Evolcom.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как пометить непрочитанные письма старше определенных дней как автоматически прочитанные в Outlook?

Как настроить параметры хранения писем и сообщений чата

В Google Workspace администратор может управлять хранением сообщений электронной почты и чатов пользователей.

Администратор может выбрать, сколько дней хранить сообщения в папке входящих сообщений пользователя, и указать их:

  • Должны ли сообщения перемещаться в корзину или удаляться без возможности восстановления по истечении срока их действия;
  • Должны ли сообщения сохраняться с определенными метками;
  • Должны ли сообщения удаляться автоматически или пользователи могут контролировать этот процесс.

Если вам необходимо настроить автоматическое удаление всех аккаунтов, например, по юридическим или нормативным причинам, используйте Google Safe.

Как применяются настройки хранения

Автоматическое удаление писем и чатов используется для управления хранением. Он применяется к входящим и архивным электронным письмам пользователя, а также к сообщениям, добавленным через Gmail API.

Переданные электронные письма можно помечать для хранения, чтобы избежать их автоматического удаления.

Если в беседе есть хотя бы одно сообщение, которое не должно быть удалено в соответствии с настройками хранения, все сообщения сохраняются в беседе, независимо от того, включена ли опция «Показывать как беседу».

Эти настройки не применяются к сообщениям в корзине, которые безвозвратно удаляются через 30 дней.

Настройки хранения сообщений применяются по расписанию с определенной регулярностью. По истечении срока хранения удаление может быть отложено на определенный период времени.

Как использовать ярлыки для хранения сообщений

Чтобы создать ярлыки для сохранения определенных сообщений, используйте Не удалять автоматически электронные письма и сообщения с помощью следующих ярлыков. Проинформируйте сотрудников вашей организации об этих сочетаниях клавиш, чтобы они могли использовать их для пометки сообщений для сохранения. Узнайте больше о том, как использовать горячие клавиши…

Читайте так же:
Как предотвратить попадание электронной почты в спам в Outlook?

Примечание. Кроме того, метки не наследуют параметры родительской метки и не могут использовать подстановочные знаки. Вы должны ввести полное имя каждой метки отдельно.

Как настроить хранение сообщений

Используйте учетную запись администратора (не должна заканчиваться на @gmail.com).

  • Выберите Не удалять автоматически сообщения чата и электронной почты, затем нажмите Сохранить.
  • Выберите Автоматически удалять электронные письма и сообщения чата, которые старше определенного количества дней.
  • Переместите сообщения в корзину. Сообщения хранятся в корзине в течение 30 дней, а затем удаляются. В течение этого периода можно восстановить сообщения, удаленные по ошибке.
  • Удаление сообщений без возможности восстановления. По истечении указанного количества дней сообщения не перемещаются в корзину, а сразу удаляются и не могут быть восстановлены.

Если вы хотите сохранить сообщения с определенными метками, укажите их через запятую в пункте Не удалять автоматически сообщения со следующими метками

Нажмите кнопку Сохранить в нижней части страницы. Изменения вступят в силу в течение 24 часов.

Open Notes

Автоматическое копирование вложений из писем в папку

Чтобы копировать вложения из входящих писем Outlook непосредственно в указанную папку, можно использовать правило, выполняющее приведенный ниже сценарий VBA. Сценарий также изменяет имя файла в соответствии с датой создания письма. Вариант из примера правильно работает для писем с одним вложением. В письмах с несколькими вложениями следует изменить код, в котором отображается имя файла.

  1. В Outlook откройте окно VBA. Можно воспользоваться сочетанием Alt + F11.
  2. Вставьте код, прописанный ниже, в раздел Modules. Слева найдите Modules. Если там нет раздела нет пункта Module, то создайте такой правым щелчком мыши по Modules. Или нажмите правой кнопкой по Modules, Insert -> Module.
  3. Скопируйте код в главное окно.
  4. Закройте VBA IDE.
  5. Создайте правило, вызывающее скрипт.
  6. В первом окне мастера создания нового правила выберите проверку входящих писем.
  7. В следующем окне выберите правила отбора писем.
  8. В третьем окне выберите «выполнить скрипт» (или «запустить скрипт»). Когда нажмете на подчеркнутое слов «скрипт», должен быть виден код, который был вставлен в консоль VBA.
  9. Нажмите «Завершить» и проверьте работу правила.
Читайте так же:
Как получить доступ к заблокированным вложениям в Outlook?

Public Sub saveAttachtoDisk(itm As Outlook.MailItem) Dim objAtt As Outlook.Attachment Dim saveFolder As String dateOfMailItem = Format(itm.ReceivedTime, "yyyy.mm.dd") saveFolder = "C:Test" If Dir(saveFolder, vbDirectory) = "" Then MkDir saveFolder End If For Each objAtt In itm.Attachments ‘Проверяем наличие файла с таким же именем j = " " For i = 1 To 1000 If Not Dir(saveFolder & "" & dateOfMailItem & j & objAtt.FileName) = "" Then j = "_" & i & "_" Else Exit For End If Next i ‘Конец проверки objAtt.SaveAsFile saveFolder & "" & dateOfMailItem & j & objAtt.FileName Set objAtt = Nothing Next End Sub

Решение проблем

Если часть созданного правила выполняется, но сам скрипт не срабатывает, то, возможно, дело в настройках безопасности Outlook 2010/2013/2016 (в Outlook 2007 и старше эта опция находится в Tools -> Macro Security). Чтобы макрос сработал:

  1. Откройте вкладку «Файл» (File), выберите настройки (Outlook Options) -> настройки безопасности (Trust Center).
  2. Нажмите на настройки центра безопасности (Trust Center Settings), затем на настройки макросов слева (Macro Settings)
  3. Выберите вариант уведомления обо всех макроса (Notifications for all macros) и нажмите OK. Это позволит выполнять макросы, но предварительно будет появляться сообщение об их запуске.

Обработка msg-вложений

Ниже пример кода, который сохраняет каждое вложение из письма в папку с названием, совпадающим с темой письма. Если вложенные файлы сами являются письмами (т.е. имеют расширение *.msg), то сохраняются только вложения из них в подпапку с названием таким же, как тема вложенного *.msg файла.
Чтобы код работал нужно включить Microsoft Scripting Runtime как описано в другой статье.

Sub saveAttachtoDisk(itm As Outlook.MailItem) Dim objAtt As Outlook.Attachment Dim objAttachments As Outlook.Attachment Dim saveFolder As String Dim openMsg As MailItem dateOfMailItem = Format(itm.ReceivedTime, "yyyy.mm.dd") saveFolder = "C:Test" If Dir(saveFolder, vbDirectory) = "" Then MkDir saveFolder End If For t = 1 To Len(itm.Subject) s = Mid(itm.Subject, t, 1) If Not LCase(s) Like "[?/|*<>:]" Then sSubject = sSubject & s End If Next t For Each objAtt In itm.Attachments saveFolderFull = saveFolder & sSubject If Dir(saveFolderFull, vbDirectory) = "" Then MkDir saveFolderFull End If ‘Проверяем наличие файла с таким же именем j = " " For i = 1 To 1000 If Not Dir(saveFolderFull & "" & dateOfMailItem & j & objAtt.FileName) = "" Then j = "_" & i & "_" Else Exit For End If Next i ‘Конец проверки objAtt.SaveAsFile saveFolderFull & "" & dateOfMailItem & j & objAtt.FileName ‘Из msg файлов достаём вложения и удаляем If LCase(Right(objAtt.FileName, 4)) = ".msg" Then Set openMsg = Application.CreateItemFromTemplate(saveFolderFull & "" & dateOfMailItem & j & objAtt.FileName) sSubject2 = "" For t = 1 To Len(openMsg.Subject) s = Mid(openMsg.Subject, t, 1) If Not LCase(s) Like "[?/|*<>:]" Then sSubject2 = sSubject2 & s End If Next t If Dir(saveFolderFull & "" & sSubject2, vbDirectory) = "" Then MkDir saveFolderFull & "" & sSubject2 End If ‘Сохраняем вложения из msg-файла For Each objAttachments In openMsg.Attachments objAttachments.SaveAsFile saveFolderFull & "" & sSubject2 & "" & dateOfMailItem & objAttachments.FileName Next openMsg.Close olDiscard Kill saveFolderFull & "" & dateOfMailItem & j & objAtt.FileName ‘Удаляем файл msg-файла End If Set objAtt = Nothing Next End Sub

Читайте так же:
Как перенаправить все электронные письма от указанного отправителя в Outlook?

Сохранение письма с вложениями на диск

Если вы хотите сохранить само письмо, а не только приложения, то код упрощается:

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector