Как посчитать количество писем по теме в Outlook?

Работа в Outlook: сортировка писем, организация совещаний, работа с задачами

Работа в Outlook: сортировка писем, организация совещаний, работа с задачами

В ответ на расширяющееся использование информационных технологий создаются новые программные продукты, призванные помочь работникам. В статье показаны примеры работы в «MS Outlook», которые помогают менеджеру проекта в его повседневной работе.

Как известно MS Outlook это почтовая программа с функциями электронного органайзера. Наряду с этим — средство по организации планирования производственного процесса работника.

Если это ваше первое знакомство с программой, справочный список содержит ссылки на видеоролики, которые помогут вам познакомиться с основными функциями MS Outlook. Давайте рассмотрим инструменты, которые может использовать руководитель проекта (РМ).

Сортировка входящих и исходящих электронных писем.

Важно хранить и структурировать информацию для ПМ. Если этого не сделать при управлении несколькими проектами, в почтовом ящике сотрудника возникнет путаница, которая заставит его искать нужную информацию. На заключительной стадии проекта, когда возникают споры с «клиентом» или «подрядчиком». Если у вас нет четкой структуры хранения электронной почты, поиск нужной информации (официального письма или одобрения) займет время.

Поэтому рекомендуется, чтобы информация в почтовом редакторе была организована по проектам. В любой организации по управлению проектами используются внутренние идентификаторы и названия проектов. Поэтому, исходя из практики, рекомендуется делать следующее (рис. 1).

Рисунок 1: Структура папок по проектам в редакторе сообщений.

Для наглядности возьмем пример проекта «010911 — BIB». В папке «010911 — BIB» хранятся входящие письма, а письма, отправленные в рамках проекта, при отправке копируются в папку «О 010911 — BIB». Создав такую структуру хранения электронной почты, вы будете иметь входящую и исходящую информацию о проекте рядом друг с другом.

Когда информация организована в папки, для каждой папки создаются правила идентификации. Чтобы настроить автоматическую сортировку сообщений электронной почты.

Создание правил для входящей и исходящей электронной почты в проекте сокращает 4 часа в неделю, которые менеджер проекта тратит на ручную систематизацию данных.

На рисунках 2-8 ниже графически представлен процесс создания правила для входящих и исходящих сообщений электронной почты.

Рисунок 2: Расположение контроля правил и оповещений.

Рисунок 3: Рабочая область для создания правил и предупреждений.

Рисунок 4: Вид Мастера правил.

Рисунок 5: Установка правила по ID ключа проекта.

Рисунок 6: Определение папки для хранения отправленных писем.

Рисунок 7: Присвоение названия окончательному правилу.

Рисунок 8. После установки правил и оповещений вы увидите результаты.

Создание правил в MS Outlook осуществляется в интуитивно понятном пользовательском интерфейсе. Поэтому проблем с указанными параметрами нет. В компании принято правило, что во внутренней и внешней деловой переписке по проекту в теме письма должны быть указаны полное имя и идентификационный номер.

При общении с клиентами и подрядчиками также полезно использовать идентификатор проекта в теме письма. Но если у заказчика есть номер проекта, неплохо бы включить его в условия и положения. Если клиент не указал идентификационный номер в теме письма, вам придется отправлять письма вручную.

Входящая почта автоматически перемещается в нужную папку при создании правила для входящей почты в MS Outlook, а отправленная почта перемещается в указанную папку при создании правила для отправленной почты.

Организация совещаний с использованием MS Outlook.

Организация совещаний для решения вопросов в рамках проекта является обязанностью менеджера проекта. Для организации совещания в MS Outlook есть необходимые инструменты, которые находятся в разделе «Календарь».

При организации собрания необходимо учитывать следующие аспекты

• Тема собрания;
• Цель собрания;
• Вопросы, которые необходимо решить;
• Расписание;
• Материалы, которые будут приложены к собранию;
• Число участников собрания.

Если вы учтете все эти аспекты при подготовке к встрече, вы сможете провести ее более эффективно. Пример приглашения на встречу показан на рисунке 9.

Рисунок 9: Пример организации проектного совещания.

Вопросы, требующие принятия решения, лучше размещать в виде таблицы, так как после совещания ПМ оформляет отзыв о совещании или протокол, который следует направить исполнителю.

Используя этот инструмент на практике, можно сократить время совещаний вдвое. Оптимальным временем для проведения совещания является интервал около 30 минут.

Работа по задачам в MS Outlook.

Работа над задачами помогает менеджеру проекта организовать информацию в рамках проекта или протокола. Вы найдете этот инструмент на вкладке Задачи. На практике существует два типа задач для руководителей проектов:

• Задача под протокол – тактическая задача от Топ-менеджера на неделю или более;
• Задача «дневника проекта» — собственная задача или задача, которая поставлена вышестоящим руководителем, которая подразумевает исполнение проекта компании как внешнего, так и внутреннего.

В данной статье рассмотрен вариант исполнения протокола совещания для исполнителя. Поскольку описание «дневника проекта» — это тема отдельной статьи.

Согласно рисунку 10, протоколы собраний выполняются в организации еженедельно. Здесь видно, как MS Outlook позволяет прикреплять материалы в виде файлов к задаче. Все обновления отправляются «владельцам» задачи при ее выполнении, создавая отслеживание выполнения.

Рисунок 10. Вот пример задания на выполнение в протоколе совещания.

При создании задачи или собрания в теме письма указывается идентификатор проекта, а обновления задачи и собрания поступают в соответствующую папку проекта. Все документы, связанные с выполненными заданиями, можно перенести в MS Word, при этом вложения автоматически включаются в файл (docx). Это полезно, если вы разрабатываете пошаговые инструкции для сотрудника с вложениями в одном документе.

Рис. 11: Копирование информации из задачи в документ MS Word.

Создание шаблонов вставок для писем, задач и совещаний.

После ознакомления с основными функциями Outlook. Следующий инструмент в MS Outlook — шаблон для вставки подписи. На следующих иллюстрациях показано, как создать шаблон подписи (Рисунок 12-13).

Рисунок 12. Открытие шаблона для вставки.

Рисунок 13. Создание шаблона собрания в календаре.

На рисунке 13 показана модель организации встречи. Используя вышеприведенный пример PM, полезно создать следующие категории подписей:

• Подпись руководителя проекта;
• Подпись руководителя проекта на английском языке;
• Подпись о проведении совещания по проекту;
• Подпись о протоколе совещания;
• Подпись о дневнике проекта.

С помощью подписи можно переносить информацию из «Задач» в прикрепленные файлы, подобно тому, как вы копируете в MS Word (Рисунок 1). 14. ).

Рисунок 14. Пример использования вложений в подписи.

На практике, если проекты в вашей организации одинаковые, то подпись с приложенной «матрицей реализации» проекта с прошитыми бланками официальных писем и документов. На следующей неделе мы более подробно рассмотрим «дневник проекта».

Создание категорий приоритетов в реализации задач.

Книга Глеба Архангельского «Формула управления временем в Outlook 2007-2010» предоставила ряд инструментов, которые я мог использовать для работы с Outlook. Мне очень понравилась идея расстановки приоритетов в задачах. Практика показала, что описанный выше подход эффективен.

Для этого предусмотрены следующие категории:

• Один день — срок выполнения задания или заказа в течение 3 рабочих дней
• Одна неделя — срок выполнения задания или заказа в течение 2 рабочих недель
• Один год — срок выполнения задания или заказа в течение квартала и более.

Руководитель проекта может расставить приоритеты в ежедневном и еженедельном расписании, отфильтровав активные задачи. При настройке категорий рекомендуется назначить клавиши быстрого доступа (Рисунок 14).

Рисунок 14. Присвоение категорий задачам и командам.

Контакты в MS Outlook

Контакты важны для менеджера проекта. В MS Outlook 2013 эта вкладка называется «Люди» и содержит контакты. Рекомендуется полностью заполнить контактный язычок (рис. 15). В поле комментариев введите номер проекта, над которым вы работаете, и дополнительную информацию. Это позволит вам эффективно найти человека, с которым можно связаться по поводу проекта, даже если с момента его завершения прошло несколько лет. Если представитель работодателя или подрядчика курирует несколько проектов, стоит указать их в примечаниях.

Рисунок 15. Пример заполнения контактной карточки.

В этой статье представлен обзор наиболее часто используемых инструментов управления проектами в MS Outlook 2013. Рассмотренные функции доступны и в более новых версиях MS Outlook.

Я рекомендую вам прочитать список ссылок.

Ссылка на статью в формате pdf: http://www.slideshare.net/ssuser5e99bc/1-59498832

Список литературы.

1. bog «Формула времени Управление временем в Outlook 2007-2010», аф Глеб Архангельский.

Инструкция по настройке Microsoft Outlook Express

Запустите программу Outlook Express через главное меню Windows: Все программы — Outlook Express Откроется главное окно программы, в котором отражены локальные папки (входящие, исходящие, отправленные и удаленные сообщения).

2. Создание новой учетной записи

Выделите меню «Сервис — Учетные записи …» (Tools-Accounts …).

Во вкладке «Почта» (Mail) (она открыта по умолчанию) отражено созданы учетные записи. Нажмите кнопку «Добавить» — «Почта» (Add-Mail).

В поле «Имя, что отражено» (Display Name) введите любое нужное вам имя или название компании. Это имя будет отображаться для получателей ваших писем в поле «От:»

Нажмите кнопку «Далее» (Next)

Введите адрес e-mail (адрес ящика, чук вы создали в своемоу особоистому кабинете) и нажмите кнопку «Далее» (Next).

3. Настройка учетной записи

В следующем окне введите адрес сервера электронной почты:

• Из списка «Сервер входящих сообщений» (My incoming mail server is a) выпадающего выберите РОР3.
• В поле «Сервер входящих сообщений» (Incoming mail server (POP3, IMAP или HTTP) введите адрес сервера РОР3, в виде д как mail. Ваш_домен или адрес сервера, на котором вы создали почтовый ящик, например da1.adamant.ua.
• В поле Сервер исходящих сообщений (Outgoing mail server (SMTP)) введите адрес SMTP сервера Вашего провайдера Интернет (компании, предоставляющей вам услуги доступа к Интернет) или, если ваш провайдер не блокирует 25-й порт (порт smtp): smtp. ваш_домен или адрес почтового сервера Адамант, на котором вы создали почтовый ящик: da1.adamant.ua

Проверьте, правильно ли вы введлы все данные и нажмите кнопку «Далее» (Next).

В следующем окне появится информация о счете:

• в поле «Учетная запись» (Account name) введите login, который вы указали при создании ящика в виде user @ domain.com, .ua где user- имя ящика, а вместо domain.com.ua введите свой домен.
• В поле Пароль (Password) — ваш password, который вы указали при создании ящика. Пароль нужно вводить с учетом регистра букв (больших или маленьких).

Посчитайте количество точек в поле «Пароль» и сравните его с количеством символов в вашем пароли. Если количество одинакова — поставьте галочку «Запомнить пароль» (Remmember Password) и нажмите кнопку «Далее» (Next), а затем — кнопук «Готово» (Finish).

Далее войдите в меню «Сервис> Учетная запись» выберите учетную запись и нажмите на кнопку «Параметры». На закладке «Серверы» поставьте галочку возле пункта «Переивирка подлинности пользователя».

4. Проверка функционирования почты

Чтобы удостовериться, что почта работает правильно, отправьте сообщение себе. Для этого в панели инструментов выберите кнопку «Создать» (Create a new message). Появится окно, в котором в поле «Кому» (To 🙂 введите свой адрес электронной почты в поле «Тема» (Subject) — какое-то название, а в большой текстовое окно — любой текст, после чего нажмите кнопку «Отправить «(Send) на панели Триммер Шланги в этом окне.

В главном окне программы нажмите «Доставить почту». Зайдите в папку «Входящие» (Inbox), где должно быть новое сообщение (не обязательно одно, их может быть несколько). Если вы получили собственное сообщение, которое создали выше- почта работает!