перемещались в архив сервера через год (или короче, если пользователи быстрее превышают квоту почтовых ящиков). Таким образом, старую почту не придется удалять, чтобы освободить место для новых сообщений. Почта старше указанного срока может быть перемещена из папки входящих сообщений в локальную архивную папку.

Часто задаваемые вопросы об архивации

Другую папку архивации нельзя выбрать, если вы используете учетную запись Microsoft 365, Exchange, Exchange Online или Outlook.com. Архив — это одна из стандартных папок Outlook, которую нельзя переименовать, переместить или удалить. Папку Архив можно перенаправить в другое место, если вы используете учетную запись POP или IMAP, например Gmail, Yahoo или iCloud. Выберите пункт меню Настройки почтового ящика > Инструменты > Назначение папки архива.

Архивирование — это знакомая функция, уже доступная в Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com и даже в других почтовых службах, таких как Gmail. Поскольку это устоявшийся термин, а серверный архив существует уже давно, мы решили не менять эти названия.

Автоархивирование — это старая функция Outlook, которая обеспечивает автоматическое сохранение старых сообщений в файле PST. Таким образом, сервер удалит сообщения, и их будет сложнее найти. Сломанный жесткий диск, содержащий файл AutoArchive.pst, приведет к потере сообщений. Эта функция заменяет AutoArchive и предоставляется на уровне предприятия.

Ваш ИТ-отдел не может отключить эту функцию, если у вас нет серверного архива. Однако у вас все еще есть возможность использовать автоархивирование. Ручная процедура автоархивирования старых элементов в Outlook для Windows доступна в разделе Ручное автоархивирование старых элементов в Outlook 2016.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector