Evolcom.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как получить важное уведомление по электронной почте в Outlook?

TOP-11 функций Microsoft Outlook для получения максимальной отдачи

TOP-11 функций Microsoft Outlook для получения максимальной отдачи

Электронная почта является неотъемлемой частью современного делового мира. Она устраняет необходимость в телефоне и ускоряет коммуникации. Помимо того, что она предоставляет широкие возможности для детального обсуждения рабочих проектов, ответов, мнений, запросов и отзывов, она также обеспечивает эффективную коммуникацию.

А современная электронная почта позволяет отслеживать ход беседы, не продираясь через горы отдельных сообщений. И все же многие люди не используют все возможности своей системы электронной почты. Конечно, все знают, как отправлять сообщения, создавать заметки о действиях, блокировать время в календаре и настраивать уведомления, но есть много других функций и приемов, о которых вы, возможно, не знаете, и которые могут изменить ваш подход к работе с сообщениями. Давайте посмотрим на них:

  • Отправка в будущее/отложенная доставка: Если у вас есть сообщения, которыми вы не хотите делиться прямо сейчас, или если у вас есть проект, но вы не хотите отправлять его слишком рано, функция отложенной доставки позволяет вам распространять сообщения в соответствии с вашим собственным графиком.
  • Группировка сообщений: Для опытных пользователей электронной почты возможность группировать сообщения в беседы по определенным темам поможет вам отслеживать почту, оставаться в курсе текущих вопросов и работать более эффективно.
  • Условное форматирование: Как и группировка сообщений, условное форматирование помогает упорядочить переписку и сосредоточиться на наиболее важных темах. Однако в отличие от группировки всех сообщений в один поток, который можно быстро просмотреть, условное форматирование просто отображает сообщения, соответствующие выбранным критериям, используя шрифт и цвет по вашему выбору.
  • Правила: другая организационная функция, Правила, позволяет создавать параметры, автоматизирующие обработку сообщений определенным образом. Некоторые системы могут контролировать отправителя, получателя, размер сообщения, дату и многое другое. Таким образом, вы никогда не пропустите сообщение от своего начальника или самого важного клиента; сообщения с тяжелыми вложениями можно пометить специальным знаком и т.д.
  • Почта в SMS: В случаях, когда вам нужно ответить немедленно или связаться с человеком, у которого нет доступа к электронной почте, отправка текстового сообщения может быть лучшим решением. Некоторые провайдеры электронной почты предлагают такую возможность, а другие — нет. Если вы пользуетесь услугами провайдера, предлагающего такую функцию, вы сможете быстро отправлять срочные сообщения. Однако не забудьте заранее предупредить получателей о необходимости использования этой функции — мало кто будет рад получить шквал несрочных сообщений во время встреч или праздников, поэтому используйте эту функцию только в критических ситуациях.
  • Уведомления на рабочем столе: если вы хотите ограничить отвлекающие факторы на день или на неопределенный срок, вы можете отключить уведомления на рабочем столе, которые появляются каждый раз, когда новое сообщение приходит в ваш почтовый ящик. Таким образом, вы сможете сосредоточиться на текущих задачах. С другой стороны, если вы ждете важное сообщение, которое не можете отложить ни на минуту, вы можете легко включить уведомления на рабочем столе на несколько часов или дольше.
  • Шаблоны сообщений: если вы работаете в сфере PR, менеджером по связям с общественностью, представителем службы поддержки клиентов или на любой другой должности, где вам необходимо отвечать на запросы информации, шаблоны электронных писем помогут вам ускорить получение ответов. После того как вы создали свой собственный шаблон, вам остается только открыть его, настроить и отправить. Это не только экономит время, но и повышает производительность. Кроме того, отсутствие необходимости повторять рутинные действия может повысить удовлетворенность работой.
  • Сохранять сообщения электронной почты как файлы: Если вы хотите сохранить определенные сообщения в той же папке, что и другие проектные работы, контракты или другие документы, просто перетащите сообщение из окна сообщений в папку с файлами. Кроме того, можно нажать кнопку Сохранить как и выбрать сохранение файла в определенном месте. Таким образом, вы сможете вернуться к сообщению позже без необходимости рыться в электронной почте.
  • Многофункциональные сочетания клавиш: если ваша почтовая система поддерживает сочетания клавиш, она также может поддерживать многофункциональные сочетания клавиш, которые позволяют объединить несколько сочетаний клавиш в одно быстрое действие. Например, если вы хотите пометить группу сообщений как прочитанные и одновременно переместить их в отдельную папку или даже пометить письма как прочитанные, отметить их и переслать своей команде, вы можете сделать это с помощью многофункциональных сочетаний клавиш. Некоторые почтовые системы, поддерживающие многофункциональные сочетания клавиш, позволяют создавать собственные сочетания клавиш.
  • Автоматическая очистка: Некоторые почтовые системы имеют функцию автоматической очистки, которая помогает экономить место и поддерживать порядок в почтовом ящике. Некоторые почтовые системы могут анализировать содержание разговоров и записывать повторяющееся содержание. Это приведет к автоматическому удалению предыдущего сообщения — таким образом, вы сможете увидеть оба сообщения и все комментарии в одной почтовой беседе, но ваш почтовый ящик не будет заполнен одними и теми же сообщениями. Конечно, если кто-то постоянно заваливает ваш почтовый ящик ненужными сообщениями, вы можете просто заблокировать отправителя с помощью фильтров «спам» и «нежелательная почта». Однако если вы не хотите препятствовать постоянному контакту с человеком в почте, вы можете просто отправить данный разговор прямо в корзину, нажав кнопку «Игнорировать».
  • Делегирование доступа: Наконец, если вы уходите в длительный академический отпуск, декретный отпуск или отпуск и не хотите проверять почту самостоятельно раз в день или раз в неделю, но также не хотите, чтобы по возвращении вас застали с горой сообщений — вы можете предоставить одному из своих коллег доступ к управлению вашим почтовым ящиком. Просто проверьте настройки своей учетной записи. Если у них есть кнопка Delegate Access или что-то подобное, вы можете предоставить своему коллеге доступ к вашей электронной почте, чтобы он мог отвечать на сообщения, пока вас нет дома.
Читайте так же:
Как показать или скрыть вид списка папок в Outlook?

Электронная почта продолжает оставаться важным инструментом в деловом мире, и владение этим инструментом только повысит вашу ценность как сотрудника. Мы надеемся, что вы возьмете на вооружение некоторые или все представленные нами функции, и они помогут вам стать более продуктивным.

Как получать уведомления Outlook только для важных писем

Компания Microsoft сочла их полезными при настройке новых уведомлений электронной почты. Тем не менее, постоянный поток уведомлений также может нарушить ход ваших мыслей. Вы можете полностью отключить уведомления или, что еще лучше, настроить Outlook так, чтобы он уведомлял вас только о важных письмах.

Как создать простое правило

Если вам нужно отвечать определенным людям, например, клиентам, начальнику или членам семьи, вы можете использовать правила в Outlook, чтобы получать уведомления только об определенных сообщениях. Вот как настроить правило, которое показывает только уведомления электронной почты от определенного отправителя.

Самый простой способ установить это правило — найти письмо от этого человека. В этом примере я установлю правило, чтобы уведомлять меня, когда я получаю электронное письмо от моего начальника, потому что электронные письма от вашего начальника всегда важны, верно? Итак, я щелкнул правой кнопкой мыши электронное письмо от главного редактора How-To Geek Уитсона Гордона и выбрал «Правила», а затем «Создать правило» во всплывающем меню.

В диалоговом окне «Создать правило» выберите условия, при которых вы хотите получать уведомления о новом письме. Я хочу получать немедленные уведомления об электронных письмах, которые я получаю от Whitson, поэтому я устанавливаю первый флажок.

Я также устанавливаю флажок «Отправлено» и убеждаюсь, что мое имя выбрано в раскрывающемся списке, чтобы получать уведомления об электронных письмах, отправленных от Whitson непосредственно мне. Если вы не хотите получать уведомления об электронных письмах, на которые вам отправили копию или одному из нескольких получателей, выберите «только мне» в раскрывающемся списке «Кому». После того, как вы сделаете свой выбор, нажмите «ОК».

Читайте так же:
Как получить пути к папкам результатов поиска в Outlook?

Откроется диалоговое окно «Успешно» с параметром «Запустить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в текущей папке». Щелкните «ОК». Я хочу узнать, какие электронные письма есть в моем почтовом ящике от Whitson, поэтому я устанавливаю флажок.

Появится диалоговое окно «Новые почтовые оповещения», требующее немедленных действий. В настоящее время в моем почтовом ящике есть только одно электронное письмо от Уитсона, так что это единственное письмо, указанное в этом диалоговом окне. Однако, если бы было больше писем от Уитсона, все они были бы перечислены здесь. Если вы хотите просмотреть электронную почту прямо из этого диалогового окна, выберите письмо для просмотра и нажмите «Открыть элемент». Нажмите «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно.

Диалоговое окно «Новые сообщения электронной почты» остается открытым, пока вы не нажмете «Закрыть», даже если вы открываете сообщение электронной почты из диалогового окна, а затем закрываете сообщение.

Как создать более сложные правила

При создании правил вы можете выбрать дополнительные, более конкретные параметры, чем те, которые доступны в основном диалоговом окне «Создать правило». Для этого откройте диалоговое окно «Создать правило», как описано ранее в этой статье. Затем нажмите «Дополнительные параметры».

На первом экране диалогового окна «Мастер правил» отображается список подробных условий для проверки. Установите флажки для условий, при которых вы хотите получать уведомления по электронной почте. Я хочу получать уведомления, когда получаю письма от Whitson, отправленные только мне, поэтому выбираю эти условия.

Подчеркнутый синий текст — это ссылки, по которым вы нажимаете, чтобы указать значения, которые вы хотите проверить в этом условии. После выбора этого условия щелкните синюю ссылку на это условие в поле «Шаг 2», чтобы изменить значения.

Выбрав условия, которые хотите проверить, нажмите «Далее».

Теперь выберите параметры, чтобы указать, что следует делать с полученным сообщением, которое соответствует выбранным условиям. Вы можете переместить сообщение в определенную папку, переслать его одному или нескольким людям, ответить с помощью шаблона или пометить его как прочитанное. Я хочу получать оповещение на рабочем столе, когда я получаю сообщение электронной почты от Whitson, поэтому я выбираю последний вариант в списке: «отображать оповещение на рабочем столе». После того, как вы выбрали, что вы хотите сделать с сообщением, нажмите «Далее».

На следующем экране представлены параметры для настройки исключений из правила, например, если вы не хотите получать уведомление, если сообщение является приглашением на собрание или обновлением. Выберите любые исключения, которые вы хотите применить к своему правилу, и нажмите «Далее». Мне не нужны исключения, поэтому я просто нажимаю «Далее», чтобы пропустить этот экран.

Последний экран позволяет вам указать имя для правила и настроить некоторые параметры правила, в том числе один на «Включить это правило» немедленно. Если вы хотите, чтобы правило немедленно применялось к сообщениям, уже находящимся в папке «Входящие», выберите «Запустить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в папке« Входящие »».

Прочтите описание правила в разделе «Шаг 3» и нажмите «Готово», когда закончите.

Теперь, когда я получаю электронное письмо от Whitson, на рабочем столе Windows отображается предупреждение. Обратите внимание, что это отличается от диалогового окна «Уведомления о новых письмах» — вместо этого это собственное уведомление Windows. Если вы предпочитаете этот стиль уведомлений, вам нужно будет использовать «Дополнительные параметры» для каждого создаваемого вами правила ».

Читайте так же:
Как пометить сообщение электронной почты как личное или конфиденциальное в Outlook?

Как редактировать свои правила

Изменить, удалить или даже временно отключить ваши правила очень просто. Я хочу изменить свое правило, чтобы отображалось диалоговое окно «Новые почтовые уведомления», а не «Уведомление на рабочем столе». Для этого я нажимаю вкладку «Главная».

Нажмите кнопку «Правила» в разделе «Переместить» и выберите «Управление правилами и предупреждениями» в раскрывающемся меню.

Откроется диалоговое окно «Правила и предупреждения». На вкладке «Правила электронной почты» нажмите «Изменить правило» и выберите «Изменить настройки правила» в раскрывающемся меню.

Как обсуждалось ранее, первый экран «Мастера правил» отображает список условий, которые вы можете проверить для входящих сообщений электронной почты. Выбор, сделанный мной при первой настройке правила, отображается вверху списка, а описание с текущими настройками отображается в поле под «Шаг 2». Я не хочу менять условия, поэтому нажимаю «Далее». Если вы хотите изменить условия своего правила, внесите изменения и нажмите «Далее».

На экране со списком действий, которые нужно предпринять для входящих сообщений электронной почты (в зависимости от условий), я отключаю параметр «отображать предупреждение на рабочем столе», который отображается вверху списка, и затем нажимаю «Далее».

Предположим, вы хотите вместо этого отображать более понятное диалоговое окно «Уведомления о новых письмах». Прокрутите список действий до конца и установите флажок «отображать конкретное сообщение в окне оповещения о новом элементе». Чтобы настроить сообщение, которое отображается в диалоговом окне «Новые почтовые уведомления», щелкните ссылку «конкретное сообщение» в поле под «Шаг 2».

В диалоговом окне «Предупреждающее сообщение» введите сообщение, которое будет отображаться в диалоговом окне «Новые почтовые уведомления», и нажмите «ОК».

Если вы хотите добавить или удалить какие-либо исключения, нажмите «Далее», чтобы получить доступ к списку исключений и внести изменения. Чтобы изменить имя правила или изменить другие параметры на последнем экране «Мастер правил», снова нажмите «Далее» на экране исключений. Я не хочу ничего менять, поэтому я нажимаю «Готово» на экране действий, чтобы принять мои изменения и закрыть «Мастер правил».

Вы вернетесь в диалоговое окно «Правила и предупреждения». Нажмите «ОК», чтобы закрыть его. Чтобы запустить правило немедленно, нажмите «Запустить правила сейчас» в верхней части вкладки «Правила электронной почты».

В диалоговом окне «Выполнить правила сейчас» в поле «Выбрать правила для запуска» установите флажок для правила, которое вы хотите запустить, и нажмите «Выполнить сейчас».

ПРИМЕЧАНИЕ. После запуска правила диалоговое окно «Выполнить правила сейчас» не закрывается автоматически. Вы должны нажать «Закрыть», чтобы закрыть его. Диалоговое окно «Правила и предупреждения» также не закрывается автоматически, поэтому нажмите «ОК», чтобы закрыть его.

Откроется диалоговое окно «Уведомления о новых письмах» с вашим настраиваемым сообщением вверху.

Функция «Правила» в Outlook предоставляет множество параметров для автоматической обработки сообщений электронной почты. Вы можете перемещать определенные сообщения в определенные папки, выполнять действия с сообщениями электронной почты с определенным текстом в строке темы или даже автоматически удалять сообщения в зависимости от определенных условий. Поначалу правила Outlook могут показаться сложными из-за всех доступных параметров. Однако, если вы знаете, как вы хотите управлять определенными сообщениями электронной почты, не так сложно создавать собственные правила и управлять ими.

Как получить важное уведомление по электронной почте в Outlook?

Нужно найти важное сообщение в захламленном почтовом ящике или папке? Мгновенный поиск помогает быстро находить элементы в Outlook. Окно мгновенного поиска всегда доступно во всех папках Outlook, включая почту, календарь и задачи.

Советы по эффективному использованию быстрого поиска см. в статье Сужение критериев поиска для оптимизации поисков в Outlook.

Читайте так же:
Как пометить IMAP-сообщения для удаления в Outlook?

В левой части экрана выберите пункт меню Почта.

Панель навигации с текстом

Если этого не происходит, возможно, включен компактный режим навигации, в котором отображаются значки:

Панель навигации со значками

Кроме того, когда область папок свернута, значки располагаются вертикально. Чтобы развернуть область папок, нажмите кнопку Свернуть/Расширить, показанную ниже:

Представления в виде значков при свернутой панели папок

Найдите окно поиска. Он расположен в верхней части сообщения:

Поле быстрого поиска над сообщениями

Чтобы найти слово, которое есть в сообщение, или сообщение от конкретного человека, введите в поле поиска слово или имя, фамилию или их часть. Появятся сообщения, которые содержат это слово или имя, и оно будет выделено в их тексте.

Результаты поиска по одному слову

Поисковый запрос можно изменить, чтобы сузить результаты. Вот несколько примеров:

Введите «предварительный отчет» (через запятую), чтобы найти сообщения, содержащие именно это словосочетание.

Например, вы можете набрать advance AND report (слово AND должно быть написано с большой буквы), чтобы найти все сообщения, содержащие слова «advance» и «report» в любом порядке. Можно также использовать операцию OR.

Если вы наберете слово advance NOT report (НИ ОДНО из этих слов не должно быть написано с большой буквы), вы найдете сообщения, содержащие слово «advance», но не слово «report».

ПРИМЕЧАНИЯ. Поиск возвращает результаты только при выполнении поиска по всему слову или в начале слова; вы не можете искать элемент в середине или в конце слова. Например, если тема письма содержит слова «Сообщение Office365», поиск, основанный на следующих условиях, НЕ вернет результаты:

Поскольку слово «сообщение» заканчивается на «коммуникация», это означает, что «коммуникация»

«365» — поскольку является окончанием слова «Office365».

«лед», потому что это середина слова «Office365».

Чтобы очистить поиск после его завершения, нажмите Xв поле поиска.

Если вы не получаете нужных результатов, попробуйте уточнить поиск с помощью инструментов поиска на ленте. Нажав на поле поиска, вы можете выбрать область поиска в левой части ленты. Выбрав область, вы можете уточнить поиск, указав другие параметры, например, тему или отправителя.

Area (область поиска). Здесь вы можете искать в определенных папках, например, во всех почтовых ящиках, или только в текущей папке, которая обычно является папкой входящих сообщений.

Выбор области для сужения поиска

Объяснение (на что обратить внимание). При выборе области можно добавить другие условия в группе «Отделка». При выборе этого параметра Outlook добавляет в поле поиска специальный сценарий, который ограничивает поиск.

Сужение поиска с помощью настройки параметров группы

От. В результатах поиска появляются только сообщения, отправленные конкретным человеком. Например, вы можете найти все сообщения, отправленные пользователем Ольга.

Тема. Результаты поиска фильтруются по теме писем. Например, вы можете искать все сообщения с ключевым словом «отчет» в теме.

В нем есть насадки. Отображаются все сообщения с вложениями.

С категорией. Вы можете фильтровать сообщения по категориям, чтобы увидеть все те, которым была присвоена определенная категория.

На этой неделе. Выберите временной диапазон в раскрывающемся меню, чтобы уточнить результаты поиска на основе времени получения сообщения.

Чтобы. Выберите значение из раскрывающегося списка, чтобы отфильтровать результаты по получателю электронной почты. Например, можно искать сообщения, в которых в поле «Копия» указан пользователь, или сообщения, отправленные конкретному человеку.

Непрочитанные сообщения. Отображаются все непрочитанные сообщения в выбранной папке.

Отмечен. Отображаются сообщения, помеченные для выполнения.

Важно. Отображаются сообщения, помеченные как особо важные.

Подробнее. Для дальнейшего уточнения результатов поиска выберите пункт меню. Например, можно отфильтровать результаты по конфиденциальности или размеру сообщения.

Этот параметр может комбинироваться и сочетаться.

Пример показан ниже. Мы предположим, что вы ищете все сообщения от Ольги, полученные за последний месяц, с темой «отчет. «.

Чтобы настроить поиск в этом примере:

Затем можно выполнить поиск в папке «Входящие», выбрав ее и нажав на поле «Поиск».

Вложенные папки перечислены в группе Area (Область).

Читайте так же:
Как перейти на «Сегодня» или на указанную дату в календаре Outlook?

Нажмите кнопку From и введите Olga для замены выделенного текста в поле поиска.

Нажмите кнопку Тема и введите отчет для замены текста, выделенного в поле поиска.

Выберите Прошлый месяц в выпадающем меню рядом с пунктом Эта неделя.

Пример параметров инструментов поиска

Слишком много результатов или вы просто не можете найти то, что искали?

Щелкните мышью в окне поиска.

На вкладке Поиск щелкните Инструменты поиска > Расширенный поиск.

"Расширенный поиск" в меню "Средства поиска"

При использовании расширенного поиска можно задавать еще более сложные условия и искать в календаре, контактах, заметках и заданиях.

Откройте закладку «Дополнительно».

В разделе Дополнительное условие нажмите кнопку Поле и щелкните Все поля сообщения. Вы увидите меню полей, в которых можно выполнять поиск, например От, Кому, Получено, Тема и многие другие.

Меню полей расширенного поиска

Выберите поле, затем введите искомое условие и значение. Например:

Contains/Regina будет искать сообщения от отправителей с именем «Regina». Обратите внимание, что пользователь содержит в качестве условия и не совпадает (точно) с, поэтому нет необходимости искать точное совпадение. Так, если электронная почта Регины содержит фамилию «Регина Покровская», запрос From/Match (exactly) with/Regina не сработает, поскольку для точного совпадения вам понадобится полная фамилия (Регина Покровская). В таких случаях удобно использовать contains в качестве условия.

Добавьте любой термин. Мы добавим еще три:

Сообщения от отправителей с именем «Регина» будут искаться Региной. Обратите внимание, что contains используется в качестве условия, а не matches (точно) with, поскольку вам не нужно искать точное совпадение. Для получения точного совпадения с электронной почтой Регины вам нужно будет использовать ее полное имя (Регина Покровская), поскольку электронная почта Регины содержит имя «Регина Покровская». Поэтому в качестве условия можно использовать содержащий.

Допустим, что вы также добавите такие условия:

Получено | между | 01.05.13 и 31.05.13

Сообщение включает следующие бюджеты

Кому | содержит | Иван

Создание списка условий поиска

В мае 2013 и июне 2013 года Outlook теперь будет искать сообщения, содержащие слово «бюджет», отправленные пользователю по имени «Регина», а также полученные от пользователя по имени «Иван». Увеличенный вид четырех добавленных нами критериев.

Поля, условия и значения

Чтобы начать поиск, нажмите кнопку Найти.

Результаты расширенного поиска

Если мысль о более чем 250 результатах вас не пугает, можно снять это ограничение:

Чтобы выполнить поиск файлов, нажмите Файл > Настройки > Поиск.

Снимите флажок Ускоренный поиск, уменьшив число результатов, отображаемых в области Результаты.

В области навигации выберите папку, в которой требуется выполнить поиск.

В поле мгновенного поиска введите текст, который необходимо найти.

Поле мгновенного поиска

Найденные элементы отображаются с выделенным текстом, который вы ищете.

Чтобы уточнить поиск, наберите больше символов.

Если в конце списка результатов поиска нажать кнопку Повторить поиск, появится список всех найденных папок.

Чтобы переместить курсор в поле мгновенного поиска, нажмите CTRL + E.

По завершении поиска вы можете очистить данные, нажав кнопку Закрыть поискКнопка рядом с полем «Мгновенный поиск».

Поиск приложений доступен, но его результаты не отображаются.

Добавление условий позволяет ограничить поиск. Когда вы выбираете или вводите текст в поле Мгновенный поиск, создается вкладка Инструменты поиска. Группа Уточнить предоставляет набор условий, которые можно использовать для уточнения области поиска.

Вкладка

Примечание: Поля поиска определяются для текущего представления Outlook, такого как Почта, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Список папок или Адресная книга, а также для текущего профиля Outlook. Они сохраняются после закрытия и перезапуска Outlook. Поисковый запрос не сохраняется.

Последние десять поисков сохраняются в программе и могут использоваться повторно.

Щелкните поле Мгновенный поиск, на вкладке Инструменты поиска в группе Параметры выберите Последние поиски, а затем щелкните слово или фразу, которую хотите использовать повторно.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector