Evolcom.ru

Бытовая техника
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как предотвратить ввод данных в определенные ячейки листа в Excel?

Проверка ввода данных в Excel и ее особенности

Иногда перед вводом данных в ячейки, не удовлетворяющие определенным условиям, следует проверить их на наличие ошибок. Например, не должно быть возможности вводить отрицательные числа и нули в категориях товаров и прайс-листах магазина. В конце концов, магазин не распространяет товары с наценкой или бесплатно.

Проверка вводимых данных в Excel

Чтобы избежать компьютерных ошибок в Excel, мы будем использовать проверку входных данных. Это позволит вам комфортно относиться к рутинной работе, где трудно избежать ошибок.

У нас есть список продукции магазина:

  1. Выделите столбец B и выберите инструмент «Данные»-«Проверка данных». Параметры.
  2. Заполняем значениями поля на вкладке «Параметры» как показано на рисунке: Сообщение.
  3. На вкладке «Сообщение для ввода» создаем особое примечание, в котором при помещения курсора на ячейку будет отображаться условия для ее заполнения. И жмем ОК.

Теперь давайте проверим. В ячейку B2 введите натуральное число, а в ячейку B3 — отрицательное число. Как видно, в ячейке B3 действие оператора ввода блокируется. Появляется сообщение об ошибке: «Введенное значение неверно».

Примечание: При желании вы можете написать собственный текст для ошибки на третьей вкладке конфигурации инструмента «Error Message» (Сообщение об ошибке).

Следующие шаги помогут вам удалить проверку данных в Excel: выделите соответствующий диапазон ячеек, выберите инструмент и нажмите «Очистить все» (как показано на втором рисунке).

Особенности проверки данных

Этот метод проверяет данные только в момент ввода. Если данные уже были введены, они не будут проверяться. Например, невозможно ввести текст в столбец B после определения условий для ячеек в этом столбце. Но заголовок ячейки B1 «Цена» сохранился без сообщения об ошибке.

Читайте так же:
Как показать первый элемент в выпадающем списке вместо пустого?

Внимание! Поскольку ячейки будут скопированы, но не введены, их значения не будут проверяться.

Чтобы проверить соответствие всех введенных данных условиям колонки и отсутствие ошибок, используйте другой инструмент: «Данные»-«Проверить данные»-«Обвести недействительные данные».

Обводка.

Если значения в столбце B должны удовлетворять определенным условиям, но содержат ошибки, все они будут обведены красным кружком. С помощью этого инструмента легко проверить уже введенные или скопированные данные.

Для проверки данных в столбце можно использовать функцию ЕСЛИ в Excel. Или условное форматирование. Однако для этой задачи инструмент «Проверка данных» более эффективен, удобен и продуктивен. Особенно когда нам нужно выполнить проверку нескольких столбцов одновременно. При таком использовании его рациональность становится более очевидной.

Защита данных от изменений в Excel

Иногда возникает необходимость защитить окончательный вариант документа, например, последний принятый вариант бюджета, от изменений, чтобы избежать непреднамеренных изменений. Мы долго и упорно работали над нашим файлом и очень хотели бы увековечить его в том виде, в котором мы его сохранили в окончательной версии, особенно если файл находится в открытом доступе.

Программа Excel, как всегда, предоставляет нам несколько возможностей для этого. Давайте рассмотрим каждую из них более подробно.

Психологический

Наш первый метод можно назвать «психологическим». Здесь мы даем файлу имя, указывающее на окончательную версию, например, «final.doc». «Имя_файла_финиш», «Имя_файла_финиш», «Имя_файла_без_изменения_бит. «. Ничто, кроме психологических препятствий, не удерживает нас от внесения изменений. Хотя у него есть свои недостатки, это информативный и доступный вариант.

Окончание версии

Excel 2010 позволяет пометить документ как окончательный. Ниже появится сообщение о том, что эта книга была помечена как окончательная, когда команды ввода, редактирования и проверки орфографии станут неактивными и лента свернется. Соответствующий значок появится и в строке состояния. (Без соответствующей команды вы не сможете редактировать файлы).

Читайте так же:
Как подсчитать или суммировать ячейки на основе цвета ячеек в листе Google?

Этот метод подходит для защиты документа от случайных изменений.

Чтобы отметить файл как окончательный, перейдите в меню Файл → выберите Информация → Защитить книгу (разрешения) → Пометить как окончательный.

защита данных от изменений

Однако при желании вы все равно можете отредактировать документ, используя соответствующую команду управления «Редактировать в любом случае», которая появляется под свернутой лентой в информационном сообщении.

защита данных от изменений

В качестве альтернативы, чтобы отредактировать книгу, можно проделать тот же путь, что и для ее защиты, и когда вы снова нажмете команду Mark as Final, документ снова будет доступен для редактирования.

Как видите, этот способ защиты подходит только для случайных изменений. Если мы хотим защитить документ от злого умысла, требуется более серьезный подход.

Защита пластины.

Затем установите защиту листа от изменений. Настройки защиты листа в Excel 2010 можно найти на вкладке Рецензирование * Группа изменений * Защитить лист.

Появляется диалоговое окно, в котором можно задать пароль для снятия защиты листа и, при необходимости, разрешения определенных изменений.

Установите пароль, чтобы также снять защиту с листа, и нажмите OK. Вам нужно будет подтвердить пароль еще раз. Если вы попытаетесь внести какие-либо изменения в рабочий лист, Excel отобразит сообщение о том, что ячейка защищена от изменений.

защита листа

Защиту листа можно также установить через меню Файл → пункт Информация → группа Разрешения → команда Защитить текущий лист.

защита листа

Аналогично, чтобы снять защиту с листа, перейдите на ту же вкладку, группу Изменения и нажмите Снять защиту листа. Пароль появится в появившемся текстовом поле (если он был задан). Нажмите кнопку ОК. Теперь можно вносить изменения в электронную таблицу.

protect_sheet_3

Рабочую книгу Excel можно защитить от изменений таким образом. Помимо разрешения определенных типов изменений, можно также оставить редактируемыми только необходимые ячейки, а остальные защитить.

Читайте так же:
Как показать все окна Excel на панели задач?

Чтобы некоторые ячейки оставались незакрытыми, необходимо снять флажок «Защищенная ячейка».

Это можно сделать, выделив нужные ячейки, щелкнув по ним правой кнопкой мыши и выбрав в появившемся контекстном меню пункт Форматировать ячейки. В появившемся диалоговом окне отмените выбор опции Защищенная ячейка на вкладке Защита и нажмите OK.

защита листа

Теперь наши выделенные ячейки будут доступны для редактирования при установленной защите листа.

Защита листа, как мы видим, является надежным способом защиты данных в Excel от изменений. Теперь мы защищены паролями от злого умысла. Даже если файл будет заменен другим, но с тем же именем, мы всегда сможем понять это, введя свой пароль (если пароль будет принят, значит, файл не был изменен).

По моему мнению, единственным недостатком этого метода защиты данных является необходимость защиты каждого листа. А если в книге Excel много листов, то это довольно долгий процесс.

У этого метода есть еще одно ограничение. Если наш документ имеет структуру (складывающиеся строки и столбцы), то при защите листа она теряет силу.

Как сохранить полезную структуру, защитив данные от изменений, будет обсуждаться на будущих веб-встречах.

Защита книги

Поскольку мы защищаем всю книгу, мы можем одновременно избежать недостатков, упомянутых выше: мы защищаем сразу много листов от изменений, а также сохраняем структуру листов Excel книги пригодной для использования. Тем не менее, некоторые ячейки будут недоступны для редактирования. Защита будет единовременной для всех данных на всех листах.

Защищайте книгу следующим образом.

Когда вы сохраняете книгу, в диалоговом окне Сохранение документа нажмите Инструменты и в появившемся меню выберите Общие параметры.

защита книги

Появится диалоговое окно Общие параметры с полями для установки пароля для открытия рабочей книги и для внесения изменений. Поскольку нас интересует установка защиты от модификаций, введите пароль в соответствующее поле (1), нажмите OK (2) и в появившемся окне Подтверждение пароля введите пароль еще раз (3), нажмите OK (4) и нажмите Сохранить (5).

Читайте так же:
Как переместить знак минус справа налево / назад вперед в Excel?

защита книги

Теперь при открытии сохраненной книги появится диалоговое окно Пароль, в котором будет предложено ввести пароль, чтобы открыть книгу с возможностью записи (внесения изменений), либо открыть в режиме «Только чтение». Пожалуйста, введите наш пароль в соответствующее поле и нажмите OK.

защита книги

Обратите внимание, что при открытии книги в режиме только для чтения можно вносить изменения в открытую книгу, но нельзя сохранять их. Вам будет предложено сохранить файл под другим именем.

Поддельные файлы, конечно, возможны, но отсутствие пароля или сообщение о том, что пароль был введен неправильно, сразу же укажет на то, что они были изменены.

Хранить в формате PDF

Чтобы наш документ нельзя было изменить, а только просмотреть и распечатать, мы можем воспользоваться опцией сохранения файла в формате PDF.

Однако нет способа вернуться из PDF в Excel, если только вы не используете специальное программное обеспечение для распознавания текста.

Необходимо открыть исходный файл в Excel, внести необходимые изменения, а затем снова сохранить его в формате PDF, если вы хотите его изменить. Но это будет уже другой файл.

Сохраните этот документ в формате PDF, выбрав пункт Сохранить как в меню Файл, затем выберите PDF как тип файла в диалоговом окне Сохранить документ (1). Нажмите кнопку Параметры (2), установите, что вы хотите сохранить: текущий лист или всю книгу (3), нажмите кнопку OK (4) и кнопку Сохранить (5).

сохранение в PDFформат

В Excel у вас есть множество вариантов защиты данных от изменений. Ваш единственный выбор — это метод, наиболее подходящий для вашей ситуации.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector