Evolcom.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как посчитать данные по группам в Excel?

Вкладка Главная

Содержит основные команды для работы с данными. Именно здесь пользователь выполняет большую часть работы с Excel.

Группа Буфер обмена

Группа Буфер обмена

Позволяет выполнять команды копирования и форматирования данных.

При нажатии на стрелку в правом нижнем углу отображается буфер обмена, в котором сохраняются последние скопированные данные. Это удобно, например, когда необходимо вставить ранее скопированные данные несколько раз.

Открытие Буфера обмена

Группа Шрифт

Группа Шрифт

Содержит основные команды для преобразования внешнего вида таблицы: размер шрифта, цвет шрифта, цвет ячеек, рисование границ таблицы и т. д.

В правом нижнем углу группы расположена стрелка, при нажатии на которую отображаются дополнительные параметры шрифта.

Открытие дополнительных параметров шрифта

Группа Выравнивание

Группа Выравнивание

Группа Шрифт помогает изменить внешний вид таблицы: объединить ячейки, выровнять текст и изменить его направление.

Если нажать на стрелку в правом нижнем углу группы, появится несколько вариантов настройки: обводка, автоматическая настройка ширины и т.д.

Открытие дополнительных параметров выравнивания

Группа Число

Группа Число

Содержит команды для работы с числовыми данными.
В этой группе можно быстро изменить формат данных, увеличить или уменьшить разрядность.

Чтобы отобразить все форматы, нажмите на стрелку в нижнем правом углу группы.

Открытие форматов ячеек

Группа Стили

Группа Стили

Содержит 3 раздела:
Условное форматирование
Форматировать как таблицу
Стили ячеек

Группа Ячейки

Группа Ячейки

Включает команды для работы с ячейками, а также листами. С помощью этой группы команд можно вставлять, удалять, скрывать ячейки и листы, защищать данные от изменения другими пользователями и многое другое.

Группа Редактирование

Группа Редактирование

Эта группа предоставляет доступ к функциям редактирования, заполнения и удаления ячеек, сортировки и фильтрации данных, а также поиска ячеек с определенными параметрами (например, формулы, условно отформатированные ячейки и т. д.). ).

6 способов облегчить работу с Excel

6 способов облегчить работу с Excel

Microsoft Excel — основной инструмент Digital специалиста. С его помощью можно упростить работу с большим количеством данных и автоматизировать рабочие задачи: сбор семантики, подготовка рекламной кампании или составление отчета по данным из систем Яндекс.Директа, Google Ads и других.

На E-Promo Валерия Федотова, специалист по интернет-рекламе, предложила советы о том, как сократить время на выполнение рутинных задач при использовании электронных таблиц.

Горячие клавиши

Начните с простейших нажатий клавиш и изучите самые нетипичные приложения.

Alt+=

Запуск функции «автосумма». Считаем сумму значений из диапазона ячеек без ввода формулы. Удобно, если нужно быстро посчитать сумму в диапазоне ячеек

Shift+F9

Пересчитывает все формулы, найденные в открытой электронной таблице. Может быть полезен, если расчеты документов выполняются вручную, а не автоматически. Это ускоряет работу с большими данными.

CTRL + G

Найти и выделить → Перейти

Читайте так же:
Как очистить ячейки, если они кажутся пустыми, но их нет в Excel?

Выделение диапазона видимых ячеек — заполняем диапазоны данных в таблице с установленным фильтром без ошибок. Отличный способ удостовериться в том, что данные не протянуты в лишние ячейки. Используем для группировки ключевых слов.

Выделение пустых ячеек -— избавляемся от пустых ячеек или проверяем, все ли нужные ячейки заполнены. Используем для чистки поисковых запросов, сборе семантики.

Выделение ячеек, содержащих формулы — проверяем отчеты на предмет ошибок (не съехали ли формулы, не назначены ли те или иные функции, перенесенные из предыдущего отчета). Используем при обновлении регулярных отчетов.

Подтяжка данных из закрытых файлов

Наличие одного и того же формата отчетов за разные периоды времени помогает при необходимости обновлять их.

Сделайте копию всех необходимых таблиц, на основе которых строится отчет, и поместите их в отдельную папку. Необходимо открыть конечный файл, в котором собраны данные.

Поместите ссылку на ячейки из ранее загруженных данных.

Если отчет не меняется — ставим ссылку на конкретную ячейку.

Данные меняются — пользуемся функцией ВПР, которая работает даже в случае, если вы ссылаетесь на закрытый файл.

При обновлении отчета достаточно заменить данные в папке на фактические, открыть итоговый отчет и обновить в нем связи.

Подтяжка старых текстов по группам и кампаниям к новым

Помогает при сравнении файлов — например, для старых и новых текстов из аккаунта. Переставлять тексты руками — скучно и нудно, здесь помогут функции СЦЕПИТЬ и ВПР.

Добавьте в файл дополнительный столбец со старым и новым текстами. Затем можно присвоить номер каждой строке с помощью функции IF.

Создайте еще один столбец. Объедините название кампании, название группы и номер строки с помощью функции CHAIN.

Теперь используйте функцию VRP для извлечения данных из одного файла в другой.

Сводные таблицы

Сводные таблицы имеют несколько функций, которые полезны для решения повседневных задач:

Изменение схемы расположения отчета

Сокращает время, необходимое для анализа данных и преобразования отчета в практический формат. Незаменим при необходимости обработки больших объемов информации.

Дополнительные расчеты

Автоматический расчет прямо внутри сводной таблицы. Здесь вы можете выбрать вариант из предложенных (% от суммы, сортировка и др). Сокращает время при анализе больших массивов данных на регулярной основе: достаточно дополнить исходные данные и обновить сводную таблицу — Excel сделает остальное.

Есть возможность самому задать формулу для вычислений в разделе «Поля, элементы и наборы».

Скачивание отчетов из аккаунтов Яндекса при помощи макроса открытия ссылок

Этот трюк может в три раза сократить время подготовки к ежедневному мониторингу рекламных кампаний.

Читайте так же:
Как преобразовать дату в финансовый год / квартал / месяц в Excel?

С помощью макроса можно открывать множество ссылок одновременно одним щелчком мыши. Макрос позволяет одновременно загружать несколько отчетов Яндекс. Директ одновременно.

Сначала необходимо получить ссылку на отчет, который вы хотите скачать. Для этого создайте нужный отчет в мастере отчетов и скопируйте полученную ссылку.

К скопированной ссылке нужно добавить часть &format=xlsx& (выделено красным), чтобы открывшаяся ссылка не перенаправляла вас к отчету, а сразу загружала.

Чтобы изменить параметры (выделенные зеленым цветом) ваших отчетов, когда вы загружаете несколько отчетов для консолидации за разные даты или с разных счетов, вы можете воспользоваться функцией CHECK.

В Excel это будет выглядеть так.

Перенесите все ссылки на отдельный лист (не копируя значения, а ссылаясь на ячейки). Нажмите на кнопку, и вы загрузите все необходимые вам отчеты.

!SEMTools

Полезная надстройка, которая поможет сократить временные затраты на огромный пул задач — работу с семантикой, написание текстов и чистку поисковых запросов. Используйте ее, чтобы:

Вставьте модификаторы совместимости одним щелчком мыши.

Вычислите частоту слов в массиве. Это полезно, когда необходимо обновить ключевые слова.

Вычисляет длину текста в пикселях. Важная функция, которая помогает при написании текстов для кампаний Яндекса.

Вы можете ознакомиться со всеми возможностями и загрузить !SEMTools на сайте компании-разработчика.

Приведенные ниже советы по работе с Excel упростят выполнение рутинных задач и расширят ваши возможности как профессионала в области Digital. Какими инструментами пользуетесь вы? Расскажите о них в комментариях.

Объединить сводные таблицы в Excel

Хелен Брэдли объясняет, как сгруппировать данные в электронной таблице Excel для дальнейшего обобщения и анализа.

    Группируем по значению

  • 1 Группировка по значению
  • 2 Группировка по дате
  • 3 Группировка данных вручную
  • 4 Исправление ошибок
  • 5 Детальная группировка
  • 6 Множественные группировки и диапазоны консолидации

Группируем по значению

Представьте себе такую ситуацию: вы анализируете подборку счетов, собранных в электронной таблице. Вы можете объединить счета-фактуры в группы по 5-10 или даже 100 счетов-фактур. Рассмотрим пример, в котором OrderID является числовым полем. На этом этапе каждый счет-фактура представляет собой отдельную строку, и результат получается довольно тяжелым. Мы можем сгруппировать эти данные, чтобы упростить таблицу.

Группировка в сводных таблицах Excel

В этой сводной таблице каждый идентификатор заказа отображается в отдельной строке. Такие данные можно считать обобщенными, но для нас этого недостаточно.

Для этого щелкните правой кнопкой мыши на одном из идентификаторов заказов в этой сводной таблице и выберите в появившемся меню пункт Group (Группировать). Поскольку OrderID является числовым полем, диалоговое окно уже подготовлено для числовой группировки с помощью полей Starting At, Ending At и By. В этой ситуации Excel предлагает сгруппировать элементы по 10.

Читайте так же:
Как показать путь к файлу в строке заголовка или панели инструментов в Excel?

По умолчанию Excel предлагает первый OrderID как значение Starting At: 10248. Однако вы можете указать или создать другую группировку, задав собственное значение Start At. Если вы хотите начать с позиции 10240, введите это значение в поле Starting At — вы можете указать любое начальное значение, даже то, которое не существует в данных.

Группировка в сводных таблицах Excel

Мы определяем параметры группировки данных — они будут сгруппированы по полю OrderID для десяти порядковых номеров.

Наше значение Starting At было скорректировано, значение Ending At было оставлено таким, как предлагает Excel, а значение By было оставлено равным 10, потому что это нас устраивает. Размер групп можно менять, изменяя это значение — например, 5, 20, 50, 100. Теперь нажмите OK. Благодаря группировке информации по значению OrderID данные станут более управляемыми.

Группировка в сводных таблицах Excel

Вот как выглядят данные, сгруппированные по OrderID. Как вы можете видеть, они гораздо более обобщенные, чем раньше.

Группируем по дате

Если данные, с которыми вы работаете, представляют собой даты, вы можете использовать аналогичную технику. Чтобы сгруппировать информацию по дате, щелкните правой кнопкой мыши дату в столбце или строке перекрестной таблицы и выберите Группировать. Вы можете выбрать шаг группировки: секунды, минуты, часы, дни, месяцы, кварталы или годы, а также время начала и окончания. Для группировки по годам, кварталам и месяцам интервал фиксирован и равен 1. Для группировки по дням вы можете установить собственный интервал, например 7 дней, чтобы сгруппировать данные по неделям. Выберите День в качестве шага группировки, укажите Неделя в качестве начальной даты и нажмите OK. Информация будет сгруппирована по неделям.

Группировка в сводных таблицах Excel

Большой объем данных должен быть сгруппирован по неделям (по 7 дней в каждой), а первым днем должно быть воскресенье, день недели, соответствующий дате, указанной в параметре Starting At.

Группируем данные вручную

Разделение записей на группы не всегда так просто, как разделение чисел или дат. Бывают случаи, когда вы решаете сформировать группу. В этом случае можно создать свою собственную группировку. Щелкните первый элемент данных, который вы хотите включить в группу, на листе сводной таблицы, затем, удерживая клавишу управления, щелкните все остальные элементы данных, которые вы хотите включить в группу. На вкладке PivotTable / Options нажмите кнопку Group Selection, и элементы будут добавлены в новую группу. Таким же образом можно выбрать другие элементы и создать еще одну группу.

Читайте так же:
Как перечислить все имена файлов из папки и подпапок на листе?

Группировка в сводных таблицах Excel

Выделив несколько полей, можно объединить их в группы по своему усмотрению.

С помощью этого инструмента можно группировать данные в небольшие наборы, с которыми легко работать. Поскольку имена групп по умолчанию — Группа 1 и Группа 2, вам придется переименовать их самостоятельно. Для этого щелкните ячейку, содержащую имя группы, а затем введите более подходящее имя для группы в строке формул.

Группировка в сводных таблицах Excel

После создания групп их можно переименовывать по своему усмотрению.

Группу можно развернуть или свернуть, нажав на символы плюс или минус (+/-) слева от названия группы.

Исправляем ошибки

Иногда при попытке сгруппировать выбранные данные появляется сообщение об ошибке, указывающее, что выбранные данные не могут быть сгруппированы. Существует несколько причин, по которым это может произойти. Одна из причин заключается в том, что если вы попытаетесь создать собственную группировку, то для создания группы необходимо выбрать два или более элементов — вы не можете создать группу из одной записи.

Пустые ячейки, в которых должны быть даты или числа, также приведут к появлению сообщения об ошибке. Кроме того, если ячейка содержит текстовое значение, а не дату или число, появится ошибка. По возможности проверьте исходные данные и исправьте ошибку, затем обновите сводную таблицу и повторите попытку.

Детализация групп

Одно из преимуществ группировки данных заключается в том, что вы можете извлечь подмножество сгруппированных данных в новую электронную таблицу. Для этого нужно выделить группу и дважды щелкнуть по ячейке с нужным итоговым значением. Данные, из которых было извлечено итоговое значение, будут извлечены на новый рабочий лист в текущей рабочей книге Excel.

Группировка в сводных таблицах Excel

Двойной щелчок по значению в сводной таблице создает новый лист, содержащий все данные по этому значению.

Группировка и несколько диапазонов консолидации

Вы можете создавать группы в сводной таблице, которая собирается из нескольких консолидированных диапазонов, например, из данных на разных листах рабочей книги. Для этого в Excel 2007 и 2010 необходимо добавить команду Мастер PivotTable и PivotChart на панель инструментов быстрого доступа.

Для этого нажмите на выпадающее меню Панель инструментов быстрого доступа, выберите пункт Другие команды, в открывшемся диалоговом окне установите группу на Все команды и в списке команд найдите мастера Поворотная таблица и Поворотная диаграмма. Нажмите Добавить, чтобы добавить кнопку на панель инструментов быстрого доступа.

Теперь вы можете создать электронную таблицу из нескольких диапазонов Excel с единым расположением данных. Количество столбцов должно быть одинаковым для каждой таблицы, как и заголовки столбцов, а количество строк будет разным в каждой таблице.

Читайте так же:
Как перейти или перейти к последней строке / последнему столбцу с данными в Excel?

Группировка в сводных таблицах Excel

В Excel 2010 эта команда не предусмотрена, но вы можете добавить ее самостоятельно на панель инструментов быстрого доступа.

Создайте новый рабочий лист в рабочей книге Excel, нажмите кнопку Мастер PivotTable и PivotChart, выберите Несколько диапазонов консолидации и PivotTable, а затем нажмите кнопку Далее. Вы создадите поля страницы, выбрав пункт Я создам их и нажав кнопку Далее. Теперь необходимо указать диапазон для каждого из полей. Выберите все данные, включая заголовки таблиц, на первом листе и нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить их. По мере добавления информации со следующего листа и так далее, вы сможете добавить все листы в запланированную вами электронную таблицу.

Группировка в сводных таблицах Excel

Мастер сводных таблиц и диаграмм позволяет объединять несколько диапазонов в сводную таблицу.

Группировка в сводных таблицах Excel

В мастере создания перекрестных таблиц и диаграмм сначала необходимо выбрать ряды данных.

Далее добавьте поля в перекрестную таблицу — скорее всего, вам понадобится одно или два. Следующим шагом будет выбор одного из диапазонов в поле чуть выше и присвоение ему имени. Сделайте то же самое для следующего диапазона. И так далее для всех диапазонов. Вы можете либо ввести название группы, либо выбрать существующее из выпадающего списка.

Например, диапазон, содержащий даты, может быть частью группировки, разделяющей месяцы по кварталам, и группировки, разделяющей месяцы по сезонам: зима, весна, лето и осень. Группировки могут быть любыми, которые вы считаете подходящими для ваших данных. Нажмите кнопку Далее, щелкните ячейку, в которой должен находиться левый верхний угол сводной таблицы, а затем нажмите кнопку Готово.

Группировка в сводных таблицах Excel

В мастере сводных таблиц и диаграмм можно связать диапазоны со страницами, как показано на рисунке выше для кварталов и сезонов.

Перекрестная таблица будет создана автоматически, а группы будут созданы как поля фильтра отчета в списке полей перекрестной таблицы, но вы можете перетащить эти поля в область Row Labels или Column Labels по своему усмотрению.

Группировка в сводных таблицах Excel

На рисунке выше показано, что мы переместили страницу Page 2 (Seasons) из области Report Filter в область Row Labels.

Группируете ли вы данные в существующей электронной таблице или делаете это при создании нескольких листов, результат один и тот же, и это становится еще одним полезным инструментом в вашем арсенале для обобщения данных в электронных таблицах Excel.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector